Международная « Лига развития науки и образования  » ( Россия )

     Международная ассоциация развития науки,

     образования и культуры России ( Италия )

     « ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ »

     Волгоградский филиал

     КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

     по  дисциплине «Основы  документационного  обеспечения управления»

     тема  «Архивное хранение документов»

 
 
 
 

     Выполнила: студентка

     гр. М 301-05

     Кузнецова А. В.

 

     Проверил  преподаватель:

     Исмагулов В. К.

 
 
 

     Волгоград – 2008 г.

 

      План:

 
     

1. Введение
2. Экспертиза ценности документов
3. Описи дел
4. Оформление дел
5. Порядок передачи дел в архив
6. Хранение документов в электронном виде
7. Заключение.

 

      I. Введение

 

     Делопроизводство  составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

     Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

     На  предприятии существует следующая организационно - распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:

     – организационные документы;

     – распорядительные документы;

• информационно - справочные документы.

     На  предприятии существует также служба документационного обеспечения  управления (ДОУ), которая должна принимать  к обработке только правильно  оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

     Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы  организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

     В своей работе я рассмотрю вопрос по подготовке исполненных документов к архивному хранению, выясню, что включается в этот процесс, дам понятие следующим терминам:

• Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов;
• Описи дел;
• Оформление дел;
• Описание документов постоянного и долговременного хранения;
• Обеспечение их сохранности;

 

      II. Экспертиза ценности документов

 

     После того, как документы исполнены, они подлежат архивному хранению. Подготовка исполненных документов к архивному хранению и использованию включает:

• Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
• Описи дел;
• Оформление дел;
• Описание документов постоянного и долговременного хранения;
• Обеспечение их сохранности;
• Передачу дел в архив учреждения, то есть в ведомственный архив.

     (Ведомственным  называется архив, находящийся  в непосредственном подчинении  соответствующей организации, не  входящей в систему государственной архивной службы, или являющейся структурным подразделением организации). Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение. Но сначала экспертная комиссия организации должна произвести экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве производится при составлении номенклатуры дел.

     Номенклатура  дел – это систематизированный  перечень заводимых в организации  дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

     Типовая номенклатура дел составляется для  однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она  устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

     Примерная номенклатура дел устанавливает  примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием  их индекса и носит рекомендательный характер.

     Типовые и примерные номенклатуры дел  разрабатываются службами документационного  обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями.

     Работу  по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии.

     Номенклатура  для организации составляется службой  документационного обеспечения  на основе номенклатуры дел структурных  подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с  ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

     При составлении номенклатуры дел организации  следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с  указанными в них сроками хранения.

     Экспертиза  ценности документов постоянного и  временного сроков хранения должна проводиться  ежегодно.

     На  экспертные комиссии, кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов и т.п.

     В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

• постоянного хранения в государственных архивах;
• временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
• временного хранения (до 10 лет);
• подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

 

     III. Описи дел

 

     По  результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения (до 10 лет включительно).

     Описи дел постоянного, временного срока  хранения (свыше 10 лет) и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению  рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и согласовываются  с ведомственным архивом.

     Дела  временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены только после того, как описи дел  постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу  за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации.

     Опись является учетным документом и основной частью научно – справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный  поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный  архив, второй – прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий – остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

     На  дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному  составу составляются отдельные описи.

     Не  подлежащие сдаче на государственное  хранение дела с временным (до 10 лет  включительно) сроком хранения по истечении  установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению. Не допускается уничтожение  документов до полного истечения сроков их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный в них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. (Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1999 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2003 года).

     Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Пред архивная подготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел.

 

     IV. Оформление дел

 

     Оформление дела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив. Оформление дел производится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу.

     Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пере систематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

     Полное оформление дела предусматривает:

• перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающийся при формировании дела в течении года);
• нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;
• составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;
• составление заверительной надписи дела;
• подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 протокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

 

      V. Порядок передачи дел в архив

 

     В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения.