Формирование и хранение дел в делопроизводстве

Передача дел  из структурного подразделения в  ведомственный архив организации  осуществляется в соответствии с  графиком, составленным архивом. График приема-передачи дел согласовывается  с руководителями структурных подразделений  и утверждается руководителем предприятия. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного подразделения, сдающего документы.

Прием-передача дел в архив производится работниками  службы делопроизводства и архивистом. Дела постоянного срока хранения и сроком хранения более 10 лет должны приниматься работником архива в  присутствии ответственного должностного лица структурного подразделения, сдающего документы по описям.

После приема дел  на всех трех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о  его наличии. В конце каждого  экземпляра описи делают заверительную  надпись. В ней указываются (цифрами  и прописью): количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих  дел, дата приема-передачи, а также  подписи участников приема-передачи дел.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный  архив по номенклатуре дел организации (или структурного подразделения).

Сверенные с  описью дела подбираются и увязываются  в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров.