Документооборот и его этапы

        - помещать в дела ксерокопии  факсограмм, телефонограмм и электронных  документов на общих основаниях;

        - в дело не должны помещаться  документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

        - по объему дело не должно  превышать 250 листов.

        Полное оформление дела предусматривает:

        - оформление реквизитов обложки  по установленной форме;

        - нумерацию страниц;

        - составление заверительной надписи;

        - составление в необходимых случаях  внутренней описи дела;

        - подшивку или переплет;

        - внесение необходимых изменений  в обложку.

        На обложке дела указываются  реквизиты:

        - наименование федерального органа  исполнительной власти (организации);

        - наименование структурного подразделения;

        - номер (индекс) дела;

        - заголовок дела;

        - дата дела (тома, части);

        - количество листов в деле;

        - срок хранения дела;

        - архивный шифр дела.

        Реквизиты на обложке дела  оформляются следующим образом:

        - наименование организации указывается  полностью в именительном падеже, в скобках после полного наименования  дается официально принятое сокращенное  наименование организации;

        - наименование структурного подразделения  записывается в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти (организации);

        - номер дела - это цифровое обозначение  (индекс) дела по номенклатуре  дел;

        - заголовок дела переносится  на обложку из номенклатуры  дел;

        - дата дела - это год заведения и окончания дела в делопроизводстве. 

        5. Подготовка и передача дел в архив.

       В архив дела передаются с исполненными документами постоянного и временного сроков хранения и дела по личному составу. Их передача осуществляется только прописям дел.

        Дела временного (до 10 лет) сроков  хранения в архив, как правило,  не передаются. Они хранятся в  структурных подразделениях и  по истечении срока хранения  уничтожаются в установленном  порядке.

        Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ организации.

        В период подготовки дел для  передачи сотрудник архива предварительно  проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены лицами, передающими дела.

        Прием каждого дела производится  работником архива по описи,  в присутствии лица, сдающего  дела. При этом на обоих экземплярах  описи против каждого дела, включенного  в нее, делается отметка о  наличии дела. В конце 

каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лиц, сдающих и принимающих дела.

        Вместе с делами в архив  передаются регистрационные картотеки  на документы, программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

        В случае ликвидации или реорганизации  структурных подразделений организации  лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив по описям и номенклатуре дел.

                         СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ.       

1. Документы и делопроизводство: Справ. пособие / Г.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев и др. - М.: Экономика, 2001.
2. Документационное обеспечение управления: учебник / В.С. Соколов – М.: ФОРУМ, 2007.