Делопроизводство в отделе образования

Необходимо отметить, что при  внутренней переписке сотрудники Отдела образования используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит  информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.²¹

2.2. Порядок работы  с входящими документами

Прием всей входящей корреспонденции  и вся последующая обработка  в осуществляется централизованно секретарем-референтом. При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь возвращает или пересылает по назначению.(Приложение3)

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

- адрес отправителя;

- время отправки и получения  документа;

- при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется  регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Заканчивается первичная обработка распределением на документы  регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения  поступивших документов на требующие  обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно  в структурные подразделения  и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от правительственных  и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие  решения руководства. Остальные  документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Для этого необходимо составить классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Это нужно сделать для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

После рассмотрения документов  начальник Отдела образования наносит   резолюцию – распределяет поручения между методистами. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими  требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В Отделе образования подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ ²².

.

 

 

2.3. Порядок работы  в Отделе образования с исходящими документами

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка  исходящих документов состоит из следующих операций(Приложение4):

- составление проекта  документа исполнителем;

- проверка правильности  оформления проекта документа  секретарем;

- согласование проекта  документа;

- подписание документа  руководителем (в необходимых  случаях – утверждение);

- регистрация документа;

- отправка документа  адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа  составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.²³После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю для регистрации.

Для регистрации исходящих  документов требуются следующие  данные:

• порядковый номер документа, включающий номер дела;
• адресат (корреспондент);
• краткое содержание или заголовок;
• отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
• исполнитель;
• примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы  в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного  письма и единственный экземпляр  факса подшиваются в дело с  исходящей перепиской.

2.4. Регистрация документов

Регистрация документов – важнейший  этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о  документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления  или получения».²⁴

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов²⁵.

Правила организации регистрации  описаны в Государственной системе  документационного обеспечения  управления и  в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти²⁶. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Наибольшая эффективность достигается  при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных  операций в одном месте или  одним работником. Такая система  позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

В Отделе образования регистрация входящих документов,  происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую  корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При  этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д.

На входящем документе штампом  в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

Регистрация входящих документов осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.(Приложение5)

Резолюция руководителя вносится в  базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует.

На исходящих документах проставляется  исходящий регистрационный номер  в соответствии с действующими требованиями.²⁷ Он располагается в верхнем левом углу первого листа и  состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата.

  При анализе регистрации документов была выявлена серьезная  ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны..

Одним из наиболее существенных недостатков  организации регистрации в Отделе образования является то, что в нарушение пункта ГСДОУ об одноразовой регистрации корреспонденции, должностные лица, ответственные за ведение делопроизводства в методических кабинетах, осуществляют повторную регистрацию документов в журналах. Для регистрации входящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов, но на данный момент ведется журнальная форма (Приложение6), которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.

 

2.5. Организация контроля  исполнения документов

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов²⁸.Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

В Отделе образования для ведения контроля исполнения секретарь используют компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel, в которые заносятся все документы требующие исполнения.

Секретарь осуществляет следующие операции:

- напоминание методистам о сроке исполнения;

- получение информации о ходе  и результатах исполнения;

- занесение в базу данных  информацию о ходе и результатах  исполнения контролируемого документа;

- регулярное информирование руководителя  о состоянии и результатах исполнения;

- снятие документов с контроля  по указанию руководителя.

После указания начальника Отдела образования о постановке документа на контроль секретарь просматривает его, ставит штамп на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.

 Затем снимает копию для  исполнителя и подшивает в  папку с текущими документами,  поставленными на контроль. Сроки  подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению.

Сроки исполнения исчисляются в  календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших  из других организаций — с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения документов, если они не указываются в самом  документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ²⁹.

   Результаты исполнения отмечаются только в регистрационной базе в компьютере. На самом документе отметка о снятии с контроля, надпись «В дело» с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа исполненного документа, не проставляется.

При ведении контроля используются компьютерные базы данных в программе  Microsoft Exсel. В настоящий момент существуют программы, специально разработанные для выполнения этой функции, позволяющие вести контроль за исполнением документов централизованно, с более удобным поиском.

Недостатком существующего порядка  контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями, так как результаты исполнения должны  обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести то, что база данных, формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это  приводит к дублированию ввода информации документов.

 

2.6. Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел — систематизированный  перечень заголовков дел, заводимых  в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке.³⁰(Приложение7)

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения  документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел – это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска.³¹

При ее составлении учитываются  требования, предъявляемые нормативно-методическими  документами – Государственной  системой документационного обеспечения  управления, Основными правилами  работы ведомственных архивов, Перечнем документов с указанием сроков хранения, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Помимо этого используются положения  о структурных подразделениях, штатное  расписание, перспективные и текущие  планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделений.

В унифицированную форму номенклатуры дел следует включить такие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

• название вида документа;
• место составления;
• на какой год;
• название разделов;
• гриф утверждения;
• гриф подписания.