Анализ и разработка системы автоматизации документооборота для предприятия работающего в сфере информационных услуг

    Рассмотрим  общий спектр задач электронного документооборота. Задачи и, соответственно, необходимая система автоматизации определяются стадией жизненного цикла документа, которую необходимо поддерживать. Вообще жизненный цикл состоит из двух основных стадий.

     1. Разработка документа, которая  может включать собственно разработку  содержания документа, оформление документа, утверждение документа.

В том  случае если документ находится на стадии разработки, он считается неопубликованным, и права на него определяются правами  доступа конкретного пользователя.

     2. Стадия опубликованного документа,  которая может содержать: активный доступ, архивный документ краткосрочного и долгосрочного хранения, уничтожение документа.

     Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, и на него остается только одно право - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа приведем шаблон стандартного бланка предприятия. Кроме права доступа на чтение могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки.

     В зависимости от конкретной стадии жизненного цикла документа, с которым имеют дело архивные системы, они подразделяются на следующие типы.

     Статические архивы документов (либо просто архивы) - системы, которые обрабатывают только опубликованные документы.

     Динамические  архивы (либо системы управления документами) работают как с опубликованными документами, так и с теми, которые находятся в разработке. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Дерево  работ «Автоматизированная система документооборота»

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 3. Дерево работ «Автоматизированная система документооборота»

 
 
 
 

      Структурная организация Управления Информатизации

      В соответствии с положением об Управлении, было создано в 1998 году "Управление информатизации". Целью Управление информатизации явилось объединение в единую корпоративную компьютерную информационную сеть Министерства Транспорта и Коммуникаций и организовать обучение и работу в компьютерной сети интернет руководителей и сотрудников управлений.

   Основными задачами Управления являются:

- создание необходимых условий для наиболее полного удовлетворения информационных потребностей государственных органов, предприятий, учреждений, организаций и граждан путем предоставления им доступа к информационным ресурсам на основе внедрения средств вычислительной техники и телекоммуникаций;

- подготовка проектов нормативных правовых актов, определяющих права и обязанности юридических и физических лиц по формированию и использованию информационных ресурсов, средств их обработки и доставки;

- интеграция с мировым информационным пространством;

- создание и развитие информационной инфраструктуры.

Центр компетенции

     В связи с "Проблемой 2000 года", по постановлению правительства №117 при Министерстве Транспорта и коммуникаций был создан Центр компетенции, в его функции входит поддержка контактов с обществом для ответа на технические вопросы, повышение осведомленности, сбор и анализ данных, подготовка и распространение отчетов по Y2K прогрессу. Центр компетенции также разрабатывает методы анализа рисков, сертифицирует тесты для ПО и инструментарии, проводит консультации по оценке ИС, а также делает рекомендации по решению проблемы. Центр компетенции организовывает семинары, готовит материалы для средств массовой информации и поддерживает Y2K web-site. Он также готовит все формы для утверждения Техническим советом и Межведомственным комитетом, и отвечает за распространение утвержденных форм. Также, Центр компетенции готовит способы координации и сотрудничества между министерствами, и перед объявлением представляет на рассмотрение Технического совета для утверждения.

     На  базе Центра компетенции по «Проблеме 2000 года» при управлении информатизации был организован «Проектно-исследовательский «Центр информатизации Министерства транспорта и коммуникаций». «Проектно-исследовательский «Центр информатизации Министерства транспорта и коммуникаций» является проектно-исследовательским учреждением, предназначенным для проведения проектных, исследовательских, образовательных и других работ в области информационных, компьютерных технологий. Центр информатизации в установленном законодательством порядке осуществляет прямые связи с международными организациями, научно-исследовательскими, проектными, учебными и другими юридическими и физическими лицами по всем вопросам сотрудничества. 
 

Структурная организация  Управления Информатизации 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Рис. 2. Структура организации. 
 

      Документирование  управленческой деятельности.

 

      В целях дальнейшего совершенствования  документационного обеспечения  управления и улучшения организации  делопроизводства. Правительство Кыргызской Республики постановило утвердить  типовую инструкцию по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в Кыргызской Республике. Данная инструкция устанавливает совокупность принципов и правил, регламентирующих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в учреждениях, организациях и на предприятиях.

      Основная  цель типовой инструкции – упорядочивание документооборота, сокращение количества и повышение качества подготовки документов, совершенствование работы аппарата управления. Общие требования, изложенные в инструкции, распространяются на организационно – распорядительную документацию. Порядок работы с секретными документами устанавливается специальной инструкцией. Ответственность за организацию и состояние документационного обеспечения управления возлагается на руководителя учреждения, а в структурных подразделениях – на их руководителей.

      Состав  управленческих документов определяется компетенцией и функциями учреждения, порядком решения вопросов, объемом  и характером взаимосвязей с другими учреждениями. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением унифицированных систем документации, ГОСТ 6.38-90. Виды и разновидности документов, необходимых и достаточных для работы учреждений, определяются в соответствии с фундаментальным назначением каждого документа в глоссарии.

      Составление текстов управленческих документов является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст документа должен быть ясным, информационно емким и убедительным. Ясность текста или отдельного предложения достигается логичностью и точностью выражения содержания. Логичность текста зависит от расположения элементов в каждом предложении, а также от правильности выбора формы предложения.

      Точность  текста или предложения заключается  в правильном употреблении слов и  словосочетаний с точки зрения их значения и формы. Правильность формы  слова и словосочетания определяется нормами словообразования, управления, употребления предлогов с учетом специфики деловой речи. Текст управленческого документа и каждое его предложение должны быть информационно емкими. Для этого необходимо избегать слов и словосочетаний, несущих избыточную информацию, не имеющих конкретной смысловой нагрузки. Убедительность является одной из важнейших черт текста документа. Убедительным является документ, содержащий аргументированную и логически обоснованную информацию, необходимую для принятия решения.

      Приступая к составлению документа, прежде всего следует определить его целесообразность, убедиться в соответствии предлагаемого содержания компетенции данного учреждения, правильно выбрать вид документа для фиксации управленческого действия.

      Стиль документа, характер изложения текста во многом связаны с видом документа. Документ должен отражать объективную действительность, поэтому требование к документу – правдивое, точное, достоверное освещение события, формулировки документа должны быть безупречными в юридическом отношении, текст не должен допускать двояких толкований.

      Тексты  документов рекомендуется разделять  на две основные части. В первой части  указывается основание составления  документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения, мнения, просьбы. Если текст такого документа состоит из одной фразы, то в первой ее части указывается основание или причина, во второй – решение. Если же содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть: приказы – распорядительная часть без констатирующей, письма – просьбу без пояснения и т.д.

      Оформление  документов.

1. Реквизиты документа.

      При оформлении документов необходимо соблюдать  правила, обеспечивающие юридическую  силу,  качественное и оперативное  исполнение документа.

      Для организационно-распорядительных документов устанавливается 31реквизит в соответствии с ГОСТ 6.38-90.

      Обязательными реквизитами документов являются: наименования учреждения – автора документа, название вида документа, текст, заголовок к  тексту, дата и индекс документа, подпись, отметка об исполнении документа, место создания или издания документа, код  организации – автора, код формы документа.

      В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов при  необходимости может быть дополнен другими реквизитами.

2. Бланк документа.

      Применение  бланков при подготовке документов повышает культуру управленческого  труда, придает информации официальный  характер, облегчает исполнение и  дальнейшее использование документа. Служебные документы составляются на бланках форматов А-4 и А-5, отпечатанных типографским способом, в соответствии с ГОСТ 9327-60. Для отдельных видов документов допускается применение формата А-3.

      Установлено два вида бланков: бланк письма и  общий бланк для всех других видов  организационно-распорядительных документов.

      Бланк письма состоит из следующих реквизитов, отпечатанных типографским способом. Для каждого из этих видов бланков  допускает два варианта расположения реквизитов – угловой и продольный. При продольном расположении реквизитов наименование учреждения размещается вдоль верхнего поля документов. При угловом – границы левого края в верхнем углу.

3. Заголовок документа.

      Заголовок – краткое изложение содержание документа. Он должен быть максимально  кратким и емким, точно передавать смысл текста, грамматически согласовываться с названием документа. Если в документе отражается несколько вопросов, то заголовок формируется обобщенно. К документам большого объема, или отражающим несколько вопросов, наряду с заголовками составляются подзаголовки. Их располагают  в левой  части листа.

      4. Датирование.

      Датой документа является дата его подписания, утверждения или события, которое  зафиксировано в документе. Даты подписания, утверждения, согласования, а также содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год.

      5. Согласование.

      Подготовленные  проекты документов перед подписанием  в ряде случаев согласовывается  с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Это делается для подтверждения их согласия с содержанием документа. Согласование проводится внутри учреждения и вне его.