Документационное обеспечение управления

К санитарно-гигиеническим факторам относят световой режим, который включает освещенность помещения и освещенность рабочего места. Создание оптимальных акустических условий, т.е. устранение излишних шумов, предусматривает технические мероприятия (звукоизоляцию средств механизации), а также организационные мероприятия (перепланировку помещений с целью отделить рабочие комнаты от приемных помещений, исключить разговоры в служебных помещениях, ограничить селекторную связь). На производительность труда воздействует оформление интерьера. Благоприятным фактором является озеленение помещений, так как растения не только улучшают состав воздуха, но и выполняют декоративную функцию. Температурный режим, влажность воздуха, его состав — также важнейшие факторы, влияющие на работоспособность человека.

Значительное влияние на работоспособность человека оказывает оборудование рабочих мест. Оно включает мебель и оргтехнику. Конкретный набор мебели выбирается с учетом: выполнения возложенных на работника функций и возможности помещения (его размеров, площади и конфигурации). В оборудование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основными и вспомогательными материалами, канцелярскими принадлежностями, а также организация ремонта и наладки оборудования, его сервисного обслуживания.

Размещение службы делопроизводства в здании, которое занимает организация, должно отвечать нескольким условиям. Рабочие комнаты и кабинеты основного назначения должны располагаться на одинаковом расстоянии от других структурных подразделений, так как в эту службу ходят все сотрудники организации. Вспомогательные службы (экспедиция, копировальное бюро, архив, складские помещения) можно располагать в цокольных этажах здания, в подвалах. Планировка помещений должна позволять рационально разместить мебель и оборудование и сократить затраты времени на перемещение сотрудников, создать условия для уменьшения напряженности и утомляемости.

2. Формуляр письма

3. Оформить следующие реквизиты с учетом требований ГОСТа  Р 6.30-2003:

-  Отметка о заверении копии

Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров                            Личная подпись                                  Т.С. Левченко

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

-  Визы согласования документа

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

  Личная подпись         А.С. Орлов

  Дата

  При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

  Замечания прилагаются

  Руководитель юридического отдела

  Личная подпись         А.С. Орлов

Дата

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

-  Подпись

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий                               Личная подпись                                   А.А. Борисов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

-  Отметка о наличии приложения

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Не названное в тексте:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

В приложении на первом его листе в правом верхнем углу пишут, например:

                                                       Приложение N 2

                                                       к приказу директору

                                                       от 20.11.2012 N 215

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

4. Составьте рекомендательное письмо, предоставляющее объективную всестороннюю информацию о каком-либо человеке, претендующем на вакансию, требующую высокой квалификации

РЕКОМЕНДАТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО

Уважаемый Виктор Сергеевич!

ООО "МакЭкспресс" рекомендует Вам Сергея Александровича Нотика в качестве высококлассного специалиста по полиграфическим и бизнес решениям на компьютерной платформе Apple Macintosh.

Сергей Александрович работает с компьютерами Macintosh с 1986 года. С 1988 он занимается вопросами применения Маков в сфере полиграфии и издательства. Начало этой работы у Сергея Александровича связано с работой в Научно-Техническом Центре Волжского Автомобильного завода в г. Тольятти. Он входил в группу, задачами которой являлось применение компьютеров в сфере учета и делопроизводства. Наработки этой группы с системой 4D (ACIUS) позволили позднее успешно внедрить документооборот на базе компьютеров Macintosh в Финансово-Расчетном Центре АО АвтоВАЗ. После успешной работы в НТЦ, Сергей Александрович поступил на работу в АО "АзБуки пресс" - один из первых авторизованных дилеров Apple Computer, Inc. - через представительство в стране, компанию Интермикро.

Особый, доверительный и внимательный стиль работы Сергея Александровича с клиентом позволил АО "АзБуки пресс" завоевать большое количество клиентов и создать в городе Тольятти "Сообщество Макинтош". Работая в АО "АзБуки пресс" ведущим инженером и менеджером по продукции, Сергей Александрович мог дать любую консультацию и грамотно составить спецификацию, отвечающую как требованиям клиента, так и условиям доходности продаж.

В 1993 году Сергеем Александровичем был инициирован проект внедрения системы электронной подготовки и выпуска городской газеты "Тольятти сегодня". Проект - от ручного набора газеты вначале внедрения, до полностью электронного спуска полос на фотонаборный аппарат Linotronic 500 в конце - был полностью реализован за 6 месяцев. На семинаре, проводимом Интермикро и посвященном внедрению подобных комплексов, было признано, что газета "Тольятти Сегодня" установила рекорд по скорости и качеству внедрения электронной системы ежедневной цветной газеты.

После распада АО "АзБуки пресс" как дилера Apple Computer, Inc. в 1996 году Сергей Александрович занимался поддержкой аппаратно-программных комплексов бывших клиентов "АзБуки пресс". Отличительной особенностью его остается компетентность и осведомленность в вопросах применения компьютеров Макинтош в различных сферах. Он обладает способностью выяснить все нюансы работы и взаимодействия программ.

Однако, не скажу, что у Сергея Александровича нет никаких отрицательных черт характера. По стилю работы Сергей Александрович - скорее одиночка. Чтобы получить от него результат в составе команды, приходится вести контроль за выполнением им же самим намеченных целей. Видимо, наилучшего проявления его профессионализма следует ожидать либо в том случае, когда он является экспертом по программным продуктам и поддержке клиентов, либо - на должности начальника отдела футуристических проектов (по совместительству - евангелист).

Директор                                      личная подпись                                        А.А. Андреев

5. Заполните форму трудового договора с работником

Общество с ограниченной ответственностью

ООО «Персонал»

Трудовой договор

с работником Общества
(на определенный срок)

1. Предмет договора