Классификация документов

Министерство  образования и науки Украины

Киевский  Национальный Экономический Университет  им. В. Гетьмана

Крымский  Экономический Институт 
 
 
 

Реферат 

по делопроизводству

                                                 на тему:

«Классификация  документов» 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                                                 Выполнила: 

                                                                                                 Студентка III курса

                                                                                                 ЗФО группы

                                                                                                

                                                                                                 Проверил:

_________________ 
 
 
 
 
 
 
 

г. Симферополь , 2010 г. 
 

Содержание 

1. Введение                                                                                      
2. Классификация документов                                                      
3. Вывод                                                                                           
4. Список использованной литературы                                        

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение

     Слово «документ» в переводе с лат. documentum означает «доказательство, свидетельство».

     Словарь иностранных слов дает такое определение этому термину:

     1.     Деловая бумага, подтверждающая  что-либо.

     2.     Удостоверение личности (паспорт  и т.п.).

     3.     Письменное свидетельство чего-либо.

     В энциклопедическом юридическом словаре мы найдем такое определение: «Документ — материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. В автоматизированных информационно-поисковых системах — любой объект, внесенный в память системы».

     Классификация документов — это деление документов на классы по наиболее общим признакам  сходства и различия.

     Классификация документов

     Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

     По  видам деятельности независимо от средств фиксации все документы принято разделять на три большие группы:

     • организационно-распорядительные;

     • по финансово-расчетным операциям;

     • по снабжению и сбыту.

     Организационно-распорядительные документы имеют исключительно  важное значение. В них отражены вопросы общего руководства предприятием и его производственной деятельностью. Эти документы составляются работниками всех подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности составляют непосредственно работники отдела учета.

     Документы по финансово-расчетным операциям  составляют в основном работники  финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы  по финансово-расчетным операциям  способствуют рациональному использованию  денежных средств.

     Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета.

     Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.

     По  месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

     По  степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

     По  степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

     По  средствам фиксации все документы  в организациях можно подразделить на следующие группы:

     • письменные — документы рукописные и машинописные, а также изготовленные  на множительных аппаратах и изданные типографским способом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов;

     • графические — чертежи, схемы, планы, карты, графики, рисунки и т. п. Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком, поэтому находят все большее применение в народном хозяйстве;

     • фотокинодокументы — разновидность документов, которые дают возможность запечатлеть те объекты или процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной.

     По  юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

     По  срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

     По  стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями.

     С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат.

     Копия — идентичное, заверенное должностным  лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.

     По  происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

     По  срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

     По  порядку заполнения: документы, заполняемые вручную или на пишущей машинке и посредством средств вычислительной техники, т.е. автоматическое формирование первичного документа в момент отраже ние хозяйственной операции в информационной системе организация. Форма документа определяется совокупностью показателей и их распо ложением в документе. Наименование показателей и их состав зависят от типа отражаемой хозяйственной операции. Первичные документы для придания им юридической силы имеют ряд обязательных показателей:

     -   наименование документа (формы), код формы; 

     -   дата составления; 

     -   наименование организации;

     -   содержание хозяйственной операции 

     -   измерители хозяйственной операции 

     -   наименование должностных лиц,  ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность  ее оформления;

     -   личные подписи указанных лиц. 

В зависимости  от технологии обработки в документ могут быть внесены дополнительные показатели.

     По  способу отражения  операций документы бывают разовые – применяются один раз для отражения одной или нескольких операций. После составления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основанием для отражения в учете. Накопительные документы – составляются за определенный период для отражения однородных повторяющихся операций. В конце периода подсчитываются итоги для показателей, которые служат основанием для учетных записей. Например: лимитно-заборные карты, месячные наряды и др.

     Документы следует составлять на бланках установленной  формы с заполнением всех реквизитов, если реквизиты не заполнены, делается прочерк. Записи в документах делаются средствами, обеспечивающими сохранность записей длительное время.

         Если в тексте или цифрах документа допущена ошибка, делается исправительная запись и заверяется подписью уполномоченного лица. В кассовых документах исправления не допускаются.

     Поступающие в бухгалтерию документы проверяют по форме – устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей; арифметическую проверку – правильность подсчетов; по существу – устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.

     Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают обработке: проводят таксировку , группировку, контировку .

          Таксировка – денежная оценка указанных в документе материальных ценностей, затрат труда и др.

     Группировка – подбор однородных документов в пачки, на основе групп первичных документов составляют сводные документы;

     Контировка  – определение и запись корреспондирующих  счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документе.

     После проведения контировки данные документов отражаются на счетах бухгалтерского учета, а документы сдаются в архив. Существуют требования к хранению документов: документы должны переплетаться в пачки, раскладываться в хронологии. Для упорядочения хранения ведется регистрационный журнал архивных дел.

     Дела  из архива выдаются только по письменному  распоряжению главного бухгалтера. Изъятие  документов может производиться  только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями, налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Украины.

     По  степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

     По  степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.