Делопроизводство на Руси

Манифест был подготовлен выдающимся государственным деятелем XIX в., советником Александра I, зачинателем многих либеральных преобразований в России того времени – М.М. Сперанским.

Аппарат управления министерства согласно Манифесту состоял из департаментов, которые делились на отделения, а отделения – на столы. В каждом департаменте действовал совещательный орган, включающий директора департамента и начальников отделений и называемый общим присутствием. При министре действовала канцелярия министра, в каждом департаменте – канцелярия департамента. Канцелярия министра, в которой было сосредоточено «письмоводство» министерства, управлялась директором, делилась подобно департаментам на отделения и столы, возглавляемые столоначальниками. Министерское делопроизводство характеризуется расширением видового состава документации, увеличением объемов переписки, унификацией форм документов. Согласно Манифесту (§96) «Образ производства дел (документов) заключает в себе: 1) порядок вступления дел, 2) движение их, или собственно так называемое производство, 3) отправление дел, 4) ревизию и 5) отчеты…». Иначе говоря, Манифестом были определены основные этапы работы с документацией: организация приема и регистрация входящих документов, направление на исполнение и их исполнение, контроль за исполнением, регистрация исходящих документов, отправка документов адресатам.

При подготовке текстов М.М.Сперанский рекомендовал придерживаться строгих языковых правил. Его рекомендации по формированию канцелярского (служебного) стиля речи внесли большой вклад в то, что в наше время называют унификацией деловой переписки.

В целом организация работы с документами в рамках министерского делопроизводства представляла собой четкую систему движения документов (на современном языке – документооборот), включая и архивное хранение. Особое внимание в министерском делопроизводстве уделялось контролю исполнения (ревизии) документов. Контроль исполнения проводился по следующим показателям: «1) В порядке ли дела содержатся. 2) Верно ли составляются им заглавия. 3) Нет ли медленности в делопроизводстве. 4) Не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности». Самостоятельной стадией «производства дела» была «отправка дел», т.е. регистрация отправляемых документов в журналах и непосредственно отправка (складывание документа, написание адреса и др.).

Появление бланков документов, попытки реформировать сложившуюся систему делопроизводства

Важным событием в развитии делопроизводства, связанным с законом 1811г., следует считать появление бланков документов. Предусмотрены были четыре формы бланков с угловым расположением реквизитов, ставших обязательными при оформлении служебной переписки. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включаются наименование учреждения, наименования структурных подразделений (департамент, отделение, стол), дата и регистрационный номер документа. Обособленное место занимает заголовок к тексту документа, который располагается непосредственно под реквизитами бланка (так же, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер поступившего документа»), которая пока не унифицирована и может выглядеть по-разному: «Ответ на №…» или «От такого-то» и т.п.

Приобретает устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, - это указание должности лица в дательном падеже или наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ, и его личную подпись.

Другие виды документов, такие как указы, протоколы, докладные записки, писались без бланков.

Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальной период своего становления, она не была столь гибкой, как требовалось в конце XIX в. При быстро меняющихся общественных отношениях система делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала в военном ведомстве, а затем и в гражданских учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление было поистине революционным шагом в документировании: оно ускорило ведение письменных работ, позволило одновременно с подлинником изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Кроме того, за счет использования машинописного текста сократился объем документов, которые приобрели более компактную форму.

Изобретение телеграфа способствовало появлению нового типа печатных отправлений – телеграммы, а изобретение телефона – появлению телефонограмм – письменных документов, переданных по телефону.

В конце XIX – начале XX в. все большее внимание уделяется системе регистрации документов, необходимости ее упрощения за счет централизации. Эта идея в корне противоречила идее «Общего учреждения министерств», в соответствии с которой создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении.

Упрощение делопроизводства проводилось и в отдельных ведомствах, в частности в военном, в котором в 1911г. «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» была введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов: для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов – рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, были установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: «секретно», «не подлежит оглашению», «спешно» и др. В Положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, которые могли ускорить работу с документами.

Однако работа по совершенствованию делопроизводства, проводившаяся в военном ведомстве, по причине начавшейся вскоре первой мировой войны не была поддержана другими министерствами и ведомствами. Происшедший в 1917г. социально-политический переворот – сначала Февральская буржуазно-демократическая, а затем Октябрьская социалистическая революции – привел к полному разрушению государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но создавался на принципиально новых началах.

Литература

1.                  Басаков М.И. Современное делопроизводство. Учебное пособие. Ростов-на-Дону, 2008. - 473 с.

2.                  Бондырева Т.Н. Секретарское дело. Практическое пособие. М., 1989. – 383 с.

3.                  Кудряев В.А. Организация работы с документами. Учебник. М., 2001. – 592 с.

4.                  Кузнецова Т.В. История профессии. // Секретарское дело. 2003. №1.

5.                  Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. М., 2006. – 427 с.

28