Комплектование и экспертиза ценностей документа

     Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием срока хранения (далее – новый Перечень). В связи с этим Приказом Росархива от 26.08.2010 № 63 признан утративший силу Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный 6 октября 2000 г.²⁶

     Новый Перечень состоит из 12 разделов:

• Документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, и хранения документов организациями;
• Документы по планированию и ценообразованию;
• Документы по финансированию и кредитованию;
• Документы по учеты и отчетности;
• Документы об организации и осуществлении экономических, научно – технических, культурных и иных связей организаций;
• Документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
• Документы по организации труда, нормированного труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
• Документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
• Документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно - материальных ценностей;
• Документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
• Документы, отражающие социально – бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно – бытовые вопросы, организацию досуга;
• Документы отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединение).

     Новый Перечень распространяется на все организации  независимо от вида деятельности и  формы собственности.²⁷

     Более детализировано представлен перечень приказов по личному составу.

     Так, в старом Перечне все приказы по личному составу следовало хранить 75 лет. Исключение представляли приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Их минимальный срок хранения исчислялся  5 годами.

     В новом Перечне список приказов развернут. В течение 75 лет следует хранить  следующие приказы по:

• Приему, перемещению, совмещению, переводу, увольнению;
• Аттестации, повышению квалификации, присвоению званий (чинов);
• Изменению фамилий;
• Поощрениям, награждениям;
• Оплате труда, премированию, различным выплатам;
• Всем видам отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусков по уходу за ребенком,  отпусков без сохранения (заработной платы);
• Дежурствам по профилю основной деятельности;
• Длительным внутрироссийским и зарубежным командировкам, командировкам для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

     В течение не менее 5 лет следует хранить приказы, касающиеся:

• Дисциплинарных взысканий;
• Ежегодных оплачиваемых отпусков;
• Отпусков в связи с обучением;
• Дежурств;
• Краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировок.²⁸

     В новом Перечне подробно расписаны  сроки хранения аудиторских документов. В старом Перечне оговаривался постоянный срок хранения только для аудиторских  заключений. Теперь постоянно следует хранить не только аудиторские заключения по годовой бухгалтерской отчетности, но и стандарты, и  методики проведения аудита аудиторской организации и индивидуального аудитора, общие планы аудита, общие программы аудита. В старом Перечне эти документы отсутствовали. Срок хранения договоров оказания аудиторских услуг остался неизменным – 5 лет после истечения срока действия договора.

     Более развернуто представлен перечень видов  договоров. Почт и для всех предусмотрен срок хранения не менее 5 лет после истечения действия договора. Исключение сделано:

• Договора дарения – постоянно;
• Договора ренты – постоянно;
• Договора лизинга имущества – постоянно;
• Договора по залогу имущества – 10 лет после истечения срока договора.²⁹

     Как видим, новый Перечень является более подробным, и в нем учтены документы, появившиеся в деятельности организаций в последнее время. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Подводя итог, хотелось бы отметить, что комплектование архивов и экспертиза ценности документов – это сложный процесс, требующий наличия специальных знаний и квалификации проводящих ее членов комиссий. В архивных органах и учреждениях в состав экспертно-проверочных комиссий включаются, как правило, специалисты: архивисты, документоведы.

     Методика  проведения комплектования архивов и экспертизы ценности документов складывалась в течение длительного периода времени. Современная экспертиза ценности документов проводится на основе нормативно-методических документов, в том числе номенклатур дел, перечней документов с указанием сроков хранения, классификаторов, методических рекомендаций по проведению экспертизы ценности отдельных категорий документов. Кроме того, она проводится на основе разработанных критериев экспертизы ценности документов - системы научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.³⁰

     Экспертиза  ценности документов является одной  из важнейших функций архивоведения и службы ДОУ (документационное обеспечение управления), так как итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации и государственного архива и, в конечном счете, определение состава Архивного фонда Российской Федерации в целом.

     При написании данной курсовой работы было выяснено, что в результате проведения экспертизы ценности:

     - устанавливается комплекс документов  постоянного хранения;

     - производится отбор к уничтожению  утративших свое значение документов  с истекшими сроками хранения;

     - определяются уникальные и особо  ценные дела;

     - осуществляется полноценное комплектование  архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории.

     Отнесение документов к составу Архивного  фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

     В курсовой работе были обозначены основные этапы экспертизы ценности документов: текущее делопроизводство (в т.ч. главная составляющая – составление  номенклатуры дел), подготовка и передача дел в ведомственный архив и передача документов в государственный архив, а также были рассмотрены критерии комплектования архивов.

     Путем сопоставления задач экспертизы ценности и ее этапов было выявлено, что большинство задач решаются на последнем этапе – передаче документов в государственный архив. В курсовой работе были рассмотрены основные проблемы при комплектовании государственных архивов (определение источников комплектования), а также проблемы хранения документов.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы и источников:

Источники:

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями) – М.: Профиздат. – 2008- 132 с.

2. Положение о Федеральном архивном агентстве (утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 г. N 290) - М.: Смарт, 2004
3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19, зарегистрированным в Минюсте РФ 06.03.2007, регистрационный № 9059). - М.: Смарт, 2004

 
Литература:

1. Алексеева, Е.В. Некоторые аспекты выявления, отбора и использования особо ценных и уникальных документов // Делопроизводство. – 2007. – № 2. –109 с.
2. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Комплектование архива в современных условиях // Делопроизводство. 2002. № 4. - 92 с.
3. Андреева Л.С., Бакалинская Г.Г. О пересмотре отраслевого состава источников комплектования Архивного Фонда РФ // Отечественные архивы. 2005. № 3. 227 с.
4. Бурова, Е.М. Особенности комплектования архивов документами // Делопроизводство. – 2007. - № 1. –89 с.
5. Болдина А.Н. Комплекстование государственных и частных архивов. – М.: Смарт, 2005 - 100 с.
6. Еремченко В.А. Современные проблемы комплектования государственных архивов РФ // Вестник архивиста. 2002. № 6 (72). 184 с.
7. Жукова М.П. Комплектование архивов электронными документами // Отечественные архивы. 2000. № 2. 198 с.
8. Иноземцева З.П. Комплектование и экспертиза ценности документов в свете исторического опыта // Вестник архивиста. 1999. № 1 (49). 24 с.
9. Каганова И.
10. Новые сроки хранения документов // Финансовая газета. Региональный выпуск, - 2010, - №46 - 48 с.
11. Разоренова, Г.В., Шишкина, Н.В. Организация экспертизы ценности документов учреждения в ходе их упорядочения  // Делопроизводство. – 2008. - № 3. – 172 с.
12. Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций). – М.: «Приор-издат», 2004. – 160 с.
13. Семенова Н.И. Делопроизводство и архивное дело. – М.: ПРИОР, 2002 - 320 с.
14. Умаров С.Ю. Архивы и оптимизация их комплектования. – М.: Литера, 2006 -239 с.
15. Черешня АГ. Стратегия формирования Архивного фонда Российской Федерации // Отечественные архивы. - 2003. № 5 - 74 с.
16. Яковлев П.А. Архивное дело. – М.: ПРИОР, 2007- 440 с.