Министерство  образования и науки Российской Федерации

(МИНОБРНАУКИ  РОССИИ)

Федеральное государственное образовательное  учреждение

Среднего  профессионального образования 

«Южно-Сахалинский  промышленно-экономический техникум» 
 
 
 
 
 

ДОКУМЕНТАЦИЯ  ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по дисциплине: Документационное обеспечение управления 
 

                                                Исполнитель:

                                                Пугач Татьяна Сергеевна

                                                студентка заочной  формы

                                                обучения, гр. ЗД-0901, 

                                                Руководитель:

                                                Дубровина Елена  Анатольевна,

                                                преподаватель 

                                                Оценка:   

                                                Руководитель:   

                                                Нормоконтроль:   
 
 

Южно-Сахалинск, 2011

 

Содержание

 

Введение

 

      Среди общей массы управленческих документов выделяют отдельный комплекс, которым оформляются трудовые правоотношения между физическими и юридическими лицами. Документы, регулирующие вопросы приема на работу, перевода, предоставления отпусков, поощрений и взысканий и др., относятся к документам по личному составу (кадровым документам).

     Документ  – это информационный объект, используемый в бизнес-процессе, их количество на предприятии огромно, а состав разнообразен (например, проектные материалы, стандарты предприятия и технологические инструкции, чертежи и электронные таблицы, контракты и маркетинговые исследования и т.п.). При этом объем текстовой информации в офисах удваивается каждые три года.[5, с.7]

      Значение  кадровой документации определяется тем, что она является подтверждением прав граждан на труд, социальное обеспечение и т.п. Именно она определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Поэтому все кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.

      Документация  по личному составу ведется в  организациях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности, при  этом руководитель несет персональную ответственность за правильное ведение, хранение и использование документов.

      Оформляется кадровая документация в соответствии с Кодексом законов о труде  Российской Федерации (КЗоТ РФ), ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами.

      Кадровые  документы различают по их способности  выступать в роли правового акта. Например, приказ, с одной стороны, удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта заключения, изменения или прекращения трудового договора, т.е. является распорядительным документом. С другой стороны, приказ регистрирует этот факт, а, следовательно, выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку учетных и отчетных кадровых документов. Поэтому приказ по личному составу как вид документа может быть одновременно отнесен не только к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), но и к унифицированной системе первичной учетной документации (УСПУД) (см. Приложение 1).

     Целью данной работы является изучение правил оформления и составления документации по личному составу. Согласно поставленной цели ставлю перед собой следующие задачи:

1. Охарактеризовать структуру документации по личному составу;
2. Изучить и охарактеризовать особенности оформления приема на работу;
3. Изучить правила оформления трудового договора, определить особенности составления трудового договора;
4. Изучить и охарактеризовать особенности оформления следующих документов по личному составу:

• приказы по личному составу;

• трудовой книжки;
• личной карточки;
• личного дела.

5. Изучить требования подготовки документации по личному составу к архивному хранению.

 

Глава 1. Документация по личному составу

 

     Трудовые  правоотношения работодателя (организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом РФ (ТК РФ). Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, называют документацией по личному составу.

     Документацию  по личному составу (персоналу, кадрам) можно классифицировать на четыре группы:

• документация, связанная с комплектованием персонала организации;
• документация, связанная с процессом продвижения персонала по службе;
• документация, связанная с выполнением работником требований трудовой дисциплины;
• документация, связанная с прекращением трудовых отношений работников с организацией, с увольнением. [3, с.154]

     К сожалению, в последнее время  сохранности документов по личному  составу уделяется недостаточное внимание. Анализ, проведенный Комитетом государственной архивной службы, показал, что из 1458 проверенных предприятий только 20% имеют специальное помещение для хранения таких документов. Как правило, документы рассредоточены по столам, шкафам, подсобным помещениям, находятся в бесхозном состоянии. При этом ответственные за данную работу лица часто меняются. Только в 30 организациях есть штатные единицы, отвечающие за сохранность документов по личному составу, а в 300 – не назначены даже ответственные. В результате в каждой четвертой из проверенных организаций обнаружена частичная или полная утрата документов. Проверка 20 уже приватизированных предприятий Новосибирска показала, что они практически остались без архива.

     Распоряжением Правительства Российской Федерации  от 23.04.92 № 381-р было рекомендовано  рассмотреть вопросы о создании архивов для хранения и использования документов по личному составу и выделении для этих целей соответствующих помещений, штатных единиц и фонда оплаты труда работников. [9, с.111]

     Работники, отвечающие за документацию по личному составу, обязательно должны знать Трудовой кодекс РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

     К документам по личному составу относятся:

• заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;
• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);
• трудовые книжки;
• личные дела;
• личные карточки формы Т-2;

     На  основании ст. 65 нового Трудового  кодекса РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: [1]

1. паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2. трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
3. страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
4. документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
5. документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

     Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации. [1]

 

1.1. Правила составления и оформления

документации  по личному составу

 

      Среди общего объема документов, подведомственных кадровой службе, существенное значение имеет документация по личному составу. Указанная документация требует особой аккуратности при ее оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного периода времени.

      Именно  документы по личному составу  подтверждают место и  стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого  работника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях,  требующих  подтверждения стажа  и места работы.

1.1.1. Оформление документации при приеме на работу

 

      Первым  делом при приеме на работу работник пишет заявление о приеме на работу (см. Приложение 2). В заявлении должны быть указаны название организации, фамилия руководителя организации, должность, о которой просит заявитель, структурное подразделение и условия приема. Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография. [6, с.366-368]

      На  заявление о приеме на работу проставляются  визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.

      В том случае, если работодатель удовлетворен кандидатурой работника, между ними заключается трудовой договор (контракт), издается приказ (распоряжение) о приеме на работу (см. Приложение 3).

     Содержание  приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

     Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

     При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

      1.1.2. Оформление трудового договора

 

     «Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя» (статья 56 ТК РФ).[2]

     Ответственность за надлежащее выполнение порядка заключения трудового договора во всех случаях несет работодатель. При нарушении установленных ТК РФ и иными федеральными законами обязательных правил при заключении трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы, трудовой договор подлежит прекращению по пункту 11 статьи 77 ТК РФ. [2]

     При заключении трудового договора впервые  трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.