Документ.Способы документирования

v запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования"; 

v подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки; 

v поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно; 

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода. 

3.4 Хранение аудиовизуальных  документов 

Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) - негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект); фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток; фонодокументы и видеодокументы - оригинал и копия. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация: для кинодокументов - монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов; для фотодокументов - аннотация; для фонодокументов - сопроводительная документация; для видеодокументов - акты технического состояния. 

Электронные документы  принимаются на хранение в сопровождении  программных средств, позволяющих  их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации. 

Количество листов в деле и единиц хранения в составе  единицы учета аудиовизуальных  документов учитывается на основе их нумерации и фиксируется: 

v листов в деле - в листе-заверителе и в соответствующей графе описи дел, документов; 

v фотоотпечатков в фотоальбоме - во внутренней описи фотоальбома, а также в соответствующей графе описи фотоальбомов; 

v единицы хранения других аудиовизуальных документов - в соответствующих графах описей этих документов. 

v При учете единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов: 

v единицы хранения диафильмов располагаются по порядку номеров рулонов; 

v единицы хранения кинодокументов располагаются по элементам комплекта, внутри которого нумеруются по порядку номеров частей; 

v единицы хранения фонодокументов располагаются в порядке производственных номеров. 

Объем страхового фонда и фонда пользования  измеряется в единицах хранения/единицах учета, а также в: 

кадрах - для копий архивных документов на бумажной основе и фотодокументов; 

метрах - для копий кинодокументов; 

времени звучания - для копий фонодокументов; 

в мегабайтах - для  копий электронных документов. 

При этом отдельно учитываются страховые копии  уникальных документов и особо ценных документов и копии фонда пользования, отснятые с архивных документов на бумажной основе (раздельно на рулонной пленке и микрофишах); кинодокументов; фотодокументов; фонодокументов; видеофонограмм; электронных документов. 
 
 
 
 

 Заключение 

Всегда документ сначала надо создать, различны только способы его написания: ручкой, на пишущей машинке, компьютере. Служебный  документ создается для выполнения, прежде всего управленческой функции, и, следовательно, его надо передать для исполнения. 

Способы передачи документов также постоянно меняются: от гонца и фельдъегерской тройки до телеграфа, факса, электронной почты. Документ обязательно регистрируется для подтверждения факта получения  или создания документа в конкретный день, его учета путем внесения в регистрационную форму, что  позволяет впоследствии навести  по документу справку, проконтролировать  исполнение. Когда информация, содержащаяся в документе, принята к сведению, произведено какое-либо действие, принято  решение, отправлен ответ, документ выходит из оперативной работы и  попадает в папку для дальнейшего  хранения. Срок его хранения определяется ценностью информации, содержащейся в документе. 

Таким образом, все документы имеют общие  этапы прохождения и обработки  в организации. Но этот общий путь движения создаваемых в организации  документов и получаемых извне складывается из движения и работы с каждым документом в отдельности и напрямую зависит  от принятого в конкретной организации  процесса решения вопросов, поднятых и отраженных в данном документе. 

Получение организацией документов, как правило, централизованно. Но это было так, когда документы  поступали по почте, телеграфу, доставлялись курьером. С появлением факсов и  электронной почты документ может  быть, сразу получен отделом или  конкретным исполнителем минуя службу ДОУ. Таким образом, происходит процесс  децентрализации получения и  отправки документов, что может привести к потере контроля над ним. Следовательно, одна из задач при организации  электронного документооборота - обязательно  централизовать учет всей поступившей  документации. Эта задача легко решается объединением всех компьютеров в  единую сеть. 

Внедряемые сегодня  электронные системы пока что  затрагивают лишь типовые, общие  этапы обработки документов: получение, регистрацию, контроль, передачу документов, хранение, т.е. те процессы, которые  являются общими для всех документов и которые могут быть централизованы. Но автоматизация будет полной только тогда, когда будет определен  не только общий документопоток, но и движение каждого документа, выполняющего типовую функцию. 

В заключение следует  подчеркнуть, что любой вид материального  носителя информации имеет свои достоинства  и недостатки. Способы документирования информации и формы передачи информации модернизируются, становятся всё более  удобными в использовании. 
 
 
 

 Список используемой  литературы

1. Федеральный  закон от 29 декабря 1994 г. 

2. № 77-ФЗ "Об  обязательном экземпляре документов". 

3. Постановление  администрации г. Красноярска от 30 декабря 2004 г. № 610 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Красноярска". 

4. Приказ Министерства  культуры и массовых коммуникаций  РФ от 18 января 2007г. №19" Об утверждении  Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов  Архивного фонда Российской Федерации  и других архивных документов  в государственных и муниципальных  архивах, музеях и библиотеках,  организациях Российской академии  наук". 

5. Государственный  стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".6. Журнал "Делопроизводство", 2007 № 4, 6, 8. 

7. Поисковая  система "Консультант +".8. Информационно-правовое  обеспечение "Гарант".