Документационное обеспечение управления

Главная цель служебного письма - побудить к  действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью  и краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие  мешает выделить суть документа.

Приводимые  факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные- точны. Тон письма должен быть нейтральным.

Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами  и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.

Уважение  к адресату помогают выразить деепричастные  обороты типа: "внимательно рассмотрев Ваши предложения", "Тщательно  изучив Ваши замечания".

Несмотря  на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: "В порядке обмена", "В порядке исключения", "В связи", "В соответствии "ит.п.

Причины принятия решений также формулируются  с помощью деепричастных оборотов: "учитывая", "считая", "принимая во внимание", "рассматривая", "руководствуясь" и т. д.

Так как письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания наименования учреждения-автора, оно уже имеется в самом  бланке.

Письма  оформляются на специальном бланке для писем. Составитель документа, кроме текста, должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), отвечающий на вопрос "о чем", указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть).

Письма, отправляемые из учреждения, делятся  на две группы -инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель  указывает дату и номер инициативного  документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма при окончательном оформлении письма-ответа.

По  характеру информации письма можно  разделить на большое количество разновидностей.

Сопроводительное  письмо-часто составляемый документ, который информирует адресата о  направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить приложенным документам указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д. Начинаются письма этой разновидности словами: "Посылаем","Направляем?', "Возвращаем", "Прилагаем" и т.п., далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. 

Инициативные  письма - это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем  выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. Однако их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса. Телеграмма- вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Своевременность передачи и получения информации во многом предопределяют своевременность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы или факсы (факсимильные сообщения), электронная почта.

Категория и вид телеграммы указываются  перед адресатом. Например, "правительственная", "срочная", "заверенная", "с  уведомлением о вручении", "с оплаченным ответом" \л т.д. Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, а простая - до б часов. В телеграмме дается точный адрес, наименование учреждения, если известно - наименование должности, фамилия (с инициалами или без них) получателя. Для удешевления стоимости телеграммы и упрощения ее обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес. Адрес в телеграмме печатается отдельной строкой.

В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Если телеграмма адресуется более чем  в четыре адреса, прилагается указатель  рассылки, составленный и подписанный  исполнителем, подготовившим тексттелеграммы. Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала также прописными буквами. Между словами в телеграммах делается пропуск в два удара. Текст печатается, начиная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента-заключения. Лишь в исключительных случаях можно допустить краткое доказательство.

Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более  точно передающих смысл. Пишется  телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки  слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями, Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка - тчк; запятая -зпт; двоеточие - двтч; кавычки - квч; скобки - скб.

Словами в телеграмме всегда пишутся цифровые данные и такие знаки, как № - номер;"-" минус;"+" - плюс;! - восклицательный  знак; ? - вопросительный знак; % - проценты;: -деление и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся. Например, 05 11 97. Заканчивается телеграмма указанием ее индекса. Ответная телеграмма печатается с указанием индекса инициативного документа, на который дается ответ, без слов "Ваш", "На Ваш". Поэтому сам текст не следует начинать и заканчивать цифрами. После текста указываются наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой.

После текста проставляется разграничительная  черта, под которой указываются  служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписи, которая проставляется подписывающим телеграмму.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный отдается для передачи, а второй подшивается в дело. 
 
 

2)Правило  составления сдаточной  описи дел и  порядок передачи  в архив организации. 

Составление описи.

 Вначале  указываются документы, которые  сотрудник заполняет при приеме на работу; далее описываются документы об образовании сотрудника; затем - документы о его приеме на работу, перемещениях и т.п. Завершается опись документами об увольнении сотрудника предприятия. В соответствующих графах описи заполняются сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках, номерах листов дела, необходимых примечаниях. Если с первыми тремя реквизитами кадровики в основном более или менее справляются, то с заголовком документа - не всегда: то его укажут не полностью, то вообще указывается какое-то иное, близкое по смыслу наименование, например, "анкета" вместо "личный листок по учету кадров", "трудовое соглашение" вместо "трудовой договор" и т.п. Поэтому при составлении внутренней описи каждый реквизит всегда необходимо сверять с тем, как выглядит он на самом документе. В конце внутренней описи пишется количество внесенных в нее документов и количество листов описи. Внутренняя опись заверяется подписью составителя с указанием его должности, инициалов и фамилии и даты составления. 
После увольнения сотрудника с предприятия его личное дело становится законченным и, как правило, в соответствии со сроками, определяемыми законодательством, передается в архив предприятия либо, при отсутствии архива, находится в кадровой службе организации до его передачи на государственное хранение. 
 

 

Опись документов в архив составляется сотрудником отдела организации.

Передачу дел  в архив необходимо проводить  только по описям, чтобы исключить  любое проявление неоднозначности толкования ситуации – «я сдавал, это дело может быть только в архиве», «нет этого дела в архиве, не понимаю о чем идет речь».

Опись документов в архив составляется в двух экземплярах (один – в отдел, другой – в архив). Основой для  заполнения граф описи служит информация на обложках дел.. Если данные сведения неполные, тогда изучают номенклатуру дел.

Каждое дело в описи получает свой самостоятельный  номер. Если дело разделяется на несколько  томов, то каждый том необходимо вносить  под новым самостоятельным номером. Иными словами правило такое – одна строка в описи для каждого тома (или части).

В описи документов в архив не принято повторять  одинаковые заголовки. Первый раз заголовок  воспроизводится полностью, затем  повторяющаяся часть заменяется на «То же». Но вначале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

Прием дел  в архив проводится ответственным  за архив по сдаточной описи, в  присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом обязательно  в двух экземплярах описи:

· делается отметка о наличии каждого дела (используют графу «Примечание»),

· указывается количество переданных дел (цифрами и прописью),

· проставляется дата и подписи передавшего и принявшего дела,

· должен утвердить начальник отдела. 

3)Задание 4. Составьте факс ЗАО « Сфера» имеющего адрес: Москва, ул. Приморская, д. 189,факс 386-25-48. Факс составлен в ответ на письмо по заданию 3. (См. приложения №1, №2, №3, №4, №5). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Решение ЗАО  «Сфера»

ЗАО «Сфера»

Москва  ул. Приморская

Факс 386-25-48

ЗАО « Импульс»

Московская  обл. г.Сергиев Посад

ул. Вознесенская д. 35 тел. 4-17-83

факс: 915-38-97

11.01.2012 г.

                       Здравствуйте Уважаемая фирма ЗАО «Импульс»                                     В отношения Вашего письма я хотел бы по благодарить Вас, за примененное вами предложения о покупке персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составления программ.

Я буду рад  принимать то Вас новые предложения  и рассматривать их за короткий промежуток времени.

Поскольку я планирую заказать у Вас( крупную партию) ( ПК) большое количество ПК. Я думаю мы договоримся о более разумной их стоимости. И тогда в этом случаи я сделаю несколько заказов на составления программ для нашей компании. 

Я надеюсь  получить известие от Вас. . 

Наилучшие пожелания

Директор ЗАО  « Сфера»

Сарбаев В.К.

4) Список литературы

 

1. Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998.

2. Андреева  В.И. Образцы документов в делопроизводстве/ - М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 1997.

3. Глухов В.В.  Менеджмент: Учебник для вузов. 3-е  изд. - СПб.: Питер, 2007. - 608с.: ил.

4. Плешкевич  Е.А. Основы общей теории документа. - Саратов, 2005.

5. Кирсанова  М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.-2-е изд.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭ и У., 1997.

6. Кузнецова  Т.В. Справочник по делопроизводству.- М.: «ПРИОР», 1997.

7. Номенклатура  дел ООО «ФОРЕСТАЙЛ» 10.10.2003 №1.

8. ГОСТ Р  51141-98 Делопроизводство и архивное  дело. Термины и определения.