Документационное обеспечение управления персоналом

     4. Документирование оценки деятельности  персонала 

     Оценка  деятельности персонала осуществляется:

— при  проведении аттестации;

— при присвоении квалификационных разрядов;

— при  вынесении взысканий;

— при  выдаче по просьбе работника характеристики или рекомендательного письма.

     Порядок работы аттестационной (квалификационной) комиссии регламентируется Положением о проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. №110, и Положением о порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценки их знаний, навыков и умений (профессионального уровня), утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. №111.

     Документационное  сопровождение работы аттестационной комиссии включает:

     правовой  акт государственного органа, содержащий положения о формировании аттестационной комиссии; об утверждении графика проведения аттестации; о составлении списков гражданских служащих, подлежащих аттестации; о подготовке документов, необходимых для работы аттестационной комиссии;

     график  проведения аттестации, в котором указываются: наименование государственного органа, подразделения, в которых проводится аттестация; список гражданских служащих, подлежащих аттестации; дата, время и место проведения аттестации; дата представления в аттестационную комиссию необходимых документов с указанием ответственных за их представление руководителей соответствующих подразделений государственного органа;

     мотивированный  отзыв об исполнении подлежащим аттестации гражданским служащим должностных  обязанностей за аттестационный период, содержащий следующие сведения о гражданском служащем:

     а) фамилия, имя, отчество;

     б) замещаемая должность гражданской  службы на момент проведения аттестации и дата назначения на эту должность;

     в) перечень основных вопросов (документов), в решении (разработке) которых гражданский служащий принимал участие;

     г) мотивированная оценка профессиональных, личностных качеств и результатов  профессиональной служебной деятельности гражданского служащего с учетом исполнения должностного регламента;

     сведения  о выполненных гражданским служащим поручениях и подготовленных им проектах документов за указанный период, содержащиеся в годовых отчетах о профессиональной служебной деятельности гражданского служащего, которые прилагаются  к отзыву;

     решение, принятое комиссией по результатам аттестации;

     аттестационный  лист гражданского служащего;

     протокол  заседания комиссии, в котором  фиксируются ее решения и результаты голосования;

     правовой  акт государственного органа или  решение представителя нанимателя о том, что гражданский служащий:

     — подлежит включению в установленном  порядке в кадровый резерв для  замещения вакантной должности  гражданской службы в порядке  должностного роста;

     — направляется на профессиональную переподготовку или повышение квалификации;

     — понижается в должности гражданской службы; специальный правовой акт (приказ, распоряжение), который издается в том случае, когда гражданский служащий отказывается от прохождения профессиональной переподготовки, повышения квалификации или перевода на другую должность.

     Оценка  деятельности работника может быть отражена и в таких документах, как характеристика, рекомендательное письмо, рекомендации, а также приказы  о поощрении, премировании или наложении  взыскания. 

     5. Организация работы с кадровой  документацией 

     Одной из важнейших функций служб документационного обеспечения управления персоналом является организация документооборота, т.е. движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

     Порядок движения документов в организации можно разделить на следующие этапы:

— обработка  поступающей и передаваемой документации;

— доведение  документации до исполнителей — работников системы управления персоналом;

— регистрация, учет и хранение документов по личному составу;

— формирование дел в соответствии с номенклатурой  дел, утвержденной для данной организации;

— копирование  и размножение документов по кадровым вопросам;

— контроль исполнения документов по личному составу;

— передача документов по вертикальным и горизонтальным связям;

— хранение дел.

     Группировка исполненных документов в дела называется формированием дел. Она осуществляется в соответствии с заголовками  дел по заранее составленной номенклатуре дел организации с целью обеспечения  их сохранности и оперативного поиска. Приказы по личному составу формируются отдельно от приказов по основной деятельности.

     Кадровые  документы оформляются лицом, ответственным  за работу с этими документами. Дела оформляются частично или полностью  в зависимости от сроков хранения, которые устанавливаются для каждого документа на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.

     Все дела, подготовленные к архивному  хранению, делятся на две группы:

     — дела по личному составу организации;

     — дела по основной деятельности.

     На  каждую группу дел составляются отдельные  описи: опись № 1 (дела по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дела по личному составу). В описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке:

     — книга учета сотрудников (если она  ведется);

     — приказы по личному составу;

     — личные дела или личные карточки;

     — лицевые счета по заработной плате;

     — невостребованные трудовые книжки.

     На  документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. 
 

     Заключение 

     В условиях возрастающей роли делопроизводства в эффективном функционировании организации одним из важнейших  факторов повышения профессиональной компетентности работников кадровых служб становится глубокое знание ими действующих нормативно-правовых актов и методических документов и неукоснительное следование их требованиям в процессе работы с документами.

     Квалифицированное исполнение служебных обязанностей каждым работником сферы управления персоналом предполагает не только знание делопроизводственной терминологии и осознание того, что юридическую силу документа обеспечивают соответствие действующему законодательству, компетенция издавшего его органа и установленный порядок оформления, но и высокий уровень грамотности.

     Одной из важнейших функций служб документационного  обеспечения управления персоналом является организация документооборота, т. е. движения документов с момента  их создания или получения до завершения исполнения, обеспечивающая эффективность работы с кадровыми документами, их сохранность и контроль исполнения. 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  используемой литературы 

     1. Управление персоналом: Учебник.  Изд. 2-е, доп. и перераб.  Под  общ. ред. А.И. Турчинова. - М.: Изд-во РАГС, 2008. - 608с.

     2. Документационное обеспечение государственной  службы: Учебно-практическое пособие. /Под общ. ред. А.И.Горбачева,  Н.Н. Шуваловой. - М., 2004.

     3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: (Документационное обеспечение управления). - М., 2007.

     4. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое  делопроизводство: Традиционные и  автоматизированные технологии. - М., 2005.

     5. Рогожин М.Ю. Документационное  обеспечение управления: Учебно-практическое  пособие. - М., 2006.