Документирование

     К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок  допускается не указывать.

     19.  Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». На контроль, как правило, ставятся входящие документы, имеющие резолюцию руководителя организации, и внутренние распорядительные документы. Суть контроля в делопроизводстве — обеспечить своевременность реакции исполнителя на указание руководителя. Службой контроля исполнения документов обычно контролируется срок исполнения документа, а качество исполнения контролирует сам руководитель. Поэтому для обеспечения контроля исполнительской дисциплины необходим четко указанный руководителем срок исполнения документа. Контроль может включать этап напоминания о приближающимся сроке исполнения документа, предполагать возможность корректировки срока руководителем, если исполнитель представляет убедительные аргументы для переноса сроков. При этом о корректировке исполнитель должен позаботиться заблаговременно, а не после окончания срока исполнения. Контроль исполнения может осуществляться с использованием журналов регистрации, регистрационно-контрольных карточек, упорядоченных в соответствующих картотеках по срокам и исполнителям, и с использованием вычислительной техники, например, электронных таблиц и систем автоматизации процессов делопроизводства.

     20.  Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

     Тексты  документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

     В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывают  их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный  номер документа, заголовок к  тексту.

     Если  текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно  разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабским-и цифрами.

     21.  Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

     Приложение: на 5 л. в 2 экз.

     Если  письмо имеет приложение, не названное  в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

     Приложение 1. Положение об Управлении регионального  кредитования на 5 л. в 1 экз.

     Приложение 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального  кредитования на 7 л. в 2 экз.

     Если  приложения сброшюрованы, то число  листов не указывают.

     Если  к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

     Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

     22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

     Вице-президент

     Ассоциации  региональных предприятий Личная подпись  А. А. Борисов

     или на бланке:

     Вице-президент Личная подпись А. А. Борисов

     Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной  строки. Например:

     Исполнительный  директор

     ЗАО «Партнер» Личная подпись Н. А. Федоров

     При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи  не указывают.

     23. Гриф согласования документа со сторонней организацией состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

     СОГЛАСОВАНО

     Ректор  Финансовой академии

     при Правительстве Российской Федерации 

     Личная  подпись А. Г. Грязнова

     Дата

        24. Внутреннее согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

     Руководитель  юридического отдела

     Личная  подпись А. С. Орлов

     Дата

     Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

     Возможно  оформление виз документа на отдельном  листе согласования.

     Допускается, по усмотрению организации, полистное  визирование документа и его  приложений.

     25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

     Чтобы печать не затрудняла восприятие всех своих элементов, а также элементов  подписи, она ставится таким образом, чтобы ее ободок касался трех последних букв в наименовании должности лица, подписавшего документ. Если наименование должности состоит из двух и более слов, ободок печати может касаться последнего слова в наименовании должности.

     Документы заверяют печатью организации.

     26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверптельную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копню; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:

     Верно

     Инспектор службы кадров Личная подпись Т. С. Левченко

     Дата

     Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

     27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу

     28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

     29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.  Это, по сути дела, регистрационный номер, присваиваемый входящему документу вашей организацией согласно принятой у вас системе регистрации документов, и дата поступления. Этими сведениями вы включаете «чужой» по происхождению документ в ваше информационное поле.

     30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. 

2.2. Требования к бланкам документов 

Конкретный набор  реквизитов для каждого документа  определяется его 

видом и разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными  для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К  обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа. 

2.3. Правила машинописного оформления документов 

          Основные правила при оформлении документов:

- текст документа  печатается через 1,5 межстрочных интервала;

- первую строку  каждого абзаца текста следует  печатать, отступив на 5 знаков от  границы левого поля;

- реквизиты (кроме  текста), состоящие из нескольких  строк, печатают через один  межстрочный интервал;

- реквизиты документа  отделяют друг от друга 2-3 межстрочными  интервалами;

- расшифровку  подписи в реквизите "Подпись"  печатают на уровне последней  строки наименования должности  без пробела между инициалами  и фамилией;

- если заголовок  к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать  до границы правого поля;

- точку в конце  заголовка не ставят;

- в документах, оформленных на двух и более  листах, нумеруются второй и последующие  листы;

- номера страниц  проставляются посередине верхнего  поля листа арабскими цифрами  без слова "страница" на расстоянии  не менее 10 мм от верхнего  края листа. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

     В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное целесообразное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами), причем эти сведения, мнения, команды Могут передаваться разными способами, в том числе машинным.

     Важнейшим носителем информации является документ. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства» в широком смысле. Документ - это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. ГОСТ Р 51141-98 дает современное определение термина «документ». «Документ: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Реквизит документа (текст, адрес, подпись) - обязательный элемент оформления официального документа; идентификация означает отождествление (опознание) приведенной информации по реквизитам документа, оформленным в соответствии с установленными требованиями. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Литература 
 

1. Автоматизация  кадрового учета/ Винокуров М.  А. и др. — М.: ИНФРА-М,2001.

2. Алексенцев А. И. Конфиденциальное делопроизводство // Управление персоналом. 2003.

3. Альбом  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету  труда и его оплаты, утв. Постановлением  Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26.

4. Грудцына Л. Ю. Регистрация юридических лиц. Практические рекомендации. М.: Бератор-Пресс, 2003.

5. Делопроизводство  в органах исполнительной власти. М.: ПРИОР, 2001.

6. Инструкция  по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти, утв. Приказом федеральной архивной  службы России от 27 ноября 2000 г.  № 68 // Делопроизводство в органах  исполнительной власти. М.: ПРИОР, 2001. С. 38-39.