Введение 

     Документационное  обеспечение управления сегодня  стало важнейшим инструментом эффективного управления. В современном обществе взаимосвязи между органами государственного управления и предприятиями, с одной  стороны, и частными лицами — с  другой, а также предприятиями  между собой осуществляются с  помощью обмена документацией, в  которой фиксируются все важнейшие  управленческие решения. Национальный стандарт ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство, архивное дело. Термины - определения» термин делопроизводство и его терминологический синоним документационное обеспечение управления (ДОУ) определяет как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование, организацию работы с официальными документами.

     Не  так давно был принят национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Управление  документами. Общие требования»  по которому документ определяется как  зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная, сохраняемая предприятием или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении  правовых обязательств или деловой  деятельности. Делопроизводство или система документооборота, распространяется на практическую деятельность как лиц, управляющих документами, так на любых других лиц, создающих или использующих документы в ходе деловой деятельности. Управление документами в организации включает следующие задачи: принятие политики или стандартов в сфере управления документами; распределение ответственности/полномочий по управлению документами; установление/распространение процедур, руководящих указаний; предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами (делопроизводству), их использованию; интегрирование управления документацией в системы деловой деятельности. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом, а также важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет предприятием защищать или сохранять их в качестве доказательства действий. Система делопроизводства или система документооборота позволяет создать ресурс информации о деятельности организации, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные управленческие решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам. Согласно положениям ГОСТ 15489-1—2007 документы позволяют предприятиям осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно; предоставлять услуги последовательно, а также беспристрастно; обеспечивать, документировать формирование политики; принятие управленческих решений; обеспечивать согласованность, непрерывность, производительность управленческо-деловой деятельности; повышать эффективность деятельности всей организации; обеспечивать бесперебойность деятельности при чрезвычайных ситуациях; соблюдать требования законодательства плюс регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской или надзорной деятельности; обеспечивать защиту, поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; защищать интересы организации, а также права сотрудников, всех заинтересованных сторон; документировать текущие или будущие научно-исследовательские опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки или достижения, а также исторические исследования; предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности; обеспечивать деловое, персональное, социальное своеобразие; сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества. 

     Задание № 1. Организационные документы

     Организационные документы реализуют нормы административного  и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и  строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно  процедуру утверждения непосредственно  руководителем с проставлением  грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или  заседанием коллегиального органа и  действуют до утверждения новых документов. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

     Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия  организации, учреждения. Типовая структура  устава не государственной организации  закреплена в «Унифицированной системе  организационно-распорядительной документации». В ГК РФ дан перечень обязательных сведений, которые должны быть отражены в уставе организаций с различной  организационно-правовой формой. 1.Общие  положения: официальное название организации; её статус; местонахождение (почтовый адрес); основания, на которых создана  организация; предмет и цели деятельности; наличие товарного знака, фирменного бланка, печати; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств. 2. Уставной капитал: размеры вкладов каждого учредителя; условия увеличение или уменьшения уставного фонда; регламент прав участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации. 3. Порядок деятельности: цели, виды деятельности; механизм отношений с  другими организациями; определяются права участников. 4. Управление: регламент  состава органа управления и их полномочий. 5. Учёт и отчётность, распределение  прибыли: порядок ведения бухгалтерской  и статистической отчётности; порядок  преставления сведений в налоговые  органы; порядок подведения итогов о финансовой деятельности; порядок  распределения прибыли. 6.Прекращение  деятельности: порядок ликвидации или  реорганизации, порядок рассмотрения споров.1

     Учредительный договор — договор, заключаемый между учредителями юридического лица при его создании. В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава. Учредительные договоры по своему статусу относятся к учредительным документам. Учредительные договоры должны соответствовать следующим требованиям: в учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным.2

     Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована  и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

     Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия  с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст  оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.3

     Должностные инструкции - определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения.

     Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют режимы рабочего времени  и времени отдыха всех категорий  занятых в организации сотрудников. Утвержденные в указанном порядке  Правила прилагаются к коллективному  договору организации. Правила могут  быть оформлены в качестве отдельного локального нормативного акта организации  или же в качестве приложения к  единому коллективному договору. В обязанности работника входит соблюдение правила внутреннего трудового распорядка организации. Для достижения этого каждый из принимаемых на работу сотрудников ознакамливается с действующими в организации Правилами. Работодатель вправе требовать от всех работников надлежащего исполнения ими трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу работодателя и других работников, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка организации.4 

     Должностная инструкция: 

     ПОЛОЖЕНИЕ О ЗАМЕСТИТЕЛЕ  ДИРЕКТОРА ПО ЭКОНОМИЧЕСКИМ  ВОПРОСАМ 

     I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

     1. Заместитель директора по экономическим  вопросам осуществляет руководство  организацией и совершенствованием  экономической деятельности предприятия,  направленной на достижение наибольших  результатов при наименьших затратах  материальных, трудовых и финансовых  ресурсов.

     2. На должность заместителя директора  по экономическим вопросам назначаются  лица с высшим экономическим  или инженерно-экономическим образованием  и стажем экономической работы  на руководящих должностях не  менее пяти лет. 

     II. ОБЯЗАННОСТИ

     1. Методическое руководство и координация  деятельности всех подразделений  предприятия по разработке перспективных  и текущих планов, а также мероприятий  по совершенствованию хозяйственного  механизма, экономической работы, выявлению и использованию внутрихозяйственных  резервов.

     2. Содействие повышению научной  обоснованности планов, установление  плановых показателей на основе  прогрессивных технико-экономических  нормативов материальных и трудовых затрат с учетом достижений науки и техники, организации производства и труда.

     3. Проведение работы по совершенствованию  планирования экономических и  финансовых показателей деятельности  предприятия, по созданию и  улучшению нормативов трудовых  затрат, расходования товарно-материальных  ценностей и использования производственных  мощностей. 

     4. Организация разработки методических  материалов по цеховому технико-экономическому  планированию, расчету экономической  эффективности рационализаторских  предложений и изобретений, мероприятий  по внедрению новой техники  и технологии, научной организации  труда. 

     5. Методическое руководство и организация  работы по внедрению, внедрению,  совершенствованию и расширению  сферы действия внутрихозяйственного  расчета. 

     6. Обеспечение строгого соблюдения  режима экономии материальных, трудовых  и финансовых ресурсов на всех  участках хозяйственной деятельности  предприятия. 

     7. Участие в работе по совершенствованию  организации производства, подготовка  предложений, направленных на  повышение производительности труда  и эффективности производства, укрепление  хозяйственной самостоятельности  и экономической ответственности  предприятия. 

     8. Организация разработки рациональной  плановой и учетной документации, применяемой на предприятии, а  также анализа хозяйственной  деятельности.

     9. Обеспечение контроля за ходом  выполнения договорных заданий,  соблюдением финансовой дисциплины, хозяйственного расчета, организация  проведения комплексного экономического  анализа и оценки результатов  производственно-хозяйственной деятельности  предприятия и его подразделений,  разработка мероприятий по использованию  внутрихозяйственных резервов.

     10. Организация проведения исследований  по вопросам экономики предприятия. 

     11. Организация разработки методов  экономической оценки мероприятий,  направленных на развитие техники,  совершенствование организации  производства, а также предложений  по практическому использованию  результатов научных исследований  в области экономики. 

     12. Организация проведения экономических  расчетов и анализа эффективности  внедрения новой техники, организации  производства, труда и управления, рационализаторских предложений  и изобретений. 

     13. Руководство проведением анализа  конкурентоспособности предприятия,  внедрением передового опыта  в области экономической работы.

     14. Организация разработки статистической  и бухгалтерской отчетности и  контроль за отчетностью. 

     15. Руководство структурными подразделениями, выполняющими экономическую работу.

     III. ПРАВА

     1. Представлять предприятие во  всех государственных и общественных  организациях по вопросам экономики  и организации производства.

     2. Осуществлять проверку деятельности  всех подразделений предприятия  в области экономики и организации  производства, давать им соответствующие  указания, направленные на повышение  его эффективности.