Документирование управленческой деятельности

     По своей сути протокол является конспектом совещания. Он может стать основой для обсуждения вопросов, поднимаемых на следующей встрече. Из этого документа отсутствующие на совещании смогут почерпнуть ценную информацию (ими могут быть ответственные исполнители, которые не были приглашены на обсуждение). Поэтому при составлении протокола в него необходимо включить следующие моменты:

     — дату и время проведения рабочего совещания;

     — участников;

     — повестку дня и ее исполнение;

     — принятые решения;

     — намеченные действия;

     — ответственных исполнителей;

     — срок исполнения.

     Протокол  ведется во время совещания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников совещания. Основным профессиональным качеством секретаря должно быть умение слушать, которое в настоящее время является недооцененным качеством. Большинство людей на совещании очень часто начинают говорить разом. Из всех слов, которыми мы пользуемся, только малая часть несет объективную информацию, которую стоит фиксировать в документе. Многие люди обрамляют свои мысли словами, выражающими их чувства к слушателям или отношение к группе. Чтобы выделить из такого словесного потока суть, требуется значительная концентрация внимания, а также знание основных бизнес-процессов организации. Дадим ряд рекомендаций тому, кто протоколирует:

     — воспринимайте факты и идеи, а не только слова;

     — прислушивайтесь к словам о действиях: выполненных, предполагаемых или одобренных;

     — отмечайте слова, которые говорили бы о возможных переменах;

     — не стесняйтесь уточнять у присутствующих, если не уловили или не поняли принятого в ходе активного обсуждения решения или предстоящего действия;

     — перед тем, как перейти к следующему пункту обсуждения, подводите итог предыдущего. При этом, как правило, председатель просит зачитать вслух проект решения и, в случае необходимости, вносит в него коррективы (следует отметить, что если для проведения совещания была создана рабочая группа, то именно она и должна готовить проект решения), а в задачу секретаря входит лишь фиксация принятого решения в проекте протокола.

     Оформление  протокола имеет ряд особенностей. Если оно продолжалось несколько  дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания. Номером протокола является порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

     Протокол  подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления.

     К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.

     Как правило, время, которое отводится  на подготовку протокола, зависит от вида совещания и должно быть закреплено в локальных нормативных актах предприятия. Обычно протокол окончательно оформляют в течение нескольких часов после совещания или же на следующий день, пока в памяти свежи воспоминания о ходе обсуждения у секретаря, председателя и всех присутствующих.

     Всем участникам совещания необходимо разослать копию протокола, а ответственным исполнителям по конкретным вопросам, не присутствовавшим на совещании, выписку из протокола, которая включала бы лишь необходимую для выполнения поручения информацию. Образец оформления выписки из протокола производственного совещания приведен в Приложении 4. Сроки рассылки копии протокола участникам совещания или выписки из протокола должны быть определены в локальных нормативных актах предприятия.[2, с.99]

     Как правило, копия протокола делается путем изготовления ксерокопии с оригинала протокола, подписанного председателем и секретарем совещания. При этом в верхнем правом углу документа ставится штамп «КОПИЯ», а не «КОПИЯ ВЕРНА», как это делается во многих организациях, а в конце протокола делается заверяющая запись в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003: при заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. При этом лицо, имеющее право заверения копий протоколов, должно быть наделено такими полномочиями локальными нормативными актами предприятия, например, это может быть отражено в Инструкции по делопроизводству.

     Копию протокола допускается заверять печатью организации, определяемой по ее усмотрению. Но, как правило, печать на копиях документов, используемых внутри организации, не ставится. Если вы изготавливаете копию многостраничного протокола, то отксерокопированные листы документа сначала необходимо прошить, а заверительная надпись в этом случае делается на оборотной стороне последнего листа документа. На практике многостраничные копии, используемые только внутри организации, не прошиваются.

     Контроль бывает сроковый и по существу. Ответственность за сроковый контроль возлагается на службу делопроизводства, а контроль по существу осуществляет непосредственный руководитель. На очередном совещании можно проинформировать сотрудников о выполнении решений предыдущего совещания.

     В соответствии со ст. 5 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (2000 г.), устанавливаются следующие сроки хранения протоколов:

     — протоколы коллегиального исполнительного органа организации (коллегии, совета, дирекции, Правления и др.) — постоянно;

     — протоколы научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (комитетов, комиссий, советов и др.) — постоянно;

     — протоколы совещаний у руководителя организации — постоянно;

     — протоколы собраний трудовых коллективов организации — постоянно;

     — протоколы собраний структурных подразделений организации — 5 лет ЭПК;

     — протоколы общих собраний акционеров, пайщиков — постоянно.

     Большая часть протоколов имеет постоянный срок хранения, что обусловливает всю важность работы с данным видом документа на предприятии. Поэтому важным является не только архивное хранение, но и организация оперативного хранения протоколов на предприятии в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.[1, с.142] 

     Заключение

     Подводя итог всему вышесказанному, хотелось бы еще раз обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих подчиненных, получать все необходимые сведения от них, принимать своевременно правильное решение. Анализируя эффективность подготовки к деловому совещанию с психологической точки зрения, Е.Г. Молл считает, что чаще всего руководители допускают такие ошибки, как отсутствие системы в подготовке и проведении совещаний, излишняя централизация при принятии решения, превращающая низовые звенья управления в формальных исполнителей и лишающая их инициативы, отсутствие конкретной сущности в принятых решениях, которые проходят часто под рубрикой "разобраться", "просить" и т.п.[5]

     Как видно из курсовой работы, совещание - процесс сложный и при его  подготовки необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей  и правил. Объективная же реальность в настоящее время заставляет всех руководителей организаций поворачиваться лицом к проблеме повышения эффективности своей работы, продуктивного использования каждой минуты рабочего времени. [6]

     В ходе курсовой работы были решены следующие  задачи:

• Рассмотрены понятие, сущность и типы деловых совещаний;
• Разобран процесс подготовки совещания: формирования повести дня, определения состава участников совещания, подготовки необходимых документов, выбора помещения для совещания;
• Рассмотрен процесс составления протокола совещания.

     Успех совещания на 90% зависит от качества его подготовки. Любое, даже самое короткое совещание, от предварительной проработки только выиграет. 
 

     Список  использованных источников и литературы

1. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) [Текст]: учебник / Т.В. Кузнецова.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.
2. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство [Текст]: Учебное пособие / М.В. Кирсанова. – М.: ИНФРА-М, 2002.
3. Круглянская, Л.Я. Настольная книга секретаря [Текст]: Справочник / Л.Я. Круглянская. – М.: Прогресс, 2003.
4. Орлов, А.И. Менеджмент [Текст]: Учебник / А.И. Орлов. – М.: Знание, 1999
5. Ребник, С.Б. Деловое общение: Психологические аспекты [Текст]: учебник / С.Б. Ребник. – М., 2000
6. Чернышева, Л.И. Деловое общение [Текст]: учебник / Л.И. Чернышева. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение 1

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение 2 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение 3