Информационное обеспечение управления на примере Орловского областного Совета народных депутатов

    К организационно-правовым документам Орловского областного Совета народных депутатов относятся:

    1. Регламент – принят 29 октября  2010 года №43/1292-ОС. Является нормативно-правовым  актом, устанавливающим в соответствии  с федеральным законодательством,  Уставом (Основным законом) Орловской  области и иными законами Орловской области организацию и порядок деятельности орловского областного совета народных депутатов.

    2. Положение об Аппарате – утверждено 17 апреля 2007 года № 03/20-ОС. Настоящим  Положением в соответствии с  Конституцией РФ, Федеральным законодательством,  Уставом (Основным законом) устанавливается правовая, организационная и финансово-экономическая основы деятельности государственных служащих Аппарата Орловского областного Совета народных депутатов. Состоит из 4 разделов:

    - Общие положения;

    - Функции Аппарата Орловского областного Совета народных депутатов;

    - Структура  Аппарата Орловского  областного Совета народных депутатов  и основные функции его структурных  подразделений.

    3.Положение  об управлении делопроизводства  – утверждено Распоряжением Председателя  Орловского областного Совета народных депутатов 18 сентября 2009 года. Настоящее Положение устанавливает единый порядок делопроизводства в Совете депутатов.

    4. Должностные инструкции сотрудников  управления делопроизводства –  определяют организационно-правовое  положение сотрудников управления делопроизводства и обеспечивает условия для надлежащего исполнения их должностных обязанностей. Основные разделы текста должностной инструкции:

    1) общие положения; 2) должностные обязанности; 3) права; 4) ответственность.

    Все рассмотренные выше организационно-распорядительные документы разработаны в соответствии с действующими нормативами по делопроизводству. 

    По  предметам ведения Орловской  области и предметам совместного  ведения Российской Федерации и  субъектов Российской Федерации в пределах полномочий субъекта Российской Федерации и собственной компетенции Совет принимает нормативные правовые акты - Устав (Основной Закон) Орловской области, областные законы, постановления областного Совета, которыми оформляются принятые Советом решения (за исключением решений по процедурным вопросам ведения заседания Совета), а также ненормативные акты резолютивного характера - заявления, обращения и другие акты. Состав должностных лиц, имеющих право издания распорядительных документов, отражен в таблице:

 

    Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил (см. Приложение 3)

         Постановления оформляются на  общем бланке, где указаны следующие  реквизиты:

          - Герб;

          - Наименование учреждения;

     - Наименование вида документа;

     - Дата документа

     - Место составления документа

     - Регистрационный номер документа;

     - Заголовок к тексту

     - Текст

     - Отметка об исполнителе

     - Подпись

    Распоряжение - акт управления, изданный в пределах компетенции должностного лица, государственного органа; имеет обязательную силу ( см. Приложение 4).

    Внешне  распоряжение представляет собой  стандартный  лист бумаги формата А4 (210 Х 197мм) и  А5 (148 Х 210), где указаны следующие  реквизиты:

     - Герб;

     - Наименование учреждения;

     - Наименование вида документа;

     - Текст;

     - Дата документа;

     - Подпись;

     - Отметка об исполнителе;

    Виза  согласования.

    Все документы создаются в соответствии с Инструкцией по ведению делопроизводства в Орловском областном Совете народных депутатов.  Используются следующие системы документации: система организационно-распорядительной документации, система информационно-справочной документации, система бухгалтерской документации, а также система кадровой документации. В связи с этим в организации преобладают следующие виды документов: регламент, должностные инструкции, распоряжение, положения о структурных подразделениях, письма, служебная записка, заявления, докладные записки, справки, протоколы, а также документация по кадрам.

    В Орловском областном Совете народных депутатов используются унифицированные  формы документов. К ним относятся: командировочное удостоверение (см. Приложение 8), записка расчет о предоставлении отпуска работнику (см. Приложение 9). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.3. Оформление  управленческих документов. Бланки организации. 

    Все управленческие документы в Орловском областном Совете народных депутатов оформляются в соответствии с Инструкцией по ведению делопроизводства в Орловском областном Совете народных депутатов. Инструкция разработана на основании ГОСТ Р.6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и разработана 13.09.2007 г. в соответствии с Регламентом Орловского областного Совета народных депутатов, принятым Постановлением Совета от 5 февраля 1999 г. № 10/151-ОС. Инструкция разработана для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними и обязательна для исполнения всеми сотрудниками организации. В инструкции отражены правила приема, учета, регистрации, прохождения, отправки корреспонденции, порядок составления и оформления служебных документов. Также прописаны рекомендации по подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов, правила составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, по учету, хранению и использованию бланков, а также описывается порядок применения печати в Орловском областном Совете народных депутатов.

    В Орловском областном Совете народных депутатов делопроизводственные процессы ведутся в традиционной форме, т.е. все создаваемые и поступающие документы в структурное подразделение заносятся в журнал регистрации  входящей корреспонденции и в журнал регистрации исходящей документации, а также в журнал внутренней переписки организации.

          Ознакомившись с  Инструкцией по делопроизводству были выявлены следующие документы, на которые ставится гербовая печать: справки, ходатайства, характеристики. Все эти документы подписываются Председателем Совета, его заместителем и руководителем Аппарата Совета народных депутатов.

          Работа по составлению  и оформлению документов ведется  в профильных подразделениях Аппарата Орловского областного Совета народных депутатов в зависимости от видов  документов и направления их деятельности.

          В Орловском областном  Совете народных депутатов используются законодательные базы данных. Они позволяют четко отслеживать соответствие федеральному законодательству.

    А также используются различные программные  средства. В их число входят: программа Directum, содержащая в себе базу данных по распоряжениям и постановлениям и обеспечивающая более эффективную работу всех сотрудников Совета, программа Гарант, в которой содержатся законы, комментарии, формы, судебная практика, договоры и другие нормативные документы из различных сфер законодательства России, а также Консультант +, в которой содержится огромный массив правовой и справочной информации. Все эти программы во многом облегчают работу сотрудников.

Бланки  организации.

Орловский областной совет народных депутатов  разрабатывает свои банки организации. Существуют следующие виды бланков документов:

    Общий бланк (см. Приложение 5);

    Бланк письма (см. Приложение 6);

    Бланк конкретного вида документа (за исключением  письма).

    Общий бланк формата (А4) – может быть использован для составления  любых видов документов, кроме писем. Рекомендуется включать в него следующие реквизиты:

    Эмблему (логотип) организации;

    Наименование  вышестоящей организации;

    Наименование  организации;

    Трафаретные части таких реквизитов, как дата и регистрационный номер документа.

    Бланк письма формата А4 и А5 содержит следующие реквизиты:

    Наименование  организации;

    Справочные  данные об организации;

    Ссылка  на регистрационный номер и дату документа;

    Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины  постановки на учет.

    Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) – составляется на основе общего бланка и дополняется наименованием соответствующего вида документа, например «Постановление», «Распоряжение». (см. Приложение 7).

    Все используемые в Орловском областном  Совете народных депутатов бланки учреждения соответствуют всем правилам составления документов, в соответствии с государственными стандартами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

    Информационное  обеспечение управления в организации  представляет собой распределенную информационно-управленческую систему, обеспечивающую сбор, обработку и представление информации, предназначенной для достоверного информационно-аналитического обеспечения принятия управленческих решений в организации.

    Информационное  обеспечение управления – это  сложный динамичный комплексный процесс, обеспечивающий удовлетворение информационных потребностей управленцев и выполняющий функции рационализации деятельности аппарата управлении, то есть процесс предоставления информации отдельным лицам или группам – информационными потребностями. Смысл информационного обеспечения заключается в органическом соединении научных знаний, научной методологии и методики с новейшими техническими средствами во всех проявлениях информационной работы. В настоящее время все большую популярность в информационном обеспечении управления получают системы электронного документооборота, которые позволяют:

    - свести воедино все информационные  потоки, циркулирующие как между  структурными подразделениями организации,  так и между организациями;

    - повысить оперативность обмена актуальной информацией;