Контрольная работа по «Документальному обеспечению управления»

Федеральное агентство по образованию и науке  РФ

МОУ ВПО  «Институт права и экономики»

Кафедра финансы и кредит 
 
 
 
 

Контрольная работа 

по дисциплине «Документальное обеспечение управления» 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                         Выполнила:

                                                                       

                                                                         Проверила:

                                                                          
 
 

Липецк 2009

Содержание 

1. Написание в документах физических величин,

    математических формул……………………………………………..3

2. Оформление докладной, служебной и объяснительной записки….7

3. Оформление замечаний по работе………………………….………12

    Задача №1……………………………………………………………..15

    Задача №2…………………………………………………………….17

Список  используемой литературы………………………………….…18 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Написание в документах физических величин, математических формул 
 

   Наименования, обозначения и правила  применения единиц физических величин строго оговорены в ГОСТ 8.417-2002, в основу которого положены единицы Международной системы СИ (Система Интернациональная). Обозначениями единиц предусмотрены русские буквенные обозначения, международные буквенные обозначения с применением букв латинского и греческого алфавита и специальных знаков:", ', %, ‰ , °С и др.

        В одном и том же документе  допускается применять лишь один  вариант обозначения — русский  или международный. Все меры  длины, площади и т. п. обязательно обозначаются цифрами; единицы счета и физических величин приводятся сокращенно. При этом в конце сокращенного обозначения единиц измерения точка как знак сокращения не ставится: 10 Т; 15 м²; 50 см³.

     Единицы измерения, которые не  являются самостоятельными, но которые входят в наименование сложной единицы, имеют в обозначении точку как знак сокращения: 755 мм рт. ст.

     Между последней цифрой численного  значения величины и обозначением  единицы измерения оставляется  пробел: 90 %; 1000 кг; 32 м²; 300 см³, 36,6 °С.  Исключения составляют обозначения в виде знака, поднятого над строкой, перед которыми пробел не оставляют. Например: +36,6°; 10".

       Знаки + и - (плюс и минус) также печатаются без пробела.

       Обозначение единиц следует приводить без переноса на следующую строку.

       В единицах нежелательно применение  сокращений тыс., млн и т. п. Вместо них следует использовать десятичные приставки или десятичные множители. Например: вместо тыс. кОм следует писать МОм, вместо 1000 кВт-ч предпочтительнее писать ГВт-ч.

         Числовое значение, представляющее  собой дробь с косой чертой, стоящее перед обозначением единицы,  заключают в скобки.

        При указании значений величин  с предельными отклонениями (допусками)  числовые значения с предельными отклонениями заключают в скобки и обозначения единиц помещают за скобками или проставляют обозначение единицы за числовым значением величины и за ее предельным отклонением. Например: (20±5) °С; (100,0±0,1) кг; 50 г ± 1 г; (200...300) А; от 200 до 300 А.

      Если в тексте перечисляется (или упоминается) несколько значений одной и той же величины, то обозначение единицы следует приводить один раз после последнего числового значения без применения скобок: 12, 24 и 36 В; 50, 60 и 70 %; 60 х 30 х 40 м.

     Перед числами, обозначающими  меру, не ставят предлога или  тире.

     Обозначения единиц следует писать  строчными буквами, за исключением  единиц, образованных от фамилий  ученых; их следует начинать с  прописной буквы, независимо от  наличия приставки.

    Обозначение приставки следует  писать слитно с обозначением  единицы, к которой она принадлежит. 

     Обозначение единиц, входящих в  произведение, следует разделять  точкой как знаком умножения.  В машинописных текстах допускается  точку не поднимать.

    Для указания знака деления предпочтительно применять косую черту. При этом произведение обозначений в знаменателе следует обязательно заключать в скобки. Допускается замена косой черты дроби горизонтальной чертой и представление единиц, возведенных в положительные и отрицательные степени. Не допускается применение более одной косой или горизонтальной черты как знаков деления.

      Допускается применять обозначения  единиц в виде произведения  обозначений единиц, возведенных  в степени (положительные и  отрицательные). В случае написания сложных единиц, включающих несколько обозначений, указываются обозначения всех единиц. Например: 20 м/с или 20 метров в секунду, но не 20 м/в секунду.

Математические  формулы в документах отделяются от текста сверху и снизу расстоянием в три интервала. В тех случаях, когда формула не помещается на одной строке, ее переносят на другую.

   Перенос формулы осуществляется  после указания математического знака (=, +, -, /, х) с его повторением на новой строке. Между знаками арифметических действий и стоящими рядом символами или числами делаются пропуски в один пробел (например: 6 х 9 =54; А - С = Д).

    Пояснения к значениям символов  приводятся непосредственно под  формулой, написание которой заканчивается  запятой. Пояснения начинают после слова «где», двоеточие при этом не ставится. Слово «где» пишется на два интервала ниже формулы непосредственно от левого поля. Значение каждого символа, кроме первого, пишут с новой строки: один под другим. Значение первого символа пишется после одного пробела после слова «где». В конце каждого пояснения ставится точка с запятой. Последнее пояснение заканчивается точкой. Например:

где - норматив роста заработной платы при повышении производительности труда на 1 %;

- экономия заработной платы в соответствии со снижением трудоемкости продукции при переходе на новую технику (технологию);

- прирост фондовооруженности на данном участке производства (на предприятии, в отрасли) в стоимостном измерении.

      Для более экономного представления экспликации формул, носящих пояснительный характер, допускается проводить расшифровку в строку. При этом последующие строки должны приводиться после точки с запятой. Например:

где - показатель уровня механизированного труда в общих трудозатратах; Т_маш и Т соответственно машинное время и общая проектная трудоемкость изготовления всех изделий по данным расчета.

     Применение одновременно машинописных и рукописных символов в одной формуле не допускается (рекомендуется рукописный вариант написания символов).

    Если формул в тексте несколько,  их следует нумеровать. Нумерация  осуществляется арабскими цифрами, которые проставляются на одном уровне с формулой у границы правого поля листа в круглых скобках. Нумерация может быть сквозной или связанной с номером раздела или главы текста, но не с номерами пунктов или подпунктов.

      Примеры сквозной нумерации: (2), (9). Нумерация, связанная с разделами (главами), выглядит следующим образом: (1.3), (6.5) и т. д. Здесь 1 и 6 — номера разделов (глав), 3 и 5 — номера формул в них.

     При ссылке в тексте документа  на формулу ее выполняют по  образцу: согласно формуле (4); в соответствии с формулой (2.5). Несложные и ненумерованные формулы типа S = 16 м² могут быть расположены внутри текста документа. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Оформление докладной, служебной и объяснительной записки 

     Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, письменное сообщение для использования внутри организации.  
      По своей сути служебная записка является аналогом речевого сообщения, однако имеет ряд преимуществ, определяющих чрезвычайную ее популярность как средства координации действий подразделений внутри организации. Служебная записка сохраняется в письменном виде и ею могут пользоваться как автор, так и получатель. Ссылка на регистрационный номер предыдущей записки в служебной записке с более поздней датой напомнит как получателю, так и отправителю такие детали, как дату, персональную ответственность и сроки выполнения работ. Служебная записка удобна для передачи сложной информации, она может быть передана большому количеству адресатов одновременно.

       Служебная записка может иметь информационный (выдача инструкций, сопровождение другого сообщения, объявление, извещение и т. п.), инициативный (запрос информации, извещение) или отчетный характер. Записка может содержать предложение, просьбу. Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4.

      Структура служебной записки: реквизит адресата, наименования вида документа (служебная записка), дата документа, и собственно текст.  
      Текст служебной записки по структуре и содержанию аналогичен построению и изложению делового письма. В тексте, как правило, выделяют три части.

       В первой приводятся мотивы подготовки служебной записки, ссылки на факты и события, решения, другие аргументы, послужившие основанием для составления служебной записки.

      Во второй части приводятся просьбы, излагаются выводы, предлагаются решения. 
      В третьей части может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отклонение предложения, просьбы и т. п. 

Пример оформления служебной записки

АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЙ     Начальнику службы охраны

ОТДЕЛ                                                                       Д.В. Еремину 

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА