Информационное обеспечение управленческой деятельности

Содержание

Введение…………………………………………………………………………..3

1. Информационное обеспечение управленческой деятельности……………..5

2. Организация информационного обеспечения………………………………..7

3. Автоматизация информационного обеспечения

управленческой деятельности…………………………………………………..11

Заключение……………………………………………………………………….21

Список литературы………………………………………………………………23

Введение

Последнее десятилетие характеризуется не только радикальным изменением социально-экономической среды, в котором функционируют российские предприятия и организации всех форм собственности, но и устойчивой тенденцией развития информатизации процессов управления.

Необходимость действовать в условиях рыночной экономики, все обостряющейся конкуренции товаропроизводителей обуславливает повышенные требования к профессиональным качествам специалистов, ответственности руководителей за результаты и последствия принимаемых решений. Чрезвычайно актуальным становится учет временного фактора и организация анализа материальных, товарных, финансовых потоков, поиск обоснованных решений в регулировании производственно-хозяйственных и финансовых ситуаций.

Внедрение в управленческую деятельность исследовательского подхода базируется на применении современных достижений в области информационных технологий, обеспечивающих полноту, своевременность информационного отображения управляемых процессов, возможность их моделирования, анализа, прогнозирования. Исследовательский подход, лежащий в основе менеджмента, одинаково присущ как федеральным, региональным, местным органам управления, так и предприятиям, фирмам, корпорациям, которые проводят инжиниринговые исследования и реинжиниринг организационных структур, тесно увязывая их с проектируемыми бизнес-процессами и добиваясь при этом реального выигрыша во времени и экономического эффекта.

Современный управленец должен отличаться умением активно использовать информационные технологии в своей профессиональной деятельности.

Сфера применения новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и развитых средств коммуникации весьма обширна. Она включает различные аспекты – от обеспечения простейших функций служебной переписки до системного анализа и поддержки сложных задач принятия решения.

1. Информационное обеспечение управленческой деятельности

Существенная часть информации для руководителя должна быть задокументирована, поэтому частью информационного обеспечения управленческой деятельности является документационная система организации. Она включает в себя документированную информацию и документооборот. В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различить по следующим признакам:

1. по наименованию:

- письма;

- телеграммы, телефонограммы;             

- заявления;

- предписания;

- характеристики;

- справки;

- инструкции;

- удостоверения;

- приказы, распоряжения, решения, указания, поручения, протоколы и т.п.;

2. по типу материального носителя:

- бумажные (письменные, графические и т.д.)

- фото-, кино- и видеодокументы;

- электронные документы;

3. по принадлежности к системе документации определенного вида деятельности:

- система управленческой документации;

- система обеспечивающей документации;

- система документации по основной деятельности и т.п.

Система управленческой документации:

1) распорядительная документация, состоящая из документов, фиксирующих управленческие решения (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, поручение);

2) документация по планированию;

3) информационно-справочная и аналитическая документации.

Система обеспечивающей документации:

1) документация по бухгалтерскому учету и отчетности, включающая документы, отражающие движение денежных средств и материальных ценностей;

2) документация по личному составу, состоящая из документов, отражающих кадровую деятельность.

Система документации по основной деятельности:

1) документация по материально-техническому обеспечению;

2) производственно-технологическая документация.

2. Организация информационного обеспечения

Информация позволяет управлять. Но и информацией нужно управлять. Управлять процессом ее получения и использования, информационными ресурсами и информационным обеспечением, а это означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, типизацию информации и данных, создание системы управления данными и т.п.

Информационное обеспечение предполагает решение задач распространения информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию.

Цели и задачи информационного обеспечения управленческой деятельности можно определить следующим образом:

- удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;

- формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;

- создание и развитие систем обработки и передачи информации;

- развитие системы информационного обеспечения.

Информационное обеспечение управленческой деятельности должно учитывать существующие законодательные и нормативные ограничения, обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических средств. Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации. Она включает в себя:

- законодательные акты РФ;

- указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы работы с документами;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы организации работы с документами;

- методические материалы по работе с документами;

- государственные стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации.

Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и отношениями между ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду.

Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и отношениями между ними. В зависимости от источника возникновения информации в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации. Внутренние источники информации – это внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации.

Информация внутренней среды – точная, полная, отражает финансово-хозяйственное состояние. В качестве внешних источников информации могут выступать:

- законодательные и регулирующие органы;

- клиенты и партнеры предприятия;

- информационные агентства;

- конкуренты;

- органы статистического учета.

Информация из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер.

Удовлетворение информационных потребностей осуществляется на основе обработки и анализа информации. Эти действия совершаются как в плановом порядке, так и в рамках информационных запросов. Последние бывают следующих видов:

- простые и сложные запросы;

- формализованные и неформализованные запросы.

Формализованные запросы характеризуются заданностью исходной и выходной информации, а также определенностью алгоритма получения последней из первой. Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать неформализованные случайные запросы.

В результате обработки информации формируются документы и отчеты с недокументированной информацией, которые предоставляются органам управления.

Возможны две основные формы организации информационного обеспечения управленческой деятельности – централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений организации службы, централизованном хранении, обработке и предоставлении информации и таком же централизованном управлении техническими средствами и информационными технологиями.

Децентрализация предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Достоинства и недостатки обеих технологий привели к необходимости придерживаться частично децентрализованного подхода – организации информационного обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров, и центов обработки общей для организации информации, в которых располагаются соответствующие базы данных, общие для любых функциональных подсистем.

3. Автоматизация информационного обеспечения управленческой деятельности

Современные информационные системы, обеспечивающие управленческую деятельность, основаны на компьютерных технологиях.

Центральным компонентом компьютерных информационных технологий, обеспечивающим эффективное использование средств вычислительной техники в управленческой деятельности, является соответствующее программное обеспечение.

Программные средства современных информационных технологий в целом подразделяются на системные и прикладные.

Системные программные средства служат для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых. Их состав представлен на схеме 1.

Схема 1. Состав системного программного обеспечения.

Текстовые и диагностические программы служат для проверки работоспособности отдельных узлов компьютера и компонентов программно-файловых систем и устранения выявленных неисправностей.

С помощью антивирусных программ выявляются и по возможности устраняются вирусные программы, нарушающие нормальную работу вычислительной системы.

Операционные системы являются основными системными программными комплексами, выполняющими следующие функции:

- тестирование работоспособности вычислительной системы и ее настройку при первоначальном включении;

- обеспечение синхронного и эффективного взаимодействия всех аппаратных компонентов вычислительной системы в процессе ее функционирования;

- реализацию эффективного взаимодействия пользователя с вычислительной системой.

Командно-файловые процессоры (оболочки) позволяют организовать систему взаимодействия пользователя вычислительной системой на принципах, отличных от реализуемых операционной системой, с целью облегчения его работы или предоставления дополнительных возможностей (например Norton Commander).

Прикладные программные средства обеспечения управленческой деятельности включают в себя компоненты, показанные на схеме 2.

Схема 2. Состав прикладного программного обеспечения.

Системы подготовки секстовых документов предназначены для организации технологии изготовления управленческих документов и различных информационных материалов текстового характера. Они содержат:

- текстовые редакторы;

- текстовые процессоры;

- настольные издательские системы.

              Посредством систем подготовки табличных документов обработки финансово-экономической информации обрабатываются числовые данные, характеризующие различные производственно-экономические и финансовые явления и объекты, и составляются соответствующие управленческие документы и информационно-аналитические материалы.

              Системы управления базами данных предоставляют возможность создавать и хранить массивы данных большого объема, а также манипулировать ими.

              Личные информационные системы служат для информационного обслуживания рабочего места управленческого работника и по существу выполняют функции секретаря.

              С помощью систем подготовки графических материалов удается квалифицированно подготовить графические и текстовые материалы к демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях.

              Системы управления проектами предназначены для планирования и управления ресурсами различных видов при выполнении сложных научно-исследовательских и проектно-строительных работ.

              Экспертные системы и системы поддержки принятия решений служат для реализации технологий информационного обеспечения процессов принятия управленческих решений на основе применения экономико-математического моделирования и принципов искусственного интеллекта.

              Системы интеллектуального проектирования и совершенствования управления дают возможность применять CASE-технологии, ориентированные на автоматизированную разработку проектных решений по созданию и совершенствованию систем организационного управления.

На практике выполнение любой работы и решение любой проблемы всегда связано с использованием уже существующей и созданием новой информации. Важную роль при этом играют информационные процессы. Каждый информационный процесс имеет конкретную цель воздействия на информацию, может быть реализован определенным методом (или набором методов) на основе применения технических средств. В автоматических системах информационный процесс может быть реализован без участия человека. Однако в автоматизированных системах обязательным соисполнителем информационного процесса является человек.

Информационная технология представляет собой систему методов и средств реализации информационных процессов, а также способов использования этих средств. Так, например, современная информационная технология, ориентированная на процесс сжатия информации, предлагает:

- систему различных методов решения этой задачи (методы необратимого сжатия, которые чаше всего применяются к звуку или к изображению, или большое количество методов обратимого сжатия, используемого для сжатия текстов, и конкретизирующихся в виде статистических или словарных методов);

- современные программы-архиваторы, реализующие тот или иной метод сжатия (например, WinZip и WinRar, реализующие статистические методы сжатия);

- способы работы с программами-архиваторами, предлагающие удобный интерфейс, множество сервисных функций.

Информационная технология должна быть ориентирована на снижение трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышение их надежности и оперативности. В организационных системах применяют автоматизированные информационные технологии, т.е. человеко-машинные технологии. Из всех видов человеко-машинных технологий информационные технологии сферы управления предъявляет самые высокие требования к "человеческому фактору", оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений.

Информационные технологии многочисленны и многообразны. В литературе можно встретить различные типологические признаки, позволяющие упорядочить это множество. Среди них: по обслуживаемым предметным областям (бухгалтерский учет, банковская, налоговая, страховая деятельность и др.), по степени охвата задач управления (экспертная поддержка, поддержка принятия решений, электронная обработка данных и др.), по ориентации на вид обрабатываемой информации (текстовая, графическая, мультимедийная и др.) и другие. Наиболее распространенной является типология информационных технологий в соответствии с различием информационных процессов. При этом различают следующие типы технологий:

- сбора информации;

- передачи информации;

- накопления информации;

- обработки информации;

- хранения информации;

- представления информации;

- использования информации.

Конкретная информационная технология для своей реализации предполагает наличие:

- комплекса соответствующих технических средств, реализующих сам информационный процесс;

- системы средств управления техническим комплексом (для вычислительной техники это программные средства);

- организационно-методического обеспечения, увязывающего реализацию всех действий технических средств и персонала в единый технологический процесс в соответствии с назначением конкретного информационного процесса в рамках обеспечения определенной функции управленческой деятельности.

Управленческая деятельность основана на реализации всех перечисленных видов информационных технологий в соответствии с последовательностью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов, на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники.

Управление организациями основано на следующих процессах:

- получение информации и ее обработка;

- анализ, подготовка и принятие решений;

- выполнение решений;

- учет и контроль принятых решений.

Деятельность служб делопроизводства направлена на организационное и документационно-информационное обеспечение указанных процессов.

Делопроизводственные функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными документами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий. Реализация этой задачи позволяет повысить эффективность делопроизводственной деятельности и, как следствие, управления организацией.

Автоматизация делопроизводства преследует достижение следующих целей:

- в области работы с документами:

- повышение оперативности и качества работы с документами;

- упорядочение документооборота;

- создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

- создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли нтеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

- исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

- в области контроля над исполнительской дисциплиной;

- обеспечение контроля исполнения;

- обеспечение автоматизированного контроля прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправ¬ки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

- обеспечения автоматизированного упреждающего контроля своевременного исполнения документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

- обеспечения автоматизированного упреждающего контроля своевременного исполнения документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

- сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

- в области организации доступа к информации;

- обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме и их графических образов, а также всех сопутствующих документов (регистрационных карточек документов, приложений к ним, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу обеспечение оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Совершенствование системы документационного обеспечения управления на базе современных информационных технологий создает основу для единой информационной системы, охватывающей все подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:

- единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;

- создание сети, обеспечивающей движение потоков электронных документов между подразделениями организации;

- использование обшей для всех организаций системы индексации документов, общих справочников-классификаторов (таких как номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов.

              Существует два подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности на основе современных информационных технологий:

1) Совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий. Такой подход проще в реализации. Он может быть реализован как на конкретном компьютере, так и в рамках локальной сети. Он ориентируется на существующую структуру предприятия, связан с минимальной степенью риска, дает возможность сразу оценить эффект от внедрения новых информационных технологий. Он оправдан в малых и средних по размеру организациях, фирмах, при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не дают возможности эффективно использовать типовые решения. Нестабильность ситуации в обществе заставляет малые и средние организации "жить сегодняшним днем" и выбирать именно эту стратегию использования современных информационных технологий в своей системе управления;

2) комплексное внедрение информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации. Для его реализации используют специализированные комплексные информационные технологии. Он является наиболее эффективным способом решения проблемы в целом, однако требует наличия больших ресурсов (финансовых, людских и прочих), модернизации организационной структуры организации, продолжительного временного периода реализации. Такая стратегия характерна для крупных организаций. Каждая организация, учреждение, фирма проходит свой собственный путь с целью совершенствования документационного обеспечения управления на базе внедрения новых информационных технологий. Для мелких и средних предприятий целесообразен первый подход. Он является в настоящее время наиболее распространенным. В крупных организациях с устойчивыми бизнес-процессами эффективнее комплексное внедрение информационных технологий.

Заключение

              Успешное развитие современного бизнеса немыслимо без активного применения новейших информационных технологий. Успешность ведения бизнеса определяется квалификацией предпринимателя, знанием запросов потребителей и пониманием ситуации на рынке. Предприниматель активно работает с информацией. Он отбирает из множества потоков информации то, что соответствует его целям и способствует разработке или реализации предпринимательской идем. Знания предпринимателя превращаются в информационные сообщения, которые организуют производственные и торговые процессы, а также управляют бизнесом в целом.

              Предприниматель перемещает экономические ресурсы из области низкой производительности и доходов в область более высокой производительности и прибыльности. Именно поэтому предприниматели, следуя за изменениями деловой среды или предвосхищая их, меняют сферы своей активности. Интуиция и знания предпринимателя ведут его в новые, неизведанные области, где появляется возможность создать продукты для удовлетворения новых потребностей покупателей.

              Объединение сетей и построение глобальной информационной системы привело к созданию принципиально новой предпринимательской среды, появлению возможности объявить о своем бизнесе миру и включиться в мировое разделение труда. В этой принципиально новой предпринимательской среде происходит постепенное слияние компьютерных сетей информации с рекламой, телевидением, кино, телефонным и видеопереговорами.

              В современной экономике предприятие понимается как совокупность информационных, человеческих и технологических ресурсов и методов их взаимодействия, организованных для достижения стратегических целей. В автоматизированной информационной технологии предприятия все экономические факторы и ресурсы выступают в единой информационной форме – в виде данных. Это позволяет рассматривать, например, процесс принятия решения как информационную технологию получения, осмысления и преобразования данных. Автоматизированная информационная технология дает возможность легко манипулировать многократно укрупненными данными, не вдаваясь в подробности, с тем, чтобы корректировать стратегическую линию. И в то же время и так же легко автоматизированные информационные технология позволяет обрабатывать детальную первичную информацию для решения тактических вопросов.

Список литературы

1. Максимович Г.Ю. Автоматизация информационного обеспечения управления // Секретарское дело. – 2010 – № 11.

2. Годин В.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебное пособие – М.: Мастерство, 2005.

3. Черкасов Ю.М. Информационные технологи управления: Учебное пособие – М.: ИНФРА-М, 2008.

23