Документационное обеспечение управления

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ  
СЕРВИСА И ЭКОНОМИКИ 
ИНСТИТУТ РЕГИОНАЛЬНОЙ ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ 
 
 
 
 
 
 
Контрольная работа 
По дисциплине: «Документационное обеспечение управления» 
 
 
 
 
 
 
 
 
                                                                           Выполнила студентка III курса                                                                                                                                                                

                                                                                          заочной формы обучения                                                                                                                                  

                                                                                    специал.080507.65 (0611.1у )                                                                                                                                                                

                                                                                                              Носова  М.А.  
                                                                                       Проверил:                                                                                                                                                                                                                    
 
 
 

 

 

 
Санкт-Петербург 
2012

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

Введение 2

1. Деловые письма 4

2. Классификация деловых  писем 6

2.1. Виды некоммерческих  деловых писем 8

2.2. Виды коммерческих  деловых писем 9

2.3. Электронные письма 10

3. Структура деловых писем 10

4. Стандартные фразы и  выражения 12

Заключение 18

Список литературы 19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

С древнейших времен человек  ведет переписку с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния посредством письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых  человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение.

Приступая к составлению  официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности. Языковые формулы, виды, разновидности  официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с  ней создавались и шлифовались  веками. Многие виды писем имеют  тысячелетнюю историю.

 Деловая переписка  - неотъемлемое средство связи  и в наши дни. Связи предприятия  с внешними организациями, так  как именно письма соединяют  организацию-автора с другими  учреждениями.

Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с  ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу  или другим способом.

Без преувеличения можно  сказать, что это один из самых  распространенных видов служебных  документов, поэтому, от того насколько  текст послания точен, грамотен, корректен, во многом будет зависеть успех решения  конкретных вопросов, а значит и  всего предприятия в целом.

Деловая переписка - это основа имиджа фирмы, вряд ли это стоит оспаривать. Безупречный имидж - это больше, чем  половина успеха в любом бизнесе. До сих пор деловое коммерческое письмо к клиентам или контрагентам, партнерам или руководству компании остается важнейшим способом делового общения. Но сегодня эффективность  многих письменных посланий на практике остается низкой. Дело в том, что  при написании текстов для  бизнеса авторам редко удается  соблюдать четкую планировку документа.

Особого секрета в составлении  писем по делу нет - общеизвестный  порядок представления мыслей в  письменном виде выглядит таким образом: "Внимание - интерес - просьба - действие". Казалось бы, что может быть легче - писать деловые опусы кратко, четко  и в соответствии с разработанным планом. Тем не менее, требуются определенные навыки и в этом довольно простом деле.

Определяющее слово или  основополающее понятие в процессе переписки - деловая. В основном письмо отвечает на какой-то вопрос, поставленный руководителем или партнером, исполнителем или коллегой по цеху. Основываясь  на этом необходимо строить письмо верно - после непременных вежливых формальностей сразу же нужно  приступать к делу, то есть ответам  на вопросы. Очень важно писать так, чтобы пояснения и ответы невозможно было истолковать по-разному. Часто  деловые и коммерческие письма могут  использоваться в качестве аргументов в финансовых спорах, а также для  подтверждения взятых на себя обязательств.

Для деловых писем важнейшим  принципом является соблюдение стиля  и отсутствие стилистических и грамматических ошибок. Уже сегодня многие компании привлекают для написания важных деловых писем профессионалов - копирайтеров и авторов, специализирующихся на деловых  и бизнес-текстах. Копирайтер всегда сделает деловое письмо легким для  восприятия, точным, убедительным и  лаконичным. Его даже с радостью перечитают повторно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Деловые письма

 

Еще в начале 18 века, в  России начали издаваться сборники образцов документов называемые "письмовник".

Предшественниками "письмовников" были "формулярники", известные  на Западе уже в 7 в., а в России - с первой трети 16 столетия (в частности, "формулярники" московской митрополичьей  кафедры) - описания реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности. Ранние письмовники были своеобразными  подручными сборниками, "азбуками-прописями" для писцов. Они содержали образцы  построения документов по определенной схеме, шаблонные наборы фраз и выражений, являвшихся неотъемлемой частью формулярного этикета и отражавших официальные  отношения. Другой вид ранних письмовников - "титулярники", содержавшие сведения о том, как записывать полный царский  титул. Сферу частных отношений  и частной переписки ранние письмовники  не регламентировали.

Для актов, сделок и прошений обычно использовали гербовую бумагу с искусственными клеймами и с  изображением государственного герба. Некоторые документы разрешалось  писать на простой бумаге обыкновенного  формата.

Требования к почерку  были достаточно высоки: он должен был  быть четким, чистым и красивым. Цвет бумаги, которая могла быть синей, оранжевой, палевой и прочей, авторы письмовника советовали выбирать осторожно, чтобы не подвергнуться упреку в  недостатке вкуса.

Письма отправляли в конвертах, а конверты запечатывали облатками  или сургучом: первым запечатывали только записки и редко письма, все остальное сургучом.

Облатки были разноцветные, тогда как сургуч большей частью красный. Находящийся в трауре, запечатывал  письмо только черным сургучом.

В советское время жанр "письмовников" был подвергнут осмеянию как "пережиток буржуазного  прошлого". Частная переписка  могла подвергаться досмотру почтовой цензуры, умение писать письма утрачивалось, значение деловой корреспонденции  недооценивалось. При отсутствии конкуренции, свободного предпринимательства не требовались ни красноречие, ни умение убедить партнера в сотрудничестве, мало кто обращал внимание эпистолярный этикет.

Встречают, как известно, по одежке. Поэтому "одежка" Вашего письма, т.е. конверт и бумага, должна быть безукоризненной. Иначе Ваше письмо рискует оказаться в корзине  с макулатурой непрочитанным, даже если в нем содержится ценнейшая  для получателя информация. Особенно это актуально для таких писем, как представление компании, предложение  продуктов, товаров, услуг и заявление  о приеме на работу. Конверт должен быть плотным, непрозрачным, стандартного размера из белой бумаги. Адрес  на конверте должен быть обязательно  напечатан блоком или виден из прозрачного окошка. Здесь нет  никаких ограничений и строгих  правил. Иногда при объявлении о  приеме на работу в некоторых странах  требуется, чтобы сопроводительное письмо или резюме было написано от руки. В таком случае полезно и  конверт надписать аккуратным и  чётким почерком.

Если Вы собираетесь запросить  информацию, заказать товары, услуги, то и конверт, и бумага могут быть не самыми дорогими, но все-таки хорошего качества.

Бумага, если Вы не пользуетесь  стандартным бланком вашей компании, тоже должна удовлетворять самым  строгим требованиям: формат А4, белая, плотная, лист без дефектов и пятен. Особенно если Вы предлагаете сотрудничество, представляете свою компанию или  нанимаетесь на работу. Подпись должна быть выполнена так, чтобы у получателя не возникло сомнений, что у Вас  нет приличной авторучки или  Вы недостаточно уверенно можете воспроизвести  свою подпись. Авторучку лучше взять  с чернилами.

Золотое правило 

Ваше письмо с первого  взгляда должно произвести солидное впечатление 

Стандартное деловое письмо в самом полном виде должно выглядеть  следующим образом:

В самом общем случае деловые  письма делятся на две большие  группы: письма с предложениями продать (предложение продуктов, товаров, услуг, заявление о приеме на работу и  пр.) и письма о предложениями  купить (продукты, услуги и пр.). Остальные  функциональные письма (жалоба, напоминание об уплате счета и пр.) можно отнести к производным или результатам писем первых двух категорий.

Поэтому и стратегия, и  стиль таких писем различный. Наиболее трудным делом, конечно, является категория писем о продаже, т.к. продать что-то всегда намного труднее, чем купить.

Золотое правило :

Никогда не старайтесь перевести  письмо дословно со своего родного  языка на иностранный. Стандарты  везде разные. Приготовьте банк данных из писем, по которым Вы учились, которые  Вы получали, которые представляются вам образцовыми. Вам останется  только адаптировать исходный текст  к текущему моменту и получить готовое письмо

 

2. Классификация  деловых писем

Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию  и применяются для решения  многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и  коммерческой деятельности. Деловое  письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом  письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает  необходимости почтового отправления.

Существует несколько  видов классификации деловых  писем, в основе их лежат различные  классификационные признаки.

По функциональному признаку письма можно разделить на две  группы:

-  письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение;  письмо-предложение и др.). Письма-ответы  должны всегда содержать индекс  того письма, которое явилось  причиной для переписки. 

- письма, не требующие  письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение  и др.). По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

По тематическому признаку проводится условное различение между  деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая  оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы  деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка  по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится  к коммерческой корреспонденции.

По признаку адресата деловые  письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько  адресов.

По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные  и многоаспектные. Одноаспектное  письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное - несколько. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения, предложения.

 

2.1. Виды некоммерческих  деловых писем

 

Письмо-просьба. В письме-просьбе  излагается какая-либо просьба, при  этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба  может излагаться от первого лица единственного числа, от первого  лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.

Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или  материальных ценностей. Подобного  рода письмо оправдывает себя в тех  случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.

Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или  подтверждения со стороны, которой  высылается данное письмо.

Письмо-подтверждение. Содержит сообщение  о получении какого-либо отправления или о том, что  ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.

Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается  получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно  состоит из двух элементов: напоминание  о выполнении действия; меры, которые  будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или  соглашения.