Документационное обеспечение управления

1. общие методические указания 

Уважаемые студенты! Прежде чем приступить к выполнению контрольной работы, внимательно изучите содержание методических указаний. Это поможет избежать ошибок при выполнении работы и сэкономит Ваше время и время преподавателя.

Контрольная работа предназначена для реализации государственных требований к минимуму содержания и уровню подготовки выпускников  по специальностям 080504 «Государственное и муниципальное управление» по дисциплине «Документационное обеспечение управления» в условиях действия государственного образовательного стандарта среднего профессионального образования, оказание помощи студентам - заочникам в организации их самостоятельной работы над изучением учебного материала и написании контрольной работы.

Первая  контрольная работа содержит следующие темы: Введение. Предмет, цели и задачи дисциплины; Тема 1. Документирование управленческой деятельности; Тема 2. Система организационно-распорядительной документации; Тема 3 Договорно-правовая документация.

Варианты  контрольной работы , приложение № 1

Вторая  контрольная работа - Тема 4. Документы по внешнеэкономической деятельности; Тема 5. Претензионно - исковая документация; Тема 6. Организация работы с документацией.

Вариант контрольной работы определяется последней  цифрой шифра зачётной книжки студента. При последней цифре «О» выполняется 10-ый вариант.

Варианты  контрольной работы , приложение № 2

Работа  должна быть выполнена в установленные  графиком сроки.

При оформлении контрольной работы, следует учитывать  требования ГОСТ Р. 51141-03, а также требования к объёму необходимого материала, позволяющего раскрыть сущность вопроса.

В тетради  необходимо очертить поля. Страницы должны быть пронумерованы.

Должна  соблюдаться грамотность, аккуратность, чёткость и разборчивость почерка.

Титульный лист на тетрадь наклеивают.

В работе, выполненной на ПК, титульный лист выполняют соответствующим образом: приложение 3

В тетради, при написании работы от руки, следует  писать через строчку. Машинописный текст должен иметь полуторастрочный интервал, шрифт 14;

Каждый  последующий ответ на вопрос начинать с новой страницы.

Объём работы должен быть для рукописной работы – 14–16 листов; для машинописной – 10–12 страниц.

В каждой контрольной работе, ваыполнена она  в тетради или на ПК  задание № 3 - документ - должно быть выполнено на ПК, на отдельном листе формата А4, в соответствии с требованиями ГОСТ Р. 51141-03.

Список  используемой литературы должен быть указан на отдельной странице, в  алфавитном порядке, пронумерован, по каждому учебнику указывают автора, издательство, год издания; приложение 4

В конце  работы студент ставит подпись и  дату выполнения работы.

Особое  внимание при изучении учебного материала, студент должен обратить на самостоятельную работу с учебной и дополнительной литературой. При изучении материала студент должен использовать рекомендуемую, основную и дополнительную литературу, приложение 4, нормативные документы, находить дополнительную литературу и материалы самостоятельно в соответствии с темой, а также практический опыт работы на предприятиях.

При изучении материала данной дисциплины студент  должен

иметь представление:

• о содержании дисциплины;
• о связи с другими дисциплинами;
• о современном состоянии документационного обеспечения управления.

получить  прочные знания по вопросам:

• состав управленческих документов;
• системы документации;
• принципы унификации и стандартизации документов.
• ГОСТы на организационно-распорядительную документацию;
• классификацию организационно-распорядительной документации;
• систему договорно-правовой документации;
• виды договоров;
• типовые формы договоров;
• классификацию документации по внешнеэкономической деятельности;
• типовые формы международных контрактов;
• законодательные акты и нормативные документы по претензионно-исковой документации;
• документы, входящие в состав претензионно-исковой документации;
• нормативно-методические документы по документационному обеспечению и архивному хранению документов;
• требования и правила ГСДОУ по организации работы с документами;

получить  навыки:

• составлять и оформлять организационно-распорядительные документы;
• составлять и оформлять договора;
• составлять и оформлять внешнеэкономическую документацию;
• составлять и оформлять претензионно-исковую документацию;
• составлять и оформлять номенклатуру дел организации.

2. указания по изучению курса в соответствии с рабочей программой 

введение 

При изучении темы студенту следует изучить следующие  понятия и их содержание:

Значение  и содержание дисциплины «Документационное  обеспечение управления» и связь  её с другими дисциплинами общепрофессионального и специального циклов.

Понятие терминов «документ», «документоведение», «документационное обеспечение  управления».

История развития научных представлений  о документационном обеспечении  управления. Современное состояние  документационного обеспечения управления.

Нормативно-правовая база организации документационного  обеспечения управления как основа технологии процессов управления. 

Студенту  следует уяснить, что термин «делопроизводство» появился несколько веков назад (предположительно, в XVII в.) и первоначально означал процесс решения (производства) дела. Любое дело заканчивается таким решением, которое необходимо закрепить в виде документа. Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов - непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства.

«Делопроизводство, документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами»

Деятельность  любой организации невозможно представить  без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер.

Предметом дисциплины являются документы.

Согласно  ГОСТ Р 51141-03 «документ, документированная  информация - это  зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Запись  информации на различных  носителях по установленным  правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Документирование  может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами.

Документирование  может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые  будут выступать в качестве авторов  документа. В связи с этим принято  различать документ личного происхождения  и официальный документ.

Документ  личного происхождения - это «документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей».

Официальный документ - это «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке».

Официальный документ обладает необходимым для  управленческой деятельности свойством - юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным  доказательством заключенной в  нем информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.

Согласно  ГОСТ Р 51141-03 «Юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Из определения  следует, что при документировании необходимо учитывать действующие  нормы законодательства, компетенцию  автора и соблюдать действующие  на момент создания документа общегосударственные  правила его составления и  оформления.

Как и  любая другая важная деятельность, ДОУ требует внимания руководителя (менеджера) и понимания важности и особенностей этой работы. Любой руководитель является, с одной стороны, — организатором производства и управления и потому обязан уделять внимание ДОУ, его организации, персоналу, занимающемуся делопроизводством; а с другой стороны, — руководитель сам является субъектом делопроизводства, работающим с документами, определяющим их назначение, порядок работы с ними и содержащимися в них решениями и предложениями. Статус руководителя превращает его в звено делопроизводства, и поэтому руководителю необходим набор знаний, обеспечивающих эффективное участие в работе с документами.  

Проверьте себя

1. Каким нормативным документом регламентируются основные термины в области доу?
2. Что включает в себя понятие «документ»?
3. В чём сущность документирования?
4. Чем отличается документ личного происхождения от официального документа?
5. Что обуславливает юридическую силу официального документа?
6. Назовите современные виды носителей информации.
7. Какой закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных

      ресурсов?

8. Что понимается под полифункциональностью документа? Покажите значение доу через функции

      документа

9. Дайте краткую характеристику общесоюзным классификаторам: окуд, окпо, оконх, окун?
10. Каковы общие требования к оформлению, составлению и бланкам документов
11. Назовите основные свойства документа.
12. Что такое юридическая сила документа?
13. Дайте определение подлинника и дубликата документа.
14. Дайте определение копии документа. Когда копия документа приобретает юридическую силу?
15. Чем подлинный документ отличается от подложного?
16. Что представляет собой фальсифицированный документ?

 

Тема 1. Документирование управленческой деятельности 

При изучении темы студенту следует изучить следующие понятия и их содержание:

Государственная система документационного обеспечения  управления (ГСДОУ) - свод правил, устанавливающих  единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях различных организационно-правовых форм.

Состав  управленческих документов. Понятие  систем документации. Функциональные и отраслевые системы документации. Унификация и стандартизация управленческих документов.

Студенту  следует уяснить, что документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом.