Формирование дел

Передача  дел  в  архив  осуществляется  по  графику,  составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем канцелярии (службы ДОУ). Прием каждого дела  производится  заведующим  архивом в присутствии работника структурного  подразделения.  При этом  на  обоих экземплярах описи против  каждого дела,  включенного в нее,  делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью  количество  фактически  принятых  в архив дел, номера  отсутствующих дел,  дата  приема-передачи  дел,  а  также  подписи заведующего  архивом  предприятия  и  лица,  передавшего  дела.  Вместе  с делами  в  архив  предприятия  передаются  регистрационные  карточки  на документы. Заголовок каждой карточки включается в опись. 

Экспертиза  ценности документов. 

Экспертиза  ценности  документов -  определение  ценности

документов  с  целью  отбора  их  на  государственное  хранение  и 

установления  сроков хранения.  Оптимальный  срок нахождения документов в делопроизводстве – 3 года. По  истечении  этого  срока  обычно  принимается  решение  о  дальней шей  судьбе  документа (оставить  для  дальнейшего  использования, уничтожить или готовить для архивного хранения). Экспертиза ценности  документов на  предприятиях  проводится:  при составлении  номенклатуры  дел;  при  формировании  дел  и  проверке правильности  отнесения  документов  к  делам;  при  подготовке  дел  к последующему хранению. 

Для организации  и проведения  экспертизы ценности документов на предприятиях  может  создаваться  постоянно  действующая  экспертная комиссия (ЭК).  Экспертиза  ценности  документов  ежегодно осуществляется в структурных  подразделениях  предприятия с привлечением соответствующих  специалистов.  Окончательное  решение  принимается руководителем предприятия.  Функции  и  права  экспертной  комиссии  предприятия,  а  также организация  ее  работы  определяются  положением,  которое  утверждается руководителем. 

Отбор  документов  для  постоянного  хранения  проводится  на основании  перечней  документов  с  указанием  сроков  их  хранения  и номенклатуры дел предприятия путем полистного просмотра дел. В делах постоянного  хранения  подлежат  изъятию  дубликаты  документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. 

По  результатам  экспертизы  ценности  документов  составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

При формировании дел необходимо  соблюдать  следующие  общие правила:  помещать  в  дело  только  исполненные,  правильно  оформленные документы в соответствии с  заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе  все  документы,  относящиеся  к  разрешению  одного  вопроса; группировать  в  дело  документы  одного  календарного  года,  за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного  хранения  и  временных  сроков  хранения;  помещать  в  дела машинограммы  на  общих  основаниях. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы 

1)Валова Л.Н. - Основы делопроизводства: М.: - 2002

2)Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.

3)Мандрица  В.М., Семенов М.В. Делопроизводство. Доументирование управленческой деятельности. Ростов н/Д: «Феникс», 2001.

4)Документы  и делопроизводство. Справочное  пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т.Лихачев,  А.Л.Райхцаум, А.В.Соколов. Сост. М.Т.  Лихачев. - М.: Экономика, 1991.

5)Пшенко  А.В. Делопроизводство и основные  нормативные требования к документам: Уч. пособие. - М.: Изд-во "Юридический  колледж МГУ", 1994.

6)Румынина  Л.А. Делопроизводство: Учебник. М., 2007.