Классификация информации и ее роль в информационном обеспечении управления

            Перечисленные классификационные методы кодирования характеризуются тем, что даже при глубокой классификации объектов код несет информацию о классификационной группировке, но не всегда идентифицирует конкретный объект, а коды, полу

14

ченные  на основе идентификационных методов, хорошо выполняя функцию идентификации объектов, практически не несут информацию об их свойствах. Поэтому идентификационные и классификационные методы кодирования  чаще всего применяются в классификаторах в сочетании друг с другом.

            При помощи методов классификации и кодирования проводится классификации информации по конкретным отраслям деятельности. Эта классификация находит свое отражение в создании общероссийских классификаторов ТЭСИ.  Для изучения как применяются данные методы классификации на практике необходимо рассмотреть разработку общероссийских классификаторов ТЭСИ.

15

 Разработка общероссийских классификаторов ТЭСИ.

           Правила стандартизации 50-734-93¹⁴ установили последовательность и содержание работ на всех стадиях разработки общероссийских классификаторов ТЭСИ в целях обеспечения организационно-методического единства. Правила предназначены для министерств, ведомств и других органов управления РФ, предприятий и организаций, участвующих в разработке общероссийских классификаторов.

            Сложность вопросов разработки классификаторов документов зависит от цели разработки классификатора и области его использования. Так, разработка любого общероссийского классификатора технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ) в соответствии с Правилами по стандартизации включает выполнение пяти стадий:

            1-я стадия - организация разработки классификатора;

          2-я стадия - разработка первой редакции проекта ОК ТЭСИ;

            3-я стадия - разработка окончательной редакции проекта классификатора и представление его для принятия;

            4-я стадия - принятие и государственная регистрация ОК ТЭСИ;

            5-я стадия - издание общероссийского классификатора ТЭСИ¹⁵.

            Изменения в технологическом процессе разработки общероссийских классификаторов допускается осуществлять только по согласованию с Госстандартом РФ.

            Первая стадия разработки ОК ТЭСИ начинается с проведения головной организацией – разработчиком классификатора обследования рассматриваемого вида технико-экономической и социальной информации. При проведении данного обследования изучаются отечественные классификаторы и их зарубежные аналоги, всевозможная документация, в которой используется данный вид информации, а также определяются первоочередные задачи, при решении которых должен использоваться классификатор.

     Важнейшими источниками при проведении обследования являются:

• законодательные и нормативные акты;
• отечественные классификаторы разных категорий;
• различные номенклатуры;
• нормативные документы;
• унифицированные формы документов;

16

• информационно-поисковые тезаурусы;
• международные классификаторы;
• межгосударственные классификаторы;
• зарубежные классификаторы;
• международные и зарубежные стандарты по классификации объектов данного вида информации.

            При проведении обследования следует учитывать необходимость изучения международных классификаторов на аналогичный вид информации с целью обеспечения информационной совместимости разрабатываемого классификатора с ними, то есть их гармонизации, а также необходимость обеспечения сопряжения разрабатываемого ОК ТЭСИ с уже действующими общероссийскими классификаторами и УФД.

            Гармонизация разрабатываемого классификатора с международными классификациями информации является важнейшим условием эффективного последующего использования классификатора. Гармонизированными являются классификаторы, имеющие один и тот же объект классификации, структуру, принципы построения, методы классификации и кодирования, признаки классификации, обеспечивающие единство описания и сопоставимость данных об объектах классификации ТЭСИ.

             По результатам проведенного обследования вопроса головная организация - разработчик подготавливает предложения по разработке ОК ТЭСИ. В своих предложениях организация-разработчик отражает следующие вопросы:

• перечень основных задач, для решения которых предназначается разрабатываемый классификатор;
• описание исходного множества объектов классификации, подлежащих включению в ОК;
• обеспечение гармонизации разрабатываемого классификатора с международными классификаторами;
• взаимосвязь с УФД;
• общее состояние работ по классификации и кодированию объекта данного вида информации, наличие классификаторов разных категорий и стандартов по классификации, в том числе международных и зарубежных классификаторов и стандартов по классификации;
• предполагаемая структура разрабатываемого ОК ТЭСИ;
• действующие ОК ТЭСИ, в комплексе с которыми должен применяться разрабатываемый классификатор;

17

• сопряженные с разрабатываемыми классификаторами и стандарты по классификации;
• источники для сбора информации;
• обоснование выбора методов классификации и кодирования;
• основные признаки классификации и принципы их выделения;
• алфавит кода;
• обоснование резервной емкости разрабатываемого классификатора.

            К этим предложениям прилагается фрагмент разрабатываемого ОК ТЭСИ. По согласованию заказчика с головной организацией-разработчиком по результатам обследования вопроса может быть подготовлено техническое задание на разработку классификатора. В этом случае техническое задание должно быть оформлено в соответствии с требованиями ГОСТ Р 1.2-92¹⁶. Техническое задание должно включать следующую информацию:

• основание для разработки;
• срок выполнения;
• цели и задачи разработки классификатора;
• характеристика объекта классификации;
• структура классификатора и перечень основных требований, устанавливаемых классификатором;
• взаимосвязь с другими классификаторами и нормативно-техническими документами;
• источники информации;
• этапы работ и сроки их выполнения;
• дополнительные указания.

            На этой же стадии разработки ОК ТЭСИ головная организация-разработчик подготавливает перечень организаций обязательного согласования и представляет его для согласования во Всероссийский научно-исследовательский институт классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) Госстандарта РФ.

            Предложения по разработке ОК ТЭСИ и (или) техническое задание на разработку классификатора согласовываются с организациями обязательного согласования и ВНИИКИ и подписываются головной организацией по разработке и организациями-

18

соисполнителями. После этого указанные документы  утверждаются министерством (ведомством), ответственным за разработку ОК ТЭСИ и Госстандартом РФ.

            Затем головная организация – разработчик классификатора рассылает утвержденное предложение по разработке ОК ТЭСИ (и техническое задание, если оно создано) организациям-соисполнителям, организациям обязательного согласования и ВНИИКИ.

            При проведении второй стадии разработки общероссийского классификатора ТЭСИ осуществляются следующие работы:

• выявление и анализ исходного множества объектов классификации с учетом международных классификаторов;
• классификация заданного множества объектов;
• унификация построения и написания наименований объектов классификации и классификационных группировок;
• кодирование заданного множества объектов классификации;

            На этой стадии по усмотрению разработчика может быть подготовлена методика разработки ОК. Методика оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми министерством (ведомством), ответственным за разработку классификатора. При этом в методике отражаются следующие сведения:

• уточненный перечень задач, для решения которых предназначен классификатор;
• описание исходного множества объектов ТЭСИ, их количественная характеристика;
• обоснование выбора методов классификации и кодирования объектов;
• основные признаки классификации и принципы их выделения;
• алфавит, основание, структура кода;
• обоснование отсутствия или наличия контрольного числа;
• обоснование обеспеченности резервной емкости классификатора;
• дается в качестве примера фрагмент классификатора.

            Наиболее сложными вопросами, которые необходимо решать при разработке методики и проекта самого классификатора, являются выбор методов классификации и кодирования и выбор системы признаков классификации. Основой классификатора должны быть наиболее существенные признаки классификации, соответствующие характеру решаемых с помощью классификатора задач. При этом данные признаки могут быть или соподчиненными, или несоподчиненными. При соподчиненных признаках

19

классификации и стабильном комплексе задач, для  решения которых предназначен классификатор, целесообразно использовать иерархический метод классификации, который представляет собой последовательное разделение множества объектов на подчиненные классификационные группировки. При несоподчиненных признаках классификации и при большой динамичности решаемых задач целесообразно использовать фасетный метод классификации, представляющий собой «параллельное разделение множества объектов на независимые классификационные группировки»¹⁷.

           Важным вопросом является также правильный выбор последовательности использования признаков классификации по ступеням классификации при иерархическом методе классификации. Критерием при этом является статистика запросов к классификатору. В соответствии с этим критерием на верхних ступенях классификации в классификаторе должны использоваться признаки, к которым будут наиболее частые запросы. По этой же причине на верхних ступенях классификации выбирают наименьшее основание кода.

           Разработанная методика создания классификатора согласовывается с организациями обязательного согласования и ВНИИКИ, по результатам согласования в нее вносятся необходимые изменения. При необходимости головная организация-разработчик классификатора может созвать согласительное совещание с участием заинтересованных организаций. Затем методика утверждается министерством (ведомством), ответственным за разработку классификатора, и рассылается организациям обязательного согласования и ВНИИКИ.

            На данной стадии должна быть собрана максимально полная номенклатура объектов классификации, подлежащих включению в ОК ТЭСИ, выявлены и тщательно проанализированы свойства объектов классификации, их взаимосвязи и отношения, определены основные признаки классификации. Выявление и анализ исходного множества объектов классификации являются продолжением работ, начатых на первой стадии разработки классификатора.

            Анализ исходного множества направлен на:

• выявление наиболее общих свойств, связей и отношений объектов;
• разработку принципов установления связей между объектами;
• выявление признаков объектов;
• выделение совокупности объектов, имеющих общие признаки классификации;

20

• отбор основных объектов и связанных с ними объектов;
• установление соподчиненности объектов;
• определение всего множества объектов, подлежащих классификации.

            Результаты анализа служат базой для классификации объектов в соответствии с методами классификации, закрепленными в предложениях по разработке и методике разработки классификатора.