История делопроизводства и документооборота в России

Содержание

Введение………………………………………………………………………3

1. Делопроизводство  в древнерусском государстве…………………...4

2. Приказное делопроизводство в XV – XVII вв……………………….5

3. Система коллежского  делопроизводства…………………………….6

4. Система министерского  делопроизводства………………………….7

5. Делопроизводство  в 1917-1941 гг…………………………………….8

6. Управление  и делопроизводство в 1945-2000 гг…………………….9

Выводы………………………………………………………………………...10

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение

     Документы служат в различных областях человеческой деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначительно и является предметом изучения многих научных дисциплин.

     Темп  и скорость современной жизни  требуют «информационного порядка», это обусловлено тем, что каждый человек ежедневно сталкивается с разнообразными документами, через любую организацию проходит большое количество различной документации.

     Отрасль управленческой деятельности, занимающаяся фиксированием и обработкой информации, носит название делопроизводство. Знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение, наряду с этикой делового общения, стало неотъемлемым признаком профессионализма для специалиста любого уровня.

     Не  смотря на то, что на помощь человеку пришел компьютер, мощные пользовательские операционные системы и программы, позволяющие просто и быстро редактировать и форматировать необходимую информацию, многократно увеличить скорость обработки информации, интересно будет изучить этапы становления документооборота и делопроизводства.

     Целью данной контрольной работы является изучить историю возникновения делопроизводства и документооборота в России, а так же выявить основные этапы развития делопроизводства. 
 
 
 
 
 
 
 
 

     

1. Делопроизводство  в древнерусском  государстве

     На  ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Их функции выполняли отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без штата чиновников, либо с ограниченным штатом.

     Письменные  документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в X в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг.

     В этот период в основном документируются  правовые отношения, создаются жалованные и вкладные грамоты, завещания. С развитием законодательных основ государства наряду с объемными многостраничными правовыми актами  создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения.

     Со  временем обозначились и места наиболее безопасного хранения документов. Это, как правило, центральные храмы. Часто само хранение документов в храме придавало им требуемую юридическую силу. Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы (смоленские, немецкие и др.) и монастыри, так как церковь обладала широкой юридической компетенцией.

     Появлялись  первые специалисты в области создания и обработки документов. Это были церковные псаломщики и дьяки. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству - "формулярники".  
 
 

     

2. Приказное делопроизводство в  XV – XVII вв

     С середины XV в. в период формирования русского централизованного государства начинает складываться система государственного делопроизводства. Во время превращения Московского княжества в великорусское государство в нем образовались новые органы государственной учреждения - избы или приказы. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой все важнейшие функции административного управления выполняли Боярская Дума и приказы. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным. Этот период охватывает время с XV по XVII вв.

     В приказной избе хранилась государственная  городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказы и приказные избы представляли собой одновременно и присутствие, и канцелярию, и архив.

     В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая  форма документа – столбец - свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги.

     Важнейшим признаком официального документа является его формуляр - совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа. В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста.

     В московских приказах впервые намечается обособление оконченных дел от "текущих". Появляются шкафы для хранения документов, а затем и меры по охране документов, например снабжение сундуков замками. 

     

3. Система коллежского делопроизводства

     Со  временем, правительство стало искать новые формы государственного устройства. Взамен устаревшей системы приказов в 1717 – 1718 г.г. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату.

     Основой законодательной  реформы стал "Генеральный регламент", утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название "коллежской". Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которого, как правило, входили президент, вице-президент, 2-3 советника и асессоры. Так же при коллегиях появляются самостоятельные подразделения - канцелярии. В первую очередь, в коллегиях рассматривались государственные дела, затем - частные.

     Особенно  детально разработаны в Генеральном  регламенте вопросы регистрации документов и ответственности за принимаемые решения. Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса.

     Для коллежского делопроизводства было характерно: выделение из текста как самостоятельного элемента формуляра даты документа, во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа; наименование документа как самостоятельный элемент формуляра; появление реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др.

     В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось  значительным увеличением письменной работы и формальностей, что приводило к волоките. 

     

4. Система министерского делопроизводства

     Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства. Новая система управления - министерская, основанная на принципе единоначалия, что было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления.

     Окончательно  единоличное министерское начало победило лишь с изданием 28 января 1811 г. "Общего учреждения министерств" -законодательного акта, определившего всю систему министерского устройства, включая их делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и лицами.

     Серьезные изменения в системе управления привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств  появляются бланки учреждений с угловым  расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения. Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка. Появляется и ссылка на поступивший документ.

     С конца XIX в. в учреждениях начинают использоваться пишущие машинки, что ускорило все письменные работы канцелярии. Более того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов.

     Появление телеграфа вызвало к жизни  новый вид переписки -телеграммы, изобретение телефона привело к  появлению телефонограмм - письменной записи переданного по телефону сообщения. 
 

                                                                                             

5. Делопроизводство в 1917-1941 гг

     Октябрьский переворот 1917 г кардинально изменил  государственный аппарат. СНК издает декреты «О порядке утверждения  и опубликования законов» и «О форме бланков государственных учреждений», в которых перечислялись обязательные реквизиты бланка документов.

     При оценке этого периода надо учитывать  тяжелые условия Гражданской  войны, разрухи. Тем не менее, период 20-х гг. можно считать наиболее благотворным для организации исследований в области управления, научной организации труда (НОТ) и делопроизводства; издания важных нормативно-методических документов в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ).

     Наиболее  интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в созданном в середине 20-х гг. Государственном институте техники управления (ИТУ), в частности специальным структурным подразделением по вопросам унификации и стандартизации на общесоюзном уровне - Кабинетом стандартизации. Им были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений, стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве, средства и предметы конторского труда, включая офисную мебель; форматы бумаги.

     В 30-е гг. закрываются структуры, занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ и делопроизводства; ликвидируются практически все  крупные научно-исследовательские  внедренческие центры.

     Отдельные крупные ведомства издавали отраслевые, нормативные и методические материалы: инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т.п.

     Однако  дальнейшему совершенствованию  делопроизводства и документооборота помешала начавшаяся Великая Отечественная  война. 
 

     

6. Управление  и делопроизводство в 1945-2000 гг

     Тяжелое послевоенное состояние государства оттеснило на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Повышение интереса к этим вопросам можно отнести к началу 60-х гг.

     Определенной  вехой в развитии вопросов работы с документами стала утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР «Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР.

     Развитие Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) юридически закреплено постановлением Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», так Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД; в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

     В 1970 г. создан проект основных положений  ЕГСД, после обсуждения и доработки «Основные положения ЕГСД» (1973) одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, как положения, не имеющие официального статуса.

     Заметным  явлением в истории делопроизводства стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и  др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической  и социальной информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере лишь в 90-х гг.