Экспертиза ценности документов

     Как форму повторяемости информации выделяют вариантность, которая может  относиться к формальному или  аналитико-синтетическому виду повторяемости  документной информации. Все зависит  от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничтожению учитывается формальный вид повторяемости информации.

     Наиболее  распространенной формой повторяемости  информации является дублетность.

     Следует четко разграничивать дублетные документы (документы, размноженные при помощи множительной техники и имеющие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке).

     Дублетные документы, как правило, в фондах учреждений представлены постановлениями, решениями, циркулярами вышестоящих учреждений, которые при описании указываются как копии. Это объясняется тем, что копийности считается проявлением дублетности.

     К   группе   критериев   внешних   особенностей   документов относятся:

     -подлинность;

     -внешний  вид документа (форма передачи  содержания, удостоверения      и      оформления     документов,      в     том     числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов).

     Критерий  подлинность документов имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на государственное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удостоверения документа.

     Если  подлинники имеют особое государственное  значение для использования в  читальном зале или если есть расхождения  в текстах подлинников и копий  документов, 1 — 2 экземпляра копий оставляются  на постоянное хранение. Копии документов подведомственных учреждений оставляются и в тех случаях, когда нет гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохранились подлинники этих документов. При оценке такого критерия, как внешний вид документа, художественные, палеографические, языковые и другие особенности и не столь актуальны для документов современных учреждений, а также учреждений 1920-х гг., поскольку эти документы, как правило, находятся в хорошем состоянии и полностью сохранены. Хотя иногда приходится учитывать и физическое состояние документов, и форму передачи в них информации. Если в поврежденных документах возможно хотя бы частичное восстановление текста, они оставляются на постоянное хранение, реставрируются или фотокопируются.

     Кроме перечисленных общих критериев экспертизы ценности документов для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота изложения вопроса(проблемы) и др. 

Вывод: Таким образом, экспертиза ценности документов -сложный процесс, требующий наличие специальных знаний и квалификации проводящих ее членов комиссий. В архивных органах и учреждениях в состав экспертно - проверочных комиссий включаются, как правило, специалисты: архивисты, документоведы.

В организациях, где не всегда есть такие специалисты, наиболее распространенным способом проведения экспертизы ценности документов является экспертиза ценности на основе перечней, при разработке которых учитывались все критерии. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Экспертные органы

      2.1. Понятие об  экспертных комиссиях

     Для проведения экспертизы ценности документов в соответствии с установленными правилами создается система экспертных органов, под руководством которых осуществляется экспертиза ценности документов.

     Виды  экспертных комиссий:

     в   учреждениях,   организациях,   предприятиях   -   экспертная комиссия (ЭК);

     - в министерствах, ведомствах, главах - Центральная экспертная комиссия (ЭПК);

     - в государственных архивах - экспертно-проверочная  комиссия

     (ЭПК);

     - в Росархиве - Центральная экспертно-прверочная  комиссия (ЦЭПК).

     Экспертная  комиссия организации создаются  приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

     Председателем Экспертной комиссии, как правило, назначается  один из заместителей руководителя организации, секретарем -сотрудник службы ДОУ. все  члены комиссии должны хорошо знать структуру и функции своей организации, состав и содержание документов, организацию документационного обеспечения своей организации. Обычно в состав Экспертной комиссии включают еще и специалистов по научной, технической, производственной и другим видам документации, которая есть в организации, специалиста по обеспечению защиты информации. Заседания Экспертной комиссии проводится по мере надобности, но не реже двух раз в год. Оформление всех документов Экспертной комиссии, подготовка заседании осуществляется секретарем.

     Экспертная  комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству руководитель несет ответственность за сохранность документов.

     Экспертная  комиссия организации в своей  работе руководствуется ФЗ №125 «Об  архивном деле», правила работы по требованию ГСДОУ, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разрабатываемыми архивными органам, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения.

     Члены Экспертной комиссии с учетом мнения специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей, актов и других документов. Отбор производится непосредственно персоналом делопроизводственной службы.

     Экспертная  комиссия работает в контакте с экспертно-проверочной  комиссией архивного учреждения, которая утверждает решения экспертной комиссии.

     Негосударственные организации самостоятельно принимают  решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовать свои действия с экспертно-проверочной комиссией архивного органа при выделении документов к уничтожению.

     Результатом работы Экспертной комиссии является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:

     - постоянного хранения в государственных архивах;

     - временного хранения в ведомственном  архиве (свыше 10 лет);

     - временного хранения (до 10 лет);

     - подлежащие уничтожению в связи  с истечением срока хранения. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по

     личному  составу   передаются   в  ведомственный   архив.   Передача  их осуществляется по описям. Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранения уничтожаются с разрешения архивной организации.

     Уничтожение документов и дел оформляется  по актам.

     Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями. 

     2.2. Центральная экспертная комиссия 

     Центральная экспертная комиссия создается приказом руководителя организации из числа  наиболее квалификационных работников в количестве не менее трех человек. В состав Экспертной Комиссии организации  в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

     В составе центральной экспертной комиссии целесообразно включить представителя  архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

     Представителем  центральной экспертной комиссии назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

     В крупных организациях с большим  объемом документооборота (в министерствах  и ведомствах, например) создаются  центральные экспертные комиссии и  экспертные комиссии структурных подразделении. Центральная экспертная комиссия является совещательным органом, осуществляющим методическое руководство работой экспертных комиссий структурных подразделений, и работает в тесном контакте с экспертно-проверочной комиссией соответствующего государственного архива или архивного учреждения. Центральным органом, рассматривающим наиболее важные вопросы  в осуществлении

деятельности  экспертных органов, рассматривающим  и утверждающим нормативно-методические документы, является Центральная экспертная комиссия Федерального архивного агентства.

     Центральная экспертная комиссия проводит заседания  в соответствии с планом работы и  по мере необходимости. Заседания центральной  экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения центральной экспертной комиссии вступают в силу после утверждения руководителем организации.

     Протоколы центральной экспертной комиссии, содержащие решения об одобрении проектов типовых  и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел , утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. 

     2.3. Основные задачи  экспертной комиссии

     Основными задачами экспертных комиссии являются:

     - рассмотрение ежегодно пересоставляемой  номенклатуры дел; актов о выделении  к уничтожению документов и дел; годовых разделов описей дел постоянного хранения; описей дел свыше 10 лет хранения;

     - решение вопросов о приеме  на ведомственное хранение документов  личного происхождения;

     - установление и изменение сроков  хранения отдельных категорий документов (совместно с ЭПК государственного архива);

     - проверка правильности оформления  комплексов документов (дел, единиц  хранения на небумажных носителях)  для постоянного и долговременного  хранения и др.

     - организация и проведение экспертизы  ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

     - организация и проведение экспертизы  ценности документов на стадии  подготовки их к передаче в  архив организации;

     - организация и проведение отбора  и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      3. Осуществление  экспертизы ценности  документов 

     3.1. Проведение экспертизы  ценностей документов 

     Экспертиза  ценности документов в организации осуществляется экспертными комиссиями на основе их функции и включает в себя:

     - непосредственные правила экспертизы  ценности документов;

     - составление описей, составление  актов.

     В соответствии с возложенными на нее  задачами ЭК выполняет следующие  функции:

     • организует и проводит совместно  с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения (в том числе  научно-технической и специальной  документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению;

     • осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам;