Фондовая принадлежность и образование архивного фонда в таможенных органах

 

 

 

 

Содержание

Введение…………………………………………………………. 2

1.Определение фондовой принадлежности архивных документов и образование архивного фонда………………………………….. 3

2.Учет документов в архиве и их выдача……………………… 6

Список используемой литературы……………………………… 8

Приложение №1…………………………………………………. 9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Архивный фонд – это  совокупность архивных документов, исторически  или логически связанных между  собой и подлежащих постоянном хранению.

В архиве документы Архивного  фонда Российской Федерации и  другие архивные документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям - архивным фондам. По отношению к некоторым видам архивных документов допускается их нефондовая организация.

Работа посвящена разбору определения фондовой принадлежности и образованию архивного фонда в таможенных органах, а так же будет рассмотрен вопрос учета документов в архиве и их выдача.

Задачи, требующие подробного рассмотрения, следующие:

1. Определения фондовой принадлежности архивных документов.
2. Образование архивного фонда.
3. Учет документов в архиве.
4. Выдача документов из архивного фонда.

При написании  работы я руководствовался различной литературой, в том числе и последней редакцией приказа ФТС РФ от 01.03.2012 N 373"Об утверждении типовых положений о подразделениях документационного обеспечения таможенных органов".

 

 

 

 

 

 

1.Определение фондовой принадлежности архивных документов и образование архивного фонда.

 Определение  фондовой принадлежности документов  таможенного органа заключается  в отнесении их к фонду соответствующего таможенного органа.

При определении  фондовой принадлежности документов таможенного  органа учитывается следующее:

Входящие документы относятся к фонду того таможенного органа, которым они получены.

 Их фондовая принадлежность определяется по таким  элементам формуляра как

-адресат,

-регистрационный штамп,

-резолюции и отметки о направлении документов на исполнение,

-по содержанию документов;

Копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду того таможенного органа, который является их автором.

Их фондовая принадлежность определяется по

-подписям,

-делопроизводственным пометам,

-содержанию документов;

Документы внутреннего обращения относятся к фонду того таможенного органа, которым они составлены.

Их фондовая принадлежность определяется по

-названию таможенного органа,

-подписям,

-содержанию.

В случае ликвидации таможенного органа с передачей  его функций вновь созданному таможенному органу законченные  производством дела включаются в  фонд ликвидированного таможенного  органа, а незаконченные дела передаются для окончания производством таможенному органу - правопреемнику и включаются в фонд последнего.

Каждому архивному  фонду, поступившему в архив, присваиваются название и номер. Название фонда соответствует официальному названию организации-фондообразователя.

Архивный  фонд  вносится  в  список  фондов при  первом

поступлении  его  документов  в  архив.  Каждому  фонду  присваивается

очередной  номер  по списку фондов в хронологической  последовательности

его  поступления.  К  номеру фонда, подлежащего передаче на постоянное

хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный  соответствующим

государственным архивом после первой передачи ему  части фонда.

     Объединенному   архивному  фонду,  образованному   из фондов, ранее

учтенных   самостоятельно,   присваивается  один  из  номеров  фондов,

включенных  в состав объединенного.

Объединенный  архивный фонд

Если архивный фонд сформирован из документов последовательно сменявших друг друга таможенных органов и функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам, то такой архивный фонд называется объединенным.

Образование объединенных архивных фондов включает в себя

-перешифровку дел (изменение номеров фондов, описей),

-составление соответствующих учетных документов,

-размещение документов объединенного фонда в одном месте хранилища,

-при необходимости- новую систематизацию дел и пересоставление описей.

Название объединенного  архивного фонда состоит из обобщенного  названия включенных в него фондов.

 

Вывод: Разобрав вопрос №1 «Определения фондовой принадлежности архивных документов и образование архивного фонда»  мы выяснили, что определение фондовой принадлежности документов таможенного органа заключается в отнесении их к фонду соответствующего таможенного органа, а так же разобрали образование архивного  фонда, который  вносится  в список  фондов при первом поступлении  его  документов  в  архив.

 

 

 

 

 

 

 

2.Учет  документов в архиве и их  выдача.

Учет документов в архиве - это определение их количества и состава в установленных  единицах учета, фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах. Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Учет документов в архиве является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.  
Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, также описи дел и документов. 
Архив таможенного органа осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве таможенного органа, в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, и представляет учетные сведения в соответствующий государственный архив. 
Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра. Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива таможенного органа и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является таможенный орган; описи, единицы хранения. Номер архивного фонда присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов таможенного органа на постоянное хранение. 
Дела выдаются из хранилищ:  
-для использования должностными лицами таможенного органа, 
-во временное пользование для других организаций, 
-для проведения архивных работ с документами. 
Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами: заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный зал и должностным лицам таможенного органа: актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в том числе органам суда и прокуратуры, или для экспонирования документов. 
При выдаче дел из хранилища на место выданного дела подкладывается карта-заместитель, в которой указываются номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись должностного лица, выдавшего дело, с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается.

 

Вывод: В вопросе №2 «Учет документов в архиве и их выдача» мы рассмотрели требования, предъявляемые к учету документов в архивном фонде, а так же условия выдачи документов из хранилища и правила оформления процедуры выдачи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список Литературы:

1. Приказ ФТС РФ от 01.03.2012 N 373"Об утверждении типовых положений о подразделениях документационного обеспечения таможенных органов"

 

2. Т. Е. Шабанова. История и практика фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации//Отечественные архивы, 2009г.

 

3. А. В. Елпатьевский, Н. И. Химина. Фондирование документов современных организаций в государственных архивах России//Отечественные архивы, 2011г.

 

 

4. Приказ ФТС РФ от 18.10.2004 N 160

О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение  №1.

 

Форма акта об образовании объединенного архивного фонда таможенного органа.

 

Наименование таможенного органа

 УТВЕРЖДАЮ

 АКТ

 Наименование должности

____________ N ____________ руководителя таможенного

___________________________ органа

(место составления)

об образовании объединенного  Подпись Расшифровка

 архивного фонда подписи

 Дата

Фонды в составе ________________ N ______ в  количестве ___ ед. хр.

(название фонда)

__________________ N _______________ в количестве ________ ед. хр.

(название фонда)

__________________ N _______________ в количестве ________ ед. хр.

(название фонда)

__________________ N _________ в количестве _______ ед. хр. и т.д.

(название фонда)

 по состоянию на ________________________ в фонде N ____________ по

(дата начала работы)

 учетным данным числилось  ________________________________________.

 В процессе создания объединенного  архивного фонда сформирован  фонд

__________________________________________________________________

(название)

 в составе ______________ ед. хр., внесенных  в _____________ описи.

(количество) (количество)

 По состоянию на __________________________ в объединенном архивном

(дата завершения работ)

 фонде N _______ числится _____ описей, _____ дел (единиц хранения)

 за __________ годы.

 Проведены следующие виды  работ ___________________________________

(перечисляются виды проведенных

__________________________________________________________________

 работ, кроме описания документов)

Продолжение приложения 66

К описи составлен следующий  научно-справочный аппарат ____________

__________________________________________________________________

(предисловие, оглавление, указатели)

Работу выполнили _____________________ Подписи Расшифровка

(наименование подписей

 должностей)

Работу принял

 Наименование должности

 лица, ответственного за архив  Подпись Расшифровка

 подписи

 Дата

Опись одобрена ЭК таможенного органа

 протокол от __________ N ___________

Опись утверждена ЭПК архивного  учреждения

 протокол от ____________ N _________

Изменения в учетные формы внесены.

 Наименование должности

 лица, ответственного за архив  Подпись Расшифровка

 подписи

Дата