История создания и развития документов

В XVIII в. Регламентируется состав и форма  документа, порядок документирования, появляется типовые формы. Впервые  в Генеральном регламенте появляется понятие «архив». XVIII в. определяется появлением первого серьезного документа, регулирующего делопроизводство. Введенные, тогда, Петром коллегии со временем были преобразованы и существуют и  сегодня, только с названием соответствующем  времени. Реформаторская деятельность в административной сфере оказала большое влияние на состав официальных документов и их формуляр. Возникло много новых видов документов. Их определения даны в генеральном регламенте. Для наименований документов этого периода характерна западноевропейская терминология.

          4) Министерское делопроизводство (XIX -- начала ХХ вв.)

     Коллегии  были заменены новыми центральными учреждениями – министерствами. Основой организации их деятельности стал принцип единоначалия Принцип единоначалия означал, что управленческие решения принимались единолично конкретным должностным лицом в рамках его компетенции. Другой принцип - иерархии предопределял строгое распределение функций управления между структурными подразделениями, а также обязанности чиновников всех рангов. Сенат, Комитет Министров, Государственный совет - сохранили принцип коллегиальности при рассмотрении и решении вопросов управления. Делопроизводство в них велось в соответствии с законами, названными «учреждения»: «Учреждение Правительствующего Сената», «Учреждение Комитета министров», «Учреждение Государственного совета». Местные учреждения осуществляли работу с документами в соответствии с требованиями «Общего губернского учреждения» 1775 г. 25 июня 1811 г. издается «Общее учреждение министерств». В нем был установлен порядок рассмотрения документов, подготовки их проектов, оформления, подписания, скрепления, регистрации, контроля за исполнением и архивного хранения. Порядок работы с документами включал:

а) порядок вступления дел;

б) движение их( производство) ;

в) отправление дел;

г) ревизию;

д) отчеты.

Первые  три части устанавливали путь прохождения документов от момента  их получения или создания до завершения исполнения и отправки. Ревизия означала контроль за исполнением. Завершалось  «производство дел» по «Общему учреждению»  составлением отчетов. Все поступающие и отправляемые документы составляли «переписку министерства» и делились на два потока:

а) переписка министра;

б) переписка департамента

Подготовка  проекта документа начиналась в  одном из столов, затем он последовательно  передавался в отделение, департамент, министру, подвергаясь на каждом этапе  корректировке. В этом состоит одно из основных отличий министерского  делопроизводства от коллежского. В XVIII в. вся подготовительная работа для  принятия решения и оформления его  в соответствующей форме велась в канцелярии коллегии, а в XIX в. чиновники  всех структурных подразделений  министерства принимали участие  в подготовке проекта решения, которое  оформлялось в канцелярии министра или канцелярии департамента в зависимости  от того, кто подписывал документ - министр  или директор департамента. Все входящие и исходящие документы регистрировали в журналах. Журналы подразделялись на общий и частный. Общие журналы велись в канцелярии министра и департаментах, частные - в отделениях. Ежемесячно в структурных подразделениях проводилась «ревизия дел», т.е. был внедрен систематический контроль за исполнением документов. По его результатам составлялись «ведомости» о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству. Ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетами. Отчетов было три: отчет в суммах, отчет в делах, отчет в видах и предположениях к усовершенствованию каждой части. Для каждого отчета существовал особый порядок составления и представления. Со всех исходящих документов снимались копии («отпуски»), которые со всеми входящими документами сдавались в архив министерства, где на них составлялись описи. Характерным явлением для XIX в. стало стремление к сокращению объема документооборота. «постепенное уменьшение числа дел, есть самый главный признак благоустроенности министерства, а умножение их есть знак расстройства и смещения». В последней трети XIX в. большое влияние на делопроизводство оказало развитие техники. Изобретение пишущих машинок, гектографов и другой множительной техники вывело на новый уровень культуру документирования, ускорило изготовление документов, позволило экономить время и затраты, сократив рукописное изготовление документов. Появление телеграфа, телефона привело к появлению новых видов документов; телеграмм, телефонограмм.

          5) Советское делопроизводство (1917-1920 г.г.)

     Становление советского государственного аппарата сопровождалось поисками новых, соответствующих  времени форм делопроизводства. Он находил их в сокращении бумажной волокиты, в следствии чего заменил  переписку переговорами по телефону, деловые бумаги - телефонограммами и установил контроль за всеми  распорядительными документами. Для первых лет советской власти характерна законодательная, регламентация работы с обращениями граждан. Узаконено право гражданина на обжалование, подачу письменных и устных жалоб и сроки их рассмотрения.

В 20-е  годы развернулось массовое движение за научную организацию труда (НОТ) и научную организацию управленческого  труда (НОУТ), оказавшее значительное влияние на формирование и развитие советского делопроизводства. Большое  значение для развития советского делопроизводства имело создание при НК РКИ в 1925 г. Государственного бюро организационного строительства (Оргстрой) и в 1926 г. Института  техники управления (ИТУ). Эти организации  тесно сотрудничали. ИТУ занимался  теоретическими разработками; Оргстрой реализовывал их на практике, внедряя  в деятельность конкретных учреждений. Подготовленный в 1931 г. ИТУ проект «Общих правил документации и документооборота»  предполагал введение единых правил делопроизводства в общегосударственном  масштабе. Но вследствие ликвидации ИТУ  в апреле 1932 г. эти правила не были доработаны и утверждены. Конституция 1936 г., впервые за годы советской власти законодательно закрепившая иерархию управленческих документов, четко определив, какие виды распорядительных документов должен издавать конкретный орган власти и управления. Для устранения недостатков делопроизводства, на Межотраслевом совещании по оргтехнике, была разработана программа мероприятий по улучшению делопроизводства:

1) создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;

2) разработку положения (статуса) о делопроизводстве для всех учреждений в качестве общеобязательных норм;

3) разработку положения о кадрах канцелярских работников;

4) механизацию труда канцелярских работников;

5) унификацию и трафаретизацию служебной документации;

6) создание единого учебного центра для подготовки и переподготовки кадров;

7) изучение в школах правил составления служебных документов;

8) подготовку и переподготовку преподавателей, кадров по служебной документации;

9) создание Всесоюзного института по вопросам делопроизводства.

Программа была не реализована из-за начавшейся войны. В 40-е годы методическое руководство  и контроль над организацией делопроизводства в советских учреждениях стало осуществлять Главное архивное управление. Главархив разработал «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий СССР». Для каждой категории документов были установлены сроки хранения (новое издание этого перечня было осуществлено в 1957 г.) научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Этот перечень есть и сейчас, только называется немного по-другому «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности ГОСКОМИТЕТОВ, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения» от 15 августа 1988 года. Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата в июне 1960 г. определили недостатки делопроизводства (они были аналогичны тем, что были выявлены на Межотраслевом совещании по оргтехнике) и приняли решение о необходимости внедрения средств механизации в сферу управления. «Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР» от 30 сентября 1961г. послужила основой для разработки учреждениями РСФСР своих инструкций по делопроизводству. Особое место в истории советского делопроизводства занимает постановление Совета Министров СССР от 25 июля 1963 г. «О мерах по улучшению архивного дела в СССР, поставившее задачу разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Она была поручена ВНИИДАД созданному в 1966 г. в рамках Главного архивного управления.  В сентябре 1973 г. одобрена государственная система Делопроизводства. Ее главная цель - усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами. ЕГСД устанавливала правила документирования управленческой деятельности (которые распространялись только на организационно-распорядительные документы), содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Внедрение в аппарат управления средств вычислительной техники привело к переработке ЕГСД. В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись на всю управленческую документацию. Заметную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления сыграли государственные стандарты (ГОСТЫ). Внедрение в управление средств вычислительной техники привело к необходимости придать юридическую силу документам на машинописном носителе, поэтому был разработан и внедрен ГОСТ 6.10.4 - 84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».

Многие  методические разработки, стандарты, ГОСТы  и др. претерпели изменения, а некоторые  действуют до сих пор. Можно сделать  вывод, что именно в советское  время сформировалась та основа делопроизводства, которая дала толчок для нынешних разработок и усовершенствования.

          6) Современное делопроизводство

     В настоящее время регламентация  документирования, организации и  технологии документационного обеспечения  управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных  и нормативно-методических документов общегосударственного действия. В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Обязательность документирования информации определена законом "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". В нем указанно: «документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ».

2. Распорядительный документ - приказ

     Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем  организации, действующим на основе единоличного принятия решения, в целях  разрешения основных и оперативных  задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может  касаться широкого круга организаций  и лиц.  
В деятельности организаций различаются: приказы по организационным вопросам, основой деятельности и личному составу.  
Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.), при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.) и тому подобных случаях. Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.  
Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений работников.  
Приказы оформляются на специальном бланке - бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.  
Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - "Проект".  
Приказы по организационным вопросам и основной (производственной) деятельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целях реализации возложенных функций и задач.

     Проекты приказов составляются на основе тщательного  и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы  содержащиеся в проектах поручения  были конкретными и реальными, соответствовали  действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали  в дальнейшем необходимость корректировки  принятых решений.  
Заголовок - обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок к приказу строится по схеме "О чем?", например:  
"О создании филиала общества в г. Оренбурге"  
"Об увеличении уставного капитала общества"  
текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вступительной и распорядительной. Во вступительной части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указываются его название, дата, номер:

"В  соответствии с Положением о  создании, реорганизации и ликвидации  филиалов и представительств  общества, утвержденном Советом  директоров общества 15.05.1996, и на  основе решения Общего собрания  акционеров о создании филиала  общества в г.Оренбурге (протокол от 18.03.1997 №1)  
ПРИКАЗЫВАЮ:…"  
Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если  приказ издается в инициативном порядке, то есть во исполнение возложенных  на организацию функций и задач, во вступительной части формулируются  цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа:  
"В связи с завершением строительства нового учебного корпуса по ул. Металлистов, д.37а ПРИКАЗЫВАЮ:…"

Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная  часть приказа излагается в повелительной  форме от первого лица единственного  числа и начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.