Компьютнризация делопроизводства

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Содержание  
 

Введение...................................................................................................................3

1.Компьютеризация  делопроизводства.................................................................4

1.Современные  офисные информационные технологии.....................................4

1.2.Внедрение комплексных систем автоматизации документационного обеспечения управления.......................................................................................10

1.3.Особенности современного рынка программных систем в области автоматизации делопроизводства и документооборота....................................12

Заключение............................................................................................................16

Список литературы................................................................................................17 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение

     Актуальность, цели и задачи настоящей работы будут  определены следующими положениями. Организация  и работа с документами охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях  и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления  управленческих действий. Документирование осуществляется на   естественном   языке   (рукописные,   машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.). Я в своей работе рассмотрю применение компьютерной техники, то есть автоматизацию ведения делопроизводства.

     Организация работы с документами - ключевая задача управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или крупной  корпорации.

     Деятельность  любого предприятия регулируется действующим  законодательством, приказами и  распоряжениями руководства, условиями  заключаемых договоров, установленными правилами ведения тех или  иных (например, торговых) операций и  т.д. Все эти «регуляторы» оформляются  в виде документов - зафиксированных  текстов законов, приказов, договоров. Исходя из этого можно сказать, что вся деятельность любого предприятия заключается в последовательном исполнении документов, а успех их исполнения определяет благополучие предприятия. 
 
 
 
 
 

1.Компьютеризация  делопроизводства

1.Современные  офисные информационные  технологии

     Управленческая  деятельность в любой организации  также основана на переработке информации и производстве новой информации, что позволяет говорить о наличие  технологии преобразования исходных данных в результативную информацию. Оснащение  компьютерами отдельных рабочих  мест, не принесло желаемых результатов, хотя и ускорило процессы создания и правки проектов документов, уменьшило  количество ошибок и улучшило общий  внешний вид компьютерной распечатки по сравнению с машинописью.

     На  этом этапе компьютеризации ДОУ  наибольшее значение имеют программные  средства автоматизированного рабочего места.

     Программные средства любого компьютера подразделяются на системные и прикладные.

     Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых. В их составе выделяют:

• тестовые, диагностические и антивирусные программы;
• операционные системы;
• командно-файловые оболочки.

     Это программные средства общего назначения, следует отметить тенденцию расширения возможностей следующих поколений  операционных систем, в том числе  за счет интеграции в них всех перечисленных  выше программных средств.

     Среди прикладных программных средств, необходимых для компьютеризации документационного обеспечения управленческой деятельности, можно выделить:

     широко  используемые типовые:

• системы подготовки текстовых документов;
• личные информационные системы;
• системы управления базами данных;
• программы по распознаванию текстов;
• программы выхода во внешнюю среду;
• системы обработки финансово-экономической информации;

     менее распространенные специализированные, требующие специальной подготовки пользователей:

• системы подготовки презентаций;
• системы управления проектами;
• экспертные системы и системы поддержки принятия решений;
• системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления.

     Редактор  текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он, в основном, для подготовки текстов программ, которые не требуют форматирования, т.е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п.

     Из  множества имеющихся программ-редакторов можно выделить Norton Editor, Side Kick, Brief, многофункциональный многооконный редактор Multi-Edit, редакторы Турбо-систем.

     Одним из важнейших свойств текстовых  процессоров является полное соответствие бумажного документа образу копии  на экране. Не последнюю роль при  выборе текстового процессора играют объем занимаемой памяти, интеграция с другими программными продуктами. У каждого пользователя свой стиль  работы над документом (что удобно для одной группы пользователей, для другой является помехой). Поэтому  наиболее привлекательными для разработчика документа выглядят те программы, в  которых возможна настройка интерфейса под свои вкусы и потребности.

     Но  практически все текстовые процессоры (и их версии) имеют уникальную структуру  данных для представления текста, что объясняется необходимостью включения в текст дополнительной информации, описывающей структуру  документа. Поэтому текст, подготовленный с помощью одного текстового процессора, часто не может быть прочитан и, следовательно, отредактирован и напечатан другими. Печать может быть выполнена на принтере любого типа, в том числе и матричном.

     В целях совместимости текстовых  документов при переносе их из среды  одного текстового процессора в другой необходимо установить особое программное  обеспечение - конверторы, обеспечивающие получение выходного файла в  формате текстового процессора-получателя документа.

     К текстовым процессорам, позволяющим  подготовить и напечатать сложные  и большие по объему документы, включая  книги, можно отнести: Microsoft Word, WordPerfect, WordStar 2000, Лексикон и др. Однако для большинства офисов системы Word и WordPerfect не нужны: они сложны, содержат много невостребуемых возможностей.

     Вторая  группа текстовых процессоров имеет  существенно меньшие возможности, однако проще в использовании, работает быстрее и требует меньше памяти, ими легче пользоваться. К ним можно отнести Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Jus, Write, DacEasy Word. Но фактическим стандартом российских офисов стал Microsoft Word, версий 6.0, 97, 2000, 2002.

     К системам профессионального уровня можно отнести QuarkXPress for Windows, FrameMaker for Windows, PageMaker for Windows. Освоение сложных в эксплуатации «настольных типографий» вряд ли целесообразно для тех, кому лишь изредка требуется красиво подготовить открытку, письмо или объявление.

     Системы Microsoft Publisher, Pageplusfor Windows не предназначаются для получения промышленной полиграфической продукции. Их используют эпизодически, для тиражирования красочных документов в небольшой фирме. Они ориентированы на пользователя, который отдает издательской деятельности лишь часть своего рабочего времени.

     Предложенная  классификация систем подготовки текстов  во многом условна, т. к. появляются новые  усовершенствованные версии, что  размывает границы между классами.

     Системы управления базами данных предназначены для создания, хранения и манипулирования массивами данных большого объема. Разные системы этого класса различаются способами организации хранения данных и обработки запросов на поиск, а также характером хранящейся в базе информации. Эти системы работают как на персональном компьютере, так и при работе в компьютерной сети.

     Системы обработки финансово-экономической  информации предназначены для обработки числовых данных, характеризующих различные производственно-экономические и финансовые явления и объекты, и составления соответствующих управленческих документов и информационно-аналитических материалов. Они включают:

• универсальные табличные процессоры;
• специализированные бухгалтерские программы;
• специализированные программы финансово-экономического анализа и планирования.

     Табличный процессор является обязательной составляющей любого интегрированного офисного пакета или системы:

• Corel Office Professional фирмы Corel;
• Word Perfect Suite for Windows фирмы Corel;
• Works for Windows фирмы Microsoft;
• MS Office for MAC фирмы Microsoft;
• Office Professional for Windows фирмы Microsoft;
• SmartSuite for Win фирмы Lotus.

     С появлением операционной системы Windows были разработаны версии табличных процессоров, ориентированных на работу в этой среде: Excel, Lotus, Corel Quattro.

     Системы подготовки презентаций предназначены для подготовки графических и текстовых материалов, используемых в целях демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях. Для современных технологий подготовки презентаций характерно подключение к традиционным графике и тексту видео- и аудиоинформации, что позволяет говорить о реализации гипермедиа-технологий.

     Сегодня вышеперечисленные программы редко  рассматриваются в отрыве друг от друга. Все они входят в состав интегрированных офисных пакетов. Кроме системы подготовки текстовых  документов в пакет входит электронная  таблица, программа презентационной  графики и система управления базами данных (СУБД), личный планировщик  и др.

     При включении компьютера в общую  сеть электронная почта и список рассылки позволяют довести информацию до всех корреспондентов. Средство уведомления  о вручении, которое встроено в  большинство современных почтовых систем, позволяет контролировать время, когда информация действительно  была получена, и отслеживать принятие соответствующих мер.

     Имеются возможности ограничить круг лиц, имеющих  доступ к документу, и права каждого  из них по внесению изменений: документ может быть предназначен только для  чтения, можно запретить сохранять  документ под любым иным именем или  изменять его стили, или, наоборот, пользователю могут быть предоставлены полные права доступа.

     Так, расширенный выпуск Microsoft Office XP, кроме текстового процессора Microsoft World, содержит:

• табличный процессор - Excel;
• систему управления базой данных - Access;
• личный планировщик - Outlook;
• средство создания презентаций - Power Point;
• систему электронной почты - Outlook Express;
• средство создания web-страниц - Front Page;
• средство обработки фотоизображений - Photo Editor.

     Системы управления проектами предназначены для планирования и управления ресурсами различных видов (материальными, техническими, финансовыми, кадровыми, информационными) при реализации сложных научно-исследовательских и проектно-строительных работ.

     Экспертные  системы и системы поддержки  принятия решений предназначены для реализации технологий информационного обеспечения процессов принятия управленческих решений на основе применения экономико-математического моделирования и принципов искусственного интеллекта.

     Современные офисные информационные технологии базируются как на персональных, так  и на корпоративных компьютерах.

     Персональные  компьютеры представляют собой вычислительные системы, все ресурсы которых  полностью направлены на обеспечение  деятельности одного рабочего места  управленческого работника. Это  наиболее многочисленный класс средств  вычислительной техники, в составе  которого можно выделить персональные компьютеры IBM PC и совместимые с  ними, а также компьютеры Macintosh фирмы Apple.