Автоматизацией документооборота

ГЛАВА II. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Автоматизацией документооборота на российском рынке информационных технологий занимается много фирм. И первое, что хочется уяснить  для себя, - это определение документооборота. Конечно, все согласны с тем, что  документооборот - это некие операции с документами. Расхождения начинаются в приграничной полосе - где кончается  документооборот и начинается делопроизводство, а также можно ли говорить о  документообороте без связи с  делопроизводством.

Существуют две тенденции. В первом случае документооборот  рассматривается как составная  часть делопроизводства. Автоматизация  делопроизводства, в свою очередь, представляет собой часть процесса создания информационной системы предприятия (учреждения), который выполняется для автоматизации уже существующих бизнес-процессов, либо для их изменения в сторону повышения эффективности. Такой подход характерен для системных интеграторов. Они имеют, как правило, коробочную версию автоматизации делопроизводства с той или иной степенью унификации для мелких и средних клиентов. Автоматизация крупных банковских, государственных и коммерческих структур - процесс индивидуальный.

Вторая тенденция - это  использование узкоспециализированных программ, предназначенных только для  контроля и управления потоком документов. Такие системы работают, как правило, с большими объемами документов. Они  хорошо совместимы с другими офисными системами и как нельзя более кстати для тех клиентов, которые хотят сохранить в тайне свои системы автоматизации и остаться независимыми от поставщика программного обеспечения (ПО).

На мировом рынке существуют различные компьютерные программы, предназначенные для автоматизации  процессов различного масштаба. Они  бы не прочь внедриться на российский рынок и изначально пытались сделать это непосредственно. Тогда оказалось, что последнюю линию обороны государственных интересов держит великий и могучий русский язык. Западные системы не смогли предложить ничего подходящего в областях, связанных с использованием русского языка. Это первое, что делает неконкурентоспособными стандартные импортные решения. Другой аспект, характерный для развития российских автоматических систем делопроизводства, - это сочетание традиций и новых поисков в области партнерских и деловых отношений в современной экономической среде. Каждая организация творит на любом поприще, включая делопроизводство и документооборот. При этом, наверное, не счесть изобретенных велосипедов и открытых америк. Наиболее просвещенные подсознательно подозревают, что есть отработанные временем шаблоны документов и действий и что стандартизация - это экономия времени со всеми вытекающими последствиями.

Это то, что касается существующего  положения дел на российском рынке. Следующий этап, который предстоит  нам на пути эволюции, -- осознание новых технологий GroupWare и WorkFlow и преимуществ работы в открытых системах. И где-то на периферии сознания определяется понятие реинжиниринг. Это тот путь, по которому движется сейчас западная организация бизнес-процессов.

Разработчики программ документооборота оказываются в ситуации совмещения желаемого и действительного. Им приходится не только ориентироваться  на существующий рынок, но и активно  создавать его, имея в виду мировой  процесс развития компьютерной техники  и программного обеспечения.

Рассмотрим сначала общую  структуру делопроизводства. Как правило, это три крупных блока - создание документа и его регистрация, собственно документооборот (передача, пересылка, контроль исполнения и т.п.), создание и ведение архива (занесение, поиск, извлечение, систематизация и пр.).

Эта интегрированная схема  поможет произвести систематизацию информации, которая получена от фирм, производящих программы документооборота.

Все попавшие в поле зрения программы работают со следующими видами документов: структурированные, неструктурированные, бумажные и электронные. Структурированные  документы отличает жесткость формы. Информация, необходимая для дальнейшей обработки, находится на определенных полях, которые считываются и  заносятся в виде записей в  базу данных. Примеры таких документов - финансовые документы, анкеты. Некоторые  производители, использующие технологии Lotus Notes, в частности "Интерпроком", структурируют документы более свободной формы, например, договоры.

При работе со структурированными документами необходимо применять  технологии сканирования и распознавания (такова, например, технология Tiger Forms, распознающая рукописные символы). Систем сканирования и распознавания на российском рынке две: Cunei Form и Fine Reader. Обе имеют хорошую репутацию. Системы распознавания необходимы также, если вы имеете дело с бумажными документами, которые поступают в систему делопроизводства путем сканирования и распознавания, это - письма, факсы, рекламные проспекты и пр. Другой вид документов - электронные документы. Ориентируясь на многообразный рынок ПО, системы документооборота распознают практически все форматы - от ДОСовского txt до графического tif или rtr. А также используют различные каналы приема-передачи информации: электронную почту, факс, телекс, телетайп, Интернет и др.

На этапе создания документа  ему присваиваются опознавательные  реквизиты. Все системы гибки  в определении состава реквизитов и их формы. Некоторые продукты, например "Евфрат", при вводе документа проводят его лексический анализ. Реквизиты документов хранятся в специальной базе данных.

Создание документа - это  не только обработка входящего документа, но и генерирование исходящего. Самый  простой путь, используемый всеми  системами, - это использование текстовых  редакторов для создания неструктурированного документа и занесения его  в базу данных посредством присвоения реквизитов. Структурированные документы  генерируются по шаблонам путем заполнения необходимых полей.

Организация документооборота