Индексирование документа. Кем определяются сроки исполнения документов? Кем осуществляется документационное обеспечение управления пре

Министерство образования Российской Федерации

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ОТКРЫТЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра «Экономики и управления в горной и металлургической промышленности»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине: «Документирование управленческой деятельности»

Тема «1.Индексирование документа. Кем определяются сроки исполнения документов? 2.Кем осуществляется документационное обеспечение управления предприятием?»

Содержание

Введение...........................................................................................................стр. 3

Глава 1. Регистрация и индексирование документов.

1.1   Понятие, назначение, принцип регистрации документов...........стр. 6

1.2   Индексирование документов........................................................стр. 10

1.3   Формы регистрации документов..................................................стр. 12

1.4   Сроки исполнния документов......................................................стр. 14

Глава 2. Общие вопросы организации письменных коммуникаций.

          2.1 Сущность документационной системы управления...................стр. 18

          2.2 Значение документационного обеспечения управления............стр. 20

          2.3 Документационное обеспечение управления на заре нового    века..................................................................................................................стр. 24

Заключение.....................................................................................................стр. 32

Список использованных источников и литературы...................................стр. 34
Введение

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений  и  конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических  и  тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления,   его эффективность  в  значительной  степени   базируются   на производстве   и потреблении информации. В современном обществе информация стала  полноценным ресурсом производства, важным элементом  социальной  и  политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности   управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение  всегда  базируется  на  информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы  аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая  информация представляется  в виде разного рода документов, исследования  показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование  и  передачу. 

По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно  означает  особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения   распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается  механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых  в  управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке  этой работы  приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За  счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое  движение и  исполнение  служебных  документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще  любая  работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий  процесс организации работы должен быть методически разложен на свои  составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех  же операций. Только в одних  организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный  работник управленческого аппарата  должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники,  отвечающие  за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами  современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов   в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность   работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей  организационную форму и перемещают во времени и пространстве.  Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

1 . Регистрация и индексирование документов

1.1 Понятие, назначение, принцип регистрации документов

Для обеспечения эффективного пользования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Информационно-поисковая система (далее ИПС) по документам организации создается для учета, поиска, хранения управленческих документов и содержащихся в них информации на основе следующих требований:

                  Полное и всестороннее раскрытие состава и содержания включенных в систему документов;

                  Обеспечение оперативного доступа к информации и документам;

                  Максимальное сокращение при необходимости обращения непосредственно к документам;

                  Обеспечение рациональной организации массива документов предприятия.

На предприятии создаются ИПС ручного, механизированного, автоматизированного типа.

Современная ИПС должна включать информацию практически обо всех документах, которыми располагает предприятие.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов.

Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате. Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления, так, если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, т.к. не подтвержден факт его поступления.

В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц.

Не подлежат регистрации документы, присланные для сведения и не требующие ответа.

Существенную помощь в определении такой категории документов может оказать перечень нерегистрируемых документов, который должен разрабатываться на каждом предприятии. Такой перечень является приложением к инструкции по делопроизводству, но может быть и самостоятельным документом. В этом случае он утверждается руководителем предприятия.

Не регистрируемые документы сразу же передаются в соответствующие службы, структурные подразделения или конкретным лицам.

На практике в настоящее время находят применение три системы регистрации документов.

                  Централизованная;

                  Децентрализованная;

                  Смешанная.

При централизованной форме все документы регистрируются в одном месте. Такая форма характерна для сравнительно небольших учреждений или фирм, в которых регистрацией занимается секретарь руководителя или должностное лицо в секретариате или в канцелярии.

В крупных учреждениях или компаниях, а так же в организациях с территориально разобщенными структурными подразделениями регистрация документов ведется децентрализовано. Децентрализованная форма регистрации предполагает наличие многих пунктов регистрации документов: канцелярии, секретарей структурных подразделений и т.д. В группе регистрации канцелярии регистрируются документы, адресованные руководству учреждения или предприятия, и важнейшие внутренние документы, например приказы. Все остальные документы регистрируются в структурных подразделениях работниками, отвечающими за делопроизводство.

Но, практика показывает, что наиболее эффективной среди систем регистрации, является последняя, смешанная система. При этом централизовано регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти, или направляемые в их адрес важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а так же предложения и жалобы граждан.

Специализированную документацию (учетно-финансовую, арбитражную, кадровую) регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

В условиях использования автоматизированной системы ДОУ предпочтение отдается централизованной регистрации в этом случае, во-первых, сокращается трудоемкость обработки документов в структурных подразделениях и, во-вторых, появляется возможность формирования единой автоматизированной информационно-поисковой системы по документам всего учреждения или предприятия.

При любой форме организации регистрации должен соблюдаться ее основной принцип – однократность. Он предполагает, что информация о документе фиксируется в избранной регистрационной форме лишь один раз. Однако однократный ввод информации должен обеспечить ее многократное использование в ходе учета документов, справочной работы, контроля за исполнением документов.

Должны регистрироваться документы, поступающие в организацию или отправляемые из нее по любым каналам связи: по почте, электронной почте, факсу. Место регистрации документов фиксируется в инструкции по делопроизводству.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другой он повторно не регистрируется.

При регистрации документов широко используют различные справочные материалы, которые разрабатываются предприятием:

   Список структурных подразделений с их условными обозначениями;

   Перечень подведомственных организаций, перечень постоянных корреспондентов с аналогичными данными;

   Классификатор вопросов (участков) деятельности организации и др.

Использование таких справочников может значительно упростить регистрацию документов.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от их вида, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности и по личному составу, служебная переписка, акты, обращения граждан и т.д.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам отдельно в пределах каждой группы. Данные на входящие, исходящие и внутренние документы заносятся в раздельные регистрационные формы.

1.2 Индексирование документов

Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Место простановки определяет ГОСТ Р 6.30-2003, реквизит 12.

Регистрационный индекс означает принадлежность документа к конкретной классификационной крупе и его порядковый номер внутри нее. Порядковый регистрационный номер является обязательным элементом индекса в пределах регистрируемого массива, как правило, за год.