Архивное дело в централизованном государстве 15-17 вв.

     - столп, список - подлинный документ, текст которого полностью умещается на одном листе и не требует продолжения на других листах;

     - столбец - склейка из ряда столпов, продолжающих по содержанию друг друга, возможная ширина 15-17 см, длина до конца документа (Соборное Уложение 1649 года) - 309 м, на лицевой стороне - текст документа, на оборотной - рукоприкладство всех  помянутых в документе лиц, относящиеся к документу пометы и надписи, скрепы составов столбца;

     - тетрадь - несколько столпов, сшитых в единый корешок:

     - книга - несколько тетрадей, сшитых в единый корешок;

     - грамота - особо важный правительственный или частный документ, преимущественно на одном листе.

     Первоначально архивные дела хранились в приказах вместе с текущим делопроизводством, затем перешли к отдельному хранению архивов. После пожара 1626 г. приказные архивы располагались в специально оборудованных помещениях в здании приказов в Кремле. Документы поступали из приказов в единое хранилище и размещались в сундуках, ящиках, коробках, шкафах по отдельным приказам. Отдельно хранили документы руководящего и справочного характера общеприказного значения. На особо ценные заводились копийные книги. Оригиналы документов хранились в архиве. Копии использовались в текущей работе. На архивные дела составлялись описи. В них указывались место хранения документа, его род, содержание, в ряде случаев помещались его аннотация, дата, физическое состояние. Научно-справочный аппарат был представлен азбуками, азбуками по алфавиту, главами — внутренними описями дел.

     Наиболее ценные документы хранились в архивах Поместного, Разрядного и Посольского приказов. Они отражали имущественно-хозяйственные, служебные дела российского феодального общества, а также внешние сношения России. В архиве Посольского приказа откладывались также дела, связанные с жизнедеятельностью Государева двора, государевы родословцы и титулярники.

     Развитие  местных архивов связано с  развитием местного управления.

     На  местах архивы вели земские дьяки. В  уездных губных избах откладывались  судебные дела.

     В земских избах сохранялись дела, связанные с местным управлением. Документы находились в ларях. На них заводились описи. Наиболее ценными были разметные книги, отражавшие хозяйственное развитие мест, и уставные грамоты наместников и волостелей.

     В XVI-XVII в. особо выделяются архивы церквей и монастырей. В них хранились преимущественно хозяйственные документы, определявшие, прежде всего, земельные владения церкви. Другой разновидностью были документы религиозного содержания. Светские феодалы использовали церковно-монастырские хранилища дня хранения своих особо ценных, служилых и хозяйственных документов. Документы описывались, систематизировались по рукописям, разновидностям, содержанию, времени происхождения. На них составлялись копийные книги. Древнейшими описью архива и копийными книгами являются опись и копийные книги Кирилле-Белозерского монастыря XV века. Большой массив документов XVI-XVII в.в. дошел в составе архива Троице-Сергиевой лавры.

     Развитие  архивов способствовало развитию архивной техники. Хранение осуществлялось в рамках делопроизводства дьяками и подьячими:

     - в специально защищенных помещениях;

     - под контролем органов власти в центре и на местах;

     - по принципу происхождения в соответствии со структурой фондообразователей;

     - в пронумерованном виде — в ящиках, сундуках, коробках, на которых находились ярлыки с указанием находившихся в них документов.

     При этом:

     - на особо ценные дела заводились копии, которые использовались в делопроизводстве, подлинники лежали в архиве;

     - запрещалось выносить подлинники дел из их хранилищ.

     Описи — информация, в которой указывались  все данные документов, в ряде случаев помещалась их развернутые аннотации, превращавшие описи в исторические источники.

     Справочный  аппарат был представлен в  виде азбук, алфавитных азбук, глав, позволяющий выявлять нужные документы по их именным, географическим и другим признакам.

     Данный  справочный аппарат использовался:

     - в деятельности органов власти внутри и вне страны;

     - в быту при защите имущественно-хозяйственных интересов;

     - в летописании и составлении исторических сочинений.

     Пожар Москвы 1626 г. явился рубежом в развитии архивного дела в России. В ходе пожара было утрачено множество документов, собранных до 1626 г. Соборное Уложение 1649 г. делит документы на допожарные и послепожарные (имеется в виду пожар 1626 г.).

     Но  после московского пожара 1626 г. для  приказов было построено в Кремле каменное здание в два этажа, расположенное  «покоем», т.е. корпусом, имевшим форму  буквы П. Одна параллельная линия  этого корпуса шла вдоль Кремлевской стены, возле которой протекала Москва-река, а другая выходила на Кремлевскую площадь. Двухэтажный состав здания позволял распределять его помещения таким образом, чтобы присутствия (палаты заседаний) и канцелярии поместить в верхнем этаже, а архивы - в нижнем. Однако в действительности строгой выдержанности в этом отношении не было, и каждый приказ устраивался по-своему. Так, например, дела Посольского приказа находились в отдельной палате нижнего этажа – «казенке». Казенки были оборудованы железными или обшитыми жестью деревянными дверями, снабженными в обоих случаях железными засовами и запорами. Окна казенок были защищены железными решетками с такими же затворами. Дела Разрядного приказа находились вместе с присутствием и канцелярией в одном верхнем этаже, наоборот, приказ Казанского дворца занимал две палаты в нижнем этаже. Столы Поместного приказа, а с ними и дела были размещены частью в верхнем, частью в нижнем этаже, в помещении каждого стола рядом с канцелярией позади нее находилась казенка, служившая для хранения старых дел. Лишь при Петре I дела всех столов Поместного приказа были сосредоточены в одном нижнем этаже.

     Способы, хранения архивных материалов остаются в приказах те же, что практиковались в «царском архиве» XVI в. По-прежнему документы размещаются по ящикам, сундукам, коробьям и т.д., но вместилища подвергнуты более строгой охране и, кроме того, ориентирующие признаки вместилищ больше разработаны. Вместилища документов требовалось держать за замками и печатями. Признаки вместилищ были более дифференцированы. Одни определялись по внешнему виду, материалу устройству и состоянию. Чаще стал применять к вместилищам признаки происхождения, называя и по фамилиям дьяков и подьячих. Дело в том, что последние держали у себя текущие дела и документы не только в столах, в сундуках, ящиках, ларцах и т.п. После смерти или оставления службы документы поступали в казенки вместе со своим вместилищами, которые и получали названия вроде следующих «ящик подьячего Михаила Мамотина». К прежним вместилищам изредка присоединяются новые, именно, шкафы как передвижные, так и вделанные в стены, и «полати». Шкафами оборудовались и канцелярии, и казенки, «полатями» же специально казенки, в которых для этого были устроены особые лестницы. Наиболее редким оборудованием были полки в современном смысле стеллажей.

     Правила охраны документов устанавливаются  и в порядке законодательства, и по линии отдельных специальных  указов.

     Сначала только дьяки ведали хранением дел. К концу XVII в. появляются специальные  указы о порядке хранения и охраны документов, допускающие к этому ответственному делу и подьячих (кроме «молодых»), но на особых условиях. Указом 1697 г. к хранению документов были допущены, наконец, и «молодые» подьячие.

     Наряду  с описями уже зарождаются  в некоторых приказных архивах и другие элементы справочно-ориентирующего аппарата, именные указатели к описям и главы - оглавления материалов. К указателям необходимо отнести «азбуки» и «азбуки по алфавиту». В целях облегчения справочной работы подьячие стремились снабдить описи ориентирующими знаками на полях⁹.

     Так как справки приходилось наводить, главным образом, о лицах, то на полях  рядом с каждой описательной статьей, в которой упоминалась чья-либо фамилия, ставились инициалы этого  лица. Постепенно поля описи исписывались инициалами, идущими друг за другом в беспорядке. Такие описи получили название «азбук». Затем из описи фамилии переписывались в алфавитном порядке инициалов в отдельную книгу, и, таким образом, получался указатель личных имен – «азбука по алфавиту». В указателе при каждой фамилии ставилось указание на номер и год того дела или книги, в которых нужно искать сведения о данной личности. Наиболее распространенными алфавитами были на первых порах самые простые указатели - личных имен. Но потом стали составляться и географические указатели.

     Кроме указателей, к средствам справочно-ориентирующего аппарата московских приказных архивов  необходимо отнести еще так называемые «главы». «Главы» соответствовали в архивном деле - внутренним описям. Они представляли собою не самостоятельные описи целого архива или какого-либо его отдела, а перечни комплексов документов, соединенных по своей однородности в сборники или в дела. «Главы» отличались от описей своей краткостью, преследуя чисто справочную задачу.

     Развивалось в приказных архивах и применение нумерации архивных материалов. Если в XVI в. в описи «царского архива» наблюдается лишь нумерация вместилищ (ящиков, сундуков и др.), то в приказных архивах, хотя и не во всех, практиковалась уже, кроме нумерации вместилищ, нумерация и самых единиц хранения. Номер цифрой проставлялся на заглавном месте сборника, книги, тетради на средине правого края листа и затем повторялся в правом верхнем углу первого листа самого текста. Столбцы снабжались номерами на обертках, которых они хранились, и на обороте первого состава столбца. Проставленные на делах, сборниках и столбцах номера заносились затем в описи. Кроме всего этого, на единицах хранения уже делались топографические отметки: отмечались вместилища, в которых они хранились, а вместилища снабжались ярлыками с указанием, «какие столпы и дела и книги положены, чтобы скорее и удобнее сыскать». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Таким образом, в XV—XVII вв. сложились навыки упорядоченной работы с документами: была выработана устойчивая терминология делопроизводственных документов, созданы их формы, появляются законодательные указания о порядке документирования. Разграничение функций служилых людей стало основой направления движения документов в учреждении. Порядок принятия управленческого решения, например именного указа, когда на основе разрешения частного случая возникала общая норма, свидетельствует о становлении права. Документы подвергались группировке, описывались, охранялись. Создавались архивы.

     Делопроизводство  основывалось на нормах обычного права, а не регулировалось специальным законом. Задачи, функции учреждений, права и обязанности должностных лиц не были закреплены законодательно.

     В период развития архивов XV-XVII вв. сильно возрос объем документации. Вследствие развития книгопечатания письменные материалы отделились в XVI в. Центральные и местные учреждения имели собственные хранилища письменных источников. Были выработаны определенные правила хранения дел, составления справочников и выдачи дел для использования. Однако хранилища документов еще не стали структурными частями учреждений. Письменные источники, в том числе потерявшие практическое значение, как правило, отлагались в канцелярии вместе с текущим делопроизводством.

     Исходя  из этого, можно отметить что, было организовано архивное дело в приказах. Оно показывает, что дьяки и подьячие умели ориентироваться в массе архивного материала и одну из главных своих задач видели в его хранении и охране и в наведении справок.  
 
 

СПИСОК  ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 

     1. Алексеева, Е.В. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учебное пособие для сред. проф. Образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; под ред.В.П. Козлова - М.: ПрофОбрИздат, 2002.

     2. Быкова, Т.А. Приказное делопроизводство XVII века / Т.А. Быкова, Е.Н. Евсеева. – 1997. – № 2 (1). – С. 84 – 90.

     3. Емышева, Е.М. Генеральный регламент – начало законодательного регулирования системы организации управления и делопроизводства. – 2003. – № 1. – С. 103 – 110.

     4. Илюшенко, М.П. Возникновение и развитие делопроизводства на Руси (VIII – XIV вв.) / М. П. Илюшенко // Делопроизводство. – 1998. – № 2. – С. 71 – 74.