Деловое письмо

Не рекомендуется  в заголовке употреблять слова  «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так  как данное выражение принято  в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции: 

Начальнику отделения  милиции 

Кировского района 

г. Новосибирска 

Сидорову Г. В. 

По делу гр. Круглова А.А. 

Основной реквизит делового письма — текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что  составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам. 

Отметка о наличии  приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В  левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых  документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров  и листов. Каждое название располагается  на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например: 

Приложения: 1. Копия  контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз. 

Указание на наличие приложения, упоминаемого в  тексте письма, может быть сделано  в таком виде: 

экз. 

Приложение; на        л. в       

Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма. В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например: 

Приложение:    информационный материал о международной  выставке «СИБ-96» в 3 экз. 

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях  в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом. 

Реквизит «подпись»  помещается слева под текстом  письма сразу от поля. В состав подписи  входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись  и ее расшифровка. Поскольку деловые  письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например: 

Директор школы       Подпись         Н.К.Сидоров 

Две подписи  ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных  документах, например, в письмах  по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В  таких письмах всегда ставится подпись  главного (старшего) бухгалтера предприятия. 

При подписания письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности: 

Директор института  Подпись         А.Н. Марченко 

Главный бухгалтер   Подпись         Ю.П.Волков 

При подписании письма несколькими лицами, занимающими  одинаковые должности, их подписи располагаются  на одном уровне: 

Директор ЗАО  «Корсар» Подпись        Г.А.Фомин 

Директор ОАО  «Карелия» Подпись   И.В.Петров 

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи  должностных лиц. 

Если должностное  лицо, подпись которого заготовлена  на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его  обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается  фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. 

Подписание документа  является одним из способов удостоверения  его. Официальное письмо без подписи  не имеет юридической силы. 

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию  исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой  стороне письма. 

Приведем образец  оформления служебного письма с угловым  расположением реквизитов: 

Герб   РФ 

Наименование  министерства 

Наименование  организации 

Наименование  структурного 

подразделения 

(при необходимости) 

Адресат 

Адрес Телефон 

Заголовок письма* (начинается с «О» или «Об») 

Текст 

Подпись 

Инициалы, фамилия 

Должность-Фамилия  исполнителя, номер телефона 

Инициалы машинистки и количество экземпляров 

* Если письмо  оформляется на формате А4, обязателен заголовок, если на формате 

А5, заголовок  не обязателен.