Анализ факторов роста документооборота

Оглавление

Введение 3

1. Понятие информации и документооборота 4

1.1. Информация в человеческом обществе 

1.2. Документооборот 

2. Факторы роста объемов информации и увеличения количества

документов  

Заключение 

Список литературы  

 

Введение

     XXI век – век информации. С каждым днем ее становится все больше и больше, и ее роль в современном мире постоянно повышается.  В последнее столетие появилось много таких отраслей производства, которые почти на 100% состоят из информации, например, реклама, дизайн и прочие.

     Основным  носителем информации является документ.

     Документация  во все времена имела ценность как для личности, так и для  государства. Носители и способы  передачи зафиксированной информации (информационные технологии) в течение  веков изменялись, приспосабливаясь как к антропометрическим характеристикам человека, так и к техническим новшествам, пройдя путь от глиняных табличек до электронных документов.

     Следствием  постоянно возрастающей значимости документации в обществе стало то, что человек придумал специальную отрасль деятельности – делопроизводство, или документационное обеспечение управления, которое должно было обеспечить эффективную для каждого исторического периода систему создания и использования документов.

     В свою очередь развитие информационных технологий постоянно увеличивает объемы документопотоков. Этот рост в значительной мере обусловливается и усложнением процессов управления обществом, производства, усложнением функций государства и каждого отдельного гражданина.

     В данной работе мы рассмотрим факторы, оказывающие влияние на постоянный рост объемов информации и увеличение количества документов.

 

      Понятие информации и документооборота

1. Информация в человеческом обществе

     Слово «информация» происходит от латинского "informatio" – сведения, разъяснения. Информация – это любые сведения, которые интересуют конкретного человека в конкретной ситуации.

     Информация – это сведения об объектах или явлениях окружающей среды, которые мы запрашиваем в случае возникновения необходимости в них. Информация может быть новой – это сведения, которых мы еще не знаем, и устаревшей – т.е. известной, переработанной.

     С материальной точки зрения информация — это порядок следования объектов материального мира. Например, порядок следования букв на листе бумаги по определенным правилам является письменной информацией. Порядок следования разноцветных точек на листе бумаги по определенным правилам является графической информацией.

     Информация  распространяется на носителях, ее актуальность для индивида носит субъективный.

     В процессе осуществления человеческой деятельности люди постоянно обмениваются информацией, в том числе в процессе осуществления производственной деятельности.

     Управленческий  процесс в любой сфере жизни  общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску, использованию информации (знаний) для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение - это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу). Для человека, вне сферы служебной деятельности, чаще всего используется устная информация, не закрепленная письменно на каком-либо носителе (на бумаге, на дискете). Лишь при необходимости человек пользуется письменной информацией: пишет письма, получает требующиеся ему документы в различных учреждениях (паспорт, трудовую книжку, диплом, рекомендательное письмо а так же любой другой документ).

     Служебная деятельность человека в любой сфере (производственной, посреднической, торговой, медицинской, научной и др.), напротив, требует преимущественно письменной информации, которая может служить подтверждением конкретных фактов, событий при деловом общении, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров, рассматриваемых в судах. Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом (а значит частью документооборота или делопроизводства), а сам процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности или созданием документов.  

 

      1.2. Документооборот

     Документооборот стал неотъемлемой частью любого бизнеса или деятельности организации. Документооборот - это движение (оборот) документов, как внутри организации, так и между организациями, сотрудничающих между собой по каким-либо вопросам или в какой-либо сфере. Понятие документооборота достаточно широко, а задачи весьма многогранны, так как система документооборота в любой организации включает в себя целые подразделения и службы (в деятельности любого предприятия в обязательном порядке используются финансовые, распорядительные, административные и прочие документы).

     Система документооборота позволяет создать  ресурс информации о деятельности организации, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные управленческие решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам.

     Документы позволяют предприятиям осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно; предоставлять услуги последовательно, а также беспристрастно; обеспечивать, документировать формирование политики; принятие управленческих решений; обеспечивать согласованность, непрерывность, производительность управленческо-деловой деятельности; повышать эффективность деятельности всей организации; обеспечивать бесперебойность деятельности при чрезвычайных ситуациях; соблюдать требования законодательства и регулирующей среды; обеспечивать защиту, поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; защищать интересы организации, а также права сотрудников, всех заинтересованных сторон; документировать текущие или будущие научно-исследовательские работы, деятельность по развитию, разработки или достижения, а также исторические исследования; предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности; обеспечивать деловое, персональное, социальное своеобразие; сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества.

     Системы документооборота нужны, чтобы решать конкретные задачи, стоящие перед организацией, в том числе

• Поддержка качественного накопления.
• Обеспечение эффективного управления.
• Прозрачность деятельности  организации.
• Контроль деятельности предприятия.
• Кадровая гибкость.
• Возможность хранения информации обо всем производственном процессе.
• Формализации деятельности  работников.
• Управление и доступ к информации.
• Оптимизация процессов.
• Исключение обычных бумажных документов из внутреннего оборота.
• Автоматизация механизма их выполнения и контроля.

 

      2. Факторы роста  объемов информации  и увеличения количества  документов

     Современный мир характеризуется такой интересной тенденцией, как постоянное повышение роли информации. В последнее столетие появилось много таких отраслей производства, которые почти на 100% состоят из одной информации, например, дизайн, создание программного обеспечения, реклама и другие.

     Очевидно, что с повышением роли информации в современном обществе наблюдается постоянный рост объемов документации.

     В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально  изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Это первая закономерность документообразования.

     Рост  объемов производства приводит к  стремительному росту объемов информации.

     Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.

     Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, освоение новых районов, строительство новых объектов, усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования.

     К субъективным причинам относятся:

1. Бюрократизация аппарата управления, с которой связано увеличение количества проверяющих инстанций, разбухание контролирующих органов, ущемление и игнорирование законных прав граждан. Все это приводит к созданию документов, не обусловленных деловой необходимостью.
2. Незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов. В результате возникает недоверие к документам и их перепроверка, т.е. создание новых документов.
3. Неквалифицированное документирование распорядительной деятельности. Например, приказ, содержащий неясные задания, нереальные сроки исполнения, противоречащий изданным ранее приказам, обязательно вызовет поток писем или докладных записок управляемых организаций (структурных подразделений) разъяснительного характера.
4. Несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков их исполнения порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д.
5. Отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ними задач вынуждает постоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями или разрешениями спорных вопросов.
6. Некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач приводит к выбору нецелесообразных вариантов их решений, что отражается на документировании самих этих действий, а затем исправлении принятого решения и т.д.;
7. Отсутствие в управленческом аппарате регламентации документообразования приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для документирования идентичных функций и содержащих аналогичную информацию, но отличающихся по форме представления информации или по составу показателей.
8. Широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях приводит к созданию огромного количества копий документов, которые используются в незначительной мере.
9. Использование в процессах создания и подготовки документов компьютеров, с одной стороны, значительно повысило скорость подготовки документов, сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов за счет создания одного и того же документа в бумажной и электронной форме.

     Таким образом, в числе субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, мы видим как связанные с отдельной личностью (деятельность руководителя, специалиста), так и с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования. К субъективным причинам надо отнести и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками.  
 

 

      Заключение

     Итак, мы выяснили, что в современном  мире информация играет очень важную роль и является неотъемлемой составляющей производственных и управленческих процессов.

     Постоянное  развитие человеческого общества, совершенствование  производственных процессов приводит к росту объемов информации. И  как следствие, увеличивается объем имеющихся в обществе документов, как носителей информации.

     Как правило, рост объемов информации вызван объективными причинами. Среди которых  развитие производств и появление  новых сфер деятельности, необходимость  документирования усложняющихся процессов взаимодействия хозяйствующих субъектов.

     Но  очень часто рост количества документов неоправдан и связан с некомпетентным управлением документооборотом. Чтобы  избежать нецелесообразного увеличения объемов информации, необходимо совершенствовать механизмы взаимодействия между различными субъектами общества, повышать компетентность сотрудников и повышать прозрачность деятельности.

 

      Список литературы

1. Басовская Е., Быкова Т., Вялова Л. Делопроизводство. Учебник. – М.: ПрофОбрИздат, 2001. – 176 с.
2. Быкова Т. Делопроизводство: Учебник. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.
3. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. – М.:ИНФРА-М, 2003. – 304 с.
4. Охотников А. В., Булавина Е. А. Документирование и делопроизводство: Учебное пособие. – Ростов н/Д, 2004. – 304 с.
5. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности. – М.: ИНФРА-М, 2009. – 303 с.
6. Рогожин М. Ю. Делопроизводство. – М.: Индексмедиа, 2006. – 241 с.
7. Широкова Л. В. Документирование управленческой деятельности. – М.; МИИР, 2006. – 88 с.