Документооборот в организации

Документы – это основные информационные ресурсы  любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы  обеспечивают информационную поддержку  принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все  бизнес-процессы. Документооборот –  это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой  и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих  при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях –  полностью парализовать работу организации.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно  важен для правильной организации  финансового и управленческого  учёта

Закрытое  акционерное общество производственная фирма «СКБ Контур» была образована в 1988 году. Компания уверенно развивалась  в условиях высокой конкуренции  и на сегодняшний день относится  к одной из самых успешных на рынке  программных продуктов для бухгалтерии  и отдела кадров.

Благодаря постоянному разнообразию ассортимента, демократическим ценам и высокому уровню обслуживания компания занимает твердые позиции в своем сегменте

За годы работы компания «СКБ Контур» накопила богатый опыт, завоевала статус надежного  партнера среди своих клиентов, а  сотрудники приобрели необходимый  профессионализм. Все это позволяет  удовлетворять разнообразные запросы  наших партнеров, обеспечивать конкурентные цены и качественное обслуживание

Предприятие является юридическим лицом, имеет  обособленное имущество, самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, печать со своим наименованием, бланки, фирменное наименование, товарный знак (знак обслуживания).

Предприятие несет ответственность, установленную  законодательством РФ, за результаты своей производственной и финансовой деятельности и выполнение обязательств перед собственником имущества, поставщиками, потребителями, бюджетом, банками и другими юридическими и физическими лицами

Документационное  обеспечение управления в ЗАО ПФ «СКБ Контур» осуществляется Общим отделом.

Организация работы с документами в ЗАО ПФ «СКБ Контур» включает в себя рациональный определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо  отметить, что основу правильной организации  работы с документами составляет четкое разделение функций  и вытекающих из них обязанностей между работниками  предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Под объемом  документооборота ЗАО ПФ «СКБ Контур» понимается количество документов, полученных и созданных предприятием за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности

В документационном обеспечении предприятия выделяют три группы документов:

-поступающие (входящие);

-отправляемые (исходящие);

-внутренние.

Наиболее  распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое  количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.

Из отделов  предприятия, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие отчеты о проделанной работе.

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98, это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности ЗАО ПФ «СКБ Контур», оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4.

Применяются следующие виды бланков:

-бланк предприятия для письма;

-общий бланк для всех других видов документов

Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Внутренние  документы ЗАО ПФ «СКБ Контур» оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название предприятия, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются на анализируемом муниципальном предприятии при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2007.

Сотрудники  Общего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти.

Порядок работы с входящим документами

Прием всей входящей корреспонденции и  вся последующая обработка в ЗАО ПФ «СКБ Контур» осуществляется секретарем-референтом данного предприятия, входящим структурно в Общий отдел.

Конверты  от поступающих документов, в том  числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя директора, передается его секретарю.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы  регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с  целью распределения поступивших  документов на требующие обязательного  рассмотрения руководством и правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в Общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Корреспонденция, поступившая на имя директора  ЗАО ПФ «СКБ Контур» передается его секретарю. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю. Рекомендуется наделить секретаря дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов.

Для этого  необходимо составить классификатор  вопросов деятельности с указанием  исполнителей по каждому вопросу. Это  нужно сделать для того, чтобы  одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

После рассмотрения документов  директор ЗАО ПФ «СКБ Контур» наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими требованиями подлинник  должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В ЗАО ПФ «СКБ Контур» подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии.

Порядок работы с исходящими документами

Отправляемые  предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

-составление проекта документа исполнителем;

-проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

-отдела предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в  одном экземпляре.

В ЗАО ПФ «СКБ Контур» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом данного предприятия. Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий  документ передается секретарю-референту для регистрации.

Для регистрации  исходящих документов требуются  следующие данные:

-порядковый номер документа, включающий номер дела;

-адресат (корреспондент);

-краткое содержание или заголовок;

-отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

-исполнитель;

-примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Регистрация документов

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о  документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».

Задачи  регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам муниципального предприятия, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Правила организации регистрации описаны  в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается, прежде всего, как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

На исходящих  документах ЗАО ПФ «СКБ Контур» проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями. Он располагается в верхнем левом углу первого листа и  состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В ЗАО ПФ «СКБ Контур» номенклатура дел находится в стадии разработки и номер по ней в индекс не входит.

В ЗАО ПФ «СКБ Контур» регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя ЗАО ПФ «СКБ Контур».

Организация контроля исполнения документов

Контроль  исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

Целью контроля является

-напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

-получение информации о ходе и результатах исполнения;

-занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;

-регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;

-снятие документов с контроля по указанию руководителя