Контроль исполнения документов

     В ходе исполнения задания и формирования в системе отчетов о его  исполнении контрольная карточка автоматически  дополняется информацией из этих отчетов. Разумеется, в карточке отмечается и дата исполнения задания.  

Напоминания о сроках исполнения.

     Действует упреждающий и последующий контроль, который также организован с использованием АСДД: упреждающий контроль – еженедельное напоминание соответствующим руководителям и исполнителям по установленной форме в электронном виде о документах, сроки исполнения которых наступают на предстоящей неделе. В рамках текущего контроля проводится работа с руководителями, являющимися ответственными исполнителями по документам, с внесением в АСДД необходимой информации.

Режим периодичности напоминаний указывается  при вводе в АСДД задания. 

Отчетность.

     С использованием АСДД проводится информационно-справочная работа по анализу движению документов, готовятся также еженедельные и  ежемесячные итоговые справки для доклада руководству об исполнительской дисциплине. В справках указываются: общее количество документов (поручений) на исполнении, количество и процент исполненных и не исполненных в срок документов.

     Всего на данный момент развития АСДД таких отчетов 9. Каждый отчет строится путем выбора соответствующего названия из предлагаемого списка запросов.

     После выбора названия запроса (соответствующему типу отчета) АСДД производит поиск  документов, удовлетворяющих критерию, заложенному в этом запросе, и информацию из найденных документов размещает в Word или Excel файле, создаваемом по шаблону, ссылка на который указана в запросе.

     Использование в качестве программы визуализации отчетных данных MS Word и Excel позволяет  гибко задавать требования к оформлению отчетов, корректировать расположение отчетной информации перед печатью и дописывать необходимые данные, комментирующие отчет. При необходимости выведенные в отчет данные могут быть заблокированы от изменений пользователем.  
 
 
 

Заключение 

     Внедрение АСДД с автоматизированной подсистемой  контроля исполнения дает возможность  работать с документами на нескольких рабочих местах, позволяет снизить  трудоемкость процесса контроля, в  том числе за счет быстрого доведения  документов до исполнителей, создания информационно-поисковой системы, единого информационного пространства, автоматизации процедуры постановки документов на контроль, снятия с контроля, уведомления о контрольных документах (поручениях), предупреждения о приближении срока исполнения, возможности генерации отчетов об исполнении документов.

     Следует отметить особую значимость АСДД при  направлении уведомлений ответственным  исполнителям, прежде всего по документам длительного срока исполнения по заданному варианту (например, заблаговременная установка для направления уведомления за 3 рабочих дня до наступления срока исполнения).

     Несомненным преимуществом АСДД является подготовка в автоматизированном режиме статистических данных о выполнении документов (поручений) при подготовке ежемесячных и годовых отчётов руководству.

     С переходом на АСДД сокращается также  и использование бумажных носителей  информации. Вышеперечисленные преимущества АСДД позволяют принимать своевременные и качественные управленческие решения, что способствует достижению эффективных результатов в деятельности предприятия. 
 
 
 

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Бокун И.А., Темичев А.М.; «Прогнозирование и  планирование экономики», МН.: 2002г.
2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.
3. Российский статистический ежегодник, 2003: Стат. сб. / Госкомстат России. – М., 2003.
4. Сухарев О. - Современные концепции хозяйственного развития. Журнал “Экономист”, №7, 2003.
5. Подпорин Ю. «Малых не становится больше». Экономический журнал, №6, февраль 2001, М.