Документирование управленческой деятельности

Содержание  

1. Реквизит «подпись» обладает особой юридической силой.---------------2
2. Где располагается и из каких элементов состоит данный реквизит?--2
3. В каких случаях происходит согласование документа.-------------------6
4. Варианты согласований.----------------------------------------------------------8

 

 

1. Реквизит  «подпись» обладает особой юридической  силой.

     Юридическая сила документа обеспечивается установленным  для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа.

     Реквизит (лат. requisitum — требуемое, необходимое) — совокупность обязательных данных, без которых документ не может  быть основанием для учета и не имеет юридической силы. Это обязательные данные, установленные законом или  положениями для деловых документов. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ по назначению. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление. Состав и правила оформления реквизитов определяется ГОСТом Р6.30-2003. 
 

      2. Где располагается и из каких элементов состоит данный реквизит? 

Подпись - обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного.

     В состав реквизита “подпись” входят:

1. наименование должности лица, подписавшего документ;
2. личная подпись;
3. расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

     Например:

     Директор                    подпись    А.В. Рогов 

     Должность лица, подписавшего документ, указывается  полностью, если документ оформлен не на бланке, например:

     Директор  ЗАО “РЕАЛ+”       подпись    А.И. Смелов 

     При оформлении документа на бланке организации  должность указывается сокращенно, например:

     Директор                   подпись    А.И. Смелов 

     При подписании документа несколькими  должностными лицами, составные части  реквизита “подпись” располагают последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью, например:

     Директор                     подпись     И.Г. Орлов

     Главный бухгалтер            подпись     Н.Н. Зотова 

     При подписании документа несколькими  равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне, например:   

     Директор  АО “ДИЗ”               Директор 000 “ГЭЗ”

     подпись   Г.К. Лан                     подпись      И.В. Розов  

     Если  руководитель, подпись которого предусмотрена, отсутствует, документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица, с указанием его фактической должности и фамилии.

     При этом не допускается ставить предлог “За”, надпись от руки “Зам.” или косую черту перед наименованием должности.   

     В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).

     Документы коллегиального органа (Совета учредителей, Общего собрания участников АО) подписываются председателем этого органа и секретарем.

     Реквизит  “подпись” проставляется после реквизитов “текст”, “приложение” и печатается следующим образом:

1. должность указывается от границы левого поля;

2. расшифровка подписи после 48 печатных знаков от границы левого поля (см. рис.1).

 

     3.  В каких случаях происходит согласование документа.

     Лучшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования – повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.

     Согласование  – не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

     Обычно  считают, что согласование документов – прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования – время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.

     Участвуя  в процедуре согласования, сотрудник  организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих  целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.

     Согласование  способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского  взаимодействия, т.к. в регламентированной процедуре на первый план выступают  отношения и роли (функции подразделений) в рамках общего трудового процесса, создаются доброжелательная рабочая среда и позитивный стиль общения. Эта процедура помогает также формировать обязательность и уважение интересов друг друга, честность в принятии решений (правило «честной игры»). Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает руководитель, всегда «работают» на формирование его личного стиля управления, его «образа» как руководителя и лидера, показывают ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения – безупречно изложены и оформлены.

     Система согласования документов в значительной степени формирует и исполнительскую  дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений – не контроль исполнения, который представляет собой  «последующий» контроль, а планирование исполнения, т.е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.

     4.Три «золотых» правила согласования

     Обратим внимание на правила организационного поведения, которые составляют основу для разработки процедуры согласования документов и в делопроизводственном (технологическом), и в управленческом аспектах. Изучение лучших практик современных организаций показывает, что именно эти правила можно назвать собственно «правилами согласования».

     Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки (разработки) документа.

     Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.

     Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.

     Пример 1

     Получена  виза службы делопроизводства: «Согласовано с замечаниями. Необходимо правильно оформить заголовочную и оформляющую части проекта договора, а в преамбуле исправить номер доверенности подписанта». Инициатор согласования проекта договора обязан устранить эти замечания по оформлению.

     Но  подразделения – участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.

       Пример 2

     Служба  главного бухгалтера не может проставить визу «Не согласовано» из-за выявленных ею грамматических ошибок в тексте, поскольку прямая зона ответственности данной службы – обеспечение правильности бухгалтерского и налогового учета. А в требованиях к оформлению реквизитов документов и грамматической правильности текста служба делопроизводства и служба главного бухгалтера всегда найдут взаимопонимание.

     Эти правила согласования должны соблюдаться  на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.