Документирование и документооборот – две составляющие делопроизводства

     Справочная картотека составляется из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных подразделений или направления деятельности в организации. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий, услуг и т.д.). Отдельно ведется картотека обращений граждан (предложений, заявлений, жалоб). Отдельная картотека по тематическому признаку заводится на законодательные, нормативные и распорядительные документы.

     Значительно расширяет возможности информационно-справочного обслуживания автоматизированная система регистрации. Современные системы управления базами данных (СУБД) позволяют составлять запросы и получать ответы по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа [2; с. 219].

     Аналогично осуществляется и поиск самих документов. Поиск может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке: входящий номер документа, дата поступления документа, вид документа, корреспондент, территория, исполнитель документа, исходящий номер документа, дата отправления документа и т.д. Соответствующие значения полей либо вводятся с клавиатуры либо (для классифицируемых значений) выбираются из соответствующего списка (вид документа, исполнитель и т.п.).

     Справка может выдаваться:

• по конкретному документу (где находится, стадия подготовки, результат исполнения, место хранения);
• теме или содержанию (конкретный документ, группа документов);
• корреспонденту (конкретный документ, все документы автора, все документы автора по определенному вопросу, все документы автора за определенный период);
• региону, стране, области, городу.

     Поиск может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости – архивной базе данных (документы предшествующих лет).

     При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме. В случае поиска неисполненного документа результатом является информация, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ [2; с. 221].

8. Отправка документов

     Обработка и отправка исходящих документов проводится службой документационного обеспечения управления (ДОУ), или секретарем-референтом (секретарем), или экспедицией (экспедитором).

     Получив документ к отправке, проверяют правильность его оформления:

• наличие подписи;
• наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, то проставляют);
• наличие заголовка;
• правильность адресации;
• наличие адреса, если документ предназначен разовому корреспонденту;
• наличие всех листов в документе и указанных приложений.

     Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу [4; с. 145]. Если документ оформлен неправильно или является некомплектным, то он возвращается исполнителю на доработку.

     При отправке документа по почте он вкладывается в конверт; документы, направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт. Конверты адресуются и маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты готовятся заблаговременно. Все оформление проводится в строгом соответствии с требованиями почтовых правил.

     В последние годы [1; с. 139] с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.

     Передача информации с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу и повышает надежность доставки.

     Однако не следует забывать, что при передаче документов по электронной почте возникает несколько проблем: удостоверение достоверности подписи, применение специальной программы «электронной подписи» и заключение специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.

     Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

• составление проекта исходящего документа;
• визирование проекта документа;
• проверка правильности оформления проекта документа;
• подписание документа руководителем;
• регистрация документа (журнал, РК, персональный компьютер);
• проставление номера на документе;
• проверка правильности адресации;
• отправка документа адресату;
• подшивка второго экземпляра (копии) в дело [1; с. 141].

III. Заключение

     Делопроизводство (или документационное обеспечение управления) сегодня стало важнейшим инструментом эффективного управления. В современном обществе взаимосвязи между органами государственного управления и предприятиями, с одной стороны, и частными лицами – с другой, а также предприятиями между собой осуществляются с помощью обмена документацией, в которой фиксируются все важнейшие управленческие решения.

     Делопроизводство или система документооборота, распространяется на практическую деятельность как лиц, управляющих документами, так на любых других лиц, создающих или использующих документы в ходе деловой деятельности.

     Управление документами в организации включает следующие задачи: принятие политики или стандартов в сфере управления документами; распределение ответственности/полномочий по управлению документами; установление/распространение процедур, руководящих указаний; предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами (делопроизводству), их использованию; интегрирование управления документацией в системы деловой деятельности.

     Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом, а также важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет предприятием защищать или сохранять их в качестве доказательства действий. Система делопроизводства или система документооборота позволяет создать ресурс информации о деятельности организации, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные управленческие решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам.

     Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску, использованию информации (знаний) для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение — это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу). Для человека, вне сферы служебной деятельности, чаще всего используется устная информация, не закрепленная письменно на каком-либо носителе (на бумаге, на дискете). Лишь при необходимости человек пользуется письменной информацией: пишет письма, получает требующиеся ему документы в различных учреждениях/ на предприятиях (паспорт, трудовую книжку, диплом, рекомендательное письмо а так же любой другой документ...).

     Служебная деятельность человека в любой сфере (производственной, посреднической, торговой, медицинской, научной и др.), напротив, требует преимущественно письменной информации, которая может служить подтверждением конкретных фактов, событий при деловом общении, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров, рассматриваемых в судах. Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом (а значит частью документооборота или делопроизводства), а сам процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности или созданием документов.

     Отдельные документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и других информационных системах) образуют информационные ресурсы страны. Удовлетворение информационных потребностей граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, общественных объединений требует создания соответствующих условий, обеспечения гарантий реализации предоставляемых законодательством прав.

     Поэтому вполне логично можно прийти к выводу, что самой важной частью функционирования любого предприятия является ведение его документов.

     Делопроизводство постоянно расширяется, включая всё больше и больше различных направлений. Кадровое делопроизводство, архивное делопроизводство, обработка входящей или исходящей документации, всё это лишь малая часть понятия делопроизводства. Канцелярия, секретариат, кадровая служба, архивариусы, делопроизводители, менеджеры по персоналу, табельщики – все сотрудники, которые работают в сфере делопроизводства. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список использованной литературы 

1. Басаков М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): уч. пос. – М.: Изд. «Дашков и К°», 2009.
2. Ивасенко А. Г. Информационные технологии в экономике и управлении: уч. пос. – М.: КНОРУС, 2008.
3. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. В. А. Кудряева. – М.: ИНФРА-М, 2008.
4. Охотников А. В., Булавина Е. А. Документоведение и делопроизводство: уч. пос. – М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д, 2009.
5. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: уч. пос. для студентов вузов. – М.: ИНФРА-М, 2009.
6. Филиппов С.С. Документационное обеспечение управленческой деятельности в организациях: уч. пос. – М.: КНОРУС, 2010.