Акты

Акт – документ, составленный несколькими  лицами и подтверждающий установленные  факты или события.

В разных сферах деятельности возникают  ситуации, требующие документирования именно в форме акта, чем и определяется существование множества разновидностей актов. Различаются они как назначением, так и содержанием. Это могут  быть акты:

приемки-сдачи (работ, оборудования, материальных ценностей, документов);

обследования (состояния техники  безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов);

испытаний (образцов, систем, технологий);

приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

приема-передачи (дел, денежных средств  и иных ценностей);

ревизии, инвентаризации;

расследования аварий, несчастных случаев;

ликвидации организации и т.д.

Отдельные разновидности актов  имеют свои особенности составления  и оформления, для многих разновидностей имеются унифицированные формы, утвержденные нормативными актами и  обязательные для применения в определенной сфере деятельности. Поэтому при  возникновении ситуации, требующей  составления акта, прежде всего необходимо выяснить, нет ли утвержденной формы акта для документирования данной ситуации. Нужно также иметь в виду, что наряду с унифицированными формами актов многими министерствами (ведомствами) утверждены специальные правила, инструкции о порядке составления актов.

Общие правила составления актов

При всем многообразии актов с точки  зрения их назначения и содержания имеется ряд общих правил, которых  необходимо придерживаться при составлении  актов.

– Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Нередко  акты составляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя данной организации, вышестоящей организации  или органа управления, осуществляющего  контрольные, надзорные или иные функции. Акты могут составляться и  постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

– Главное при составлении акта – определение фактического состояния  дел и правильное отражение его  в акте. Если составлению акта предшествовала предварительная работа (проверка, экспертиза, испытания), акт составляется на основе черновых записей, которые  ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат количественные показатели, фактические сведения и  аналитические данные.

– Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.

– Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный  номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при  необходимости, места работы). Некоторые  формы актов предусматривают  проставление точного времени составления  акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.

– Заголовок к акту должен грамматически  согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной  деятельности, Акт ликвидации торгово-закупочного  кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей, или формулируется  с помощью предлога «о», например: Акт об отсутствии на рабочем месте, Акт о несчастном случае на производстве.

– Датой акта является дата его  составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия (проверка и др.), в тексте акта указывается  дата или период времени, в течение  которого проводилось данное мероприятие, например: В период с 15.09.2003 по 18.09.2003 комиссия провела проверку хранения материальных ценностей на…

– Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть представлен в виде таблицы.

– Акты проверок, обследований, ревизий  и некоторые другие разновидности  актов не только фиксируют установленные  факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые составляют заключительную часть акта.

– В конце текста акта указывается  количество составленных экземпляров  и их местонахождение. Количество экземпляров  акта зависит от количества заинтересованных в его получении сторон или  определяется нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров  акта следует отметка о наличии  приложений к акту (если они имеются).

– Содержание актов ревизий и  обследований согласовывается с  должностными лицами, деятельность которых  отражается в акте. Акт считается  принятым и вступает в действие после  его подписания всеми членами  комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное  с содержанием акта, обязано подписать  его с оговоркой о своем  несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на отдельном  листе и прилагаться к акту.

– В необходимых случаях, если этого  требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились  действия, завершившиеся составлением акта.

 

Акт

Акт – документ, составленный несколькими  лицами и подтверждающий установленные  факты или события. 1

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты  и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.). 2

Акты отличаются широким разнообразием  по своему назначению и содержанию:

сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

обследования (состояния техники  безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);

испытаний (образцов, систем, технологий);

выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);

передачи (структурного подразделения  из одной организации в другую);

нарушения установленных правил;

ревизии, инвентаризации;

расследования аварий, несчастных случаев;

ликвидации организации и т.д. 3

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко  акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе. 4

Главное при составлении акта –  установление фактического состояния  дел и объективное отражение  в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся  во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. 5

Заголовок к акту должен грамматически  согласовываться со словом "акт", например:

Акт проверки финансово-хозяйственной  деятельности института,

Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.). 6

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть строится по схеме: основание  – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии). 7

Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием  номера и даты.

После слова "составлен" указываются  наименование комиссии, должности, фамилии  и инициалы лиц, составивших акт.

При перечислении лиц, участвовавших  в составлении акта, указываются  наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается  председатель комиссии. В необходимых  случаях допускается приводить  сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших  в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются  в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с  прописной буквы. 8

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной  работы, установленные факты, а также  выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено  на пункты, материал может быть представлен  в виде таблицы. При необходимости  акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой  решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт. 9

В конце текста акта указываются  количество составленных экземпляров  и их местонахождение. Количество экземпляров  акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр – бухгалтерия, 

2-й экземпляр – коммерческий  отдел, 

3-й экземпляр – покупатель.

После отметки о количестве экземпляров  акта следует отметка о наличии  приложений к акту (если они имеются). 10

При составлении актов ревизий  и обследований их содержание согласовывается  с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт  считается принятым и вступает в  действие после его подписания всеми  членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.

Подписи располагаются в той  же последовательности, как и фамилии  во вводной части, но без указания должности. 11

Лицо, не согласное с содержанием  акта, обязано подписать его с  оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует  оформлять на отдельном листе  и прилагать к акту.

В необходимых случаях (если этого  требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились  действия, завершившиеся составлением акта. Например: акт о ликвидации учреждения, акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном  бланке акта (бланк конкретного вида документа). Для актов с постоянно  повторяющейся информацией следует  применять бланки с трафаретным  текстом.

Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный  номер, место составления или  издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).

Дополнительная информация:

пример оформления акта;

информационно-справочные документы.

-------Акты - документы юридического характера, фиксирующие правовые отношения между двумя и более контрагентами. В качестве контрагентов могут выступать физические и юридические лица, а также государство.

---------

Любой кадровик должен уметь работать с информационно-справочной документацией - докладными и служебными записками, сводками, актами, перепиской. Эти деловые  бумаги отражают фактическое состояние  дел в компании, а значит, помогают руководству принимать управленческие решения.

Акт - это информационно-справочный документ, который составляется для  подтверждения установленных фактов, событий или действий. По своему содержанию и назначению все акты можно разделить на несколько  видов:

- о нарушении дисциплины труда  и несоблюдении правил внутреннего  трудового распорядка;

- об отказе от подписи, свидетельствующей  об ознакомлении с приказом;

- об отказе от дачи объяснений  по факту нарушения дисциплины;

- сдачи-приемки (работ, материальных  ценностей, документов)*(1);

- приема-сдачи (материальных ценностей,  документов);

- передачи-приема (дел, документов);

- обследования (состояния техники  безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);

- испытаний (образцов, систем, технологий);

- ревизии, инвентаризации;

- расследования аварий, несчастных  случаев;

- ликвидации организаций и др.

Будьте свидетелем!

 Акты составляет не один  человек, а несколько. Объясняется  это природой и назначением  данного документа. Во-первых, констатировать  факты и явления окружающей  действительности необходимо при  свидетелях, иначе впоследствии  будет очень сложно доказать, что описанное в акте событие  действительно произошло. Во-вторых, на основании актов зачастую  принимаются важные решения, которые  могут быть оспорены в судебном  порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд просто не примет его во внимание. А событие, которое в нем зафиксировано, при отсутствии других доказательств может быть признано ненаступившим. Представьте ваше разочарование, когда судья сочтет неустановленным факт прогула сотрудника или появления его на работе в состоянии опьянения только из-за того, что акт об этом был составлен ненадлежащим образом!

Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав которой  утверждается приказом руководителя организации. Речь идет об актах приема-сдачи  материальных ценностей, документов, дел, а также об актах ревизии, инвентаризации*(1), расследования аварий, несчастных случаев  на производстве*(2) (ст. 230 ТК РФ). Как  правило, для них существуют установленные  законом формы. Другие акты составляются в произвольной форме. Главное условие  здесь - найти точные формулировки для  правильного отражения события  в акте.

 Наиболее распространенные  должностные проступки:

- несвоевременное или некачественное  выполнение обязанностей, предусмотренных  трудовым договором, должностной  инструкцией;

- несвоевременное или некачественное  выполнение заданий, распоряжений, приказов руководства;

- прогулы;

- появление на работе в состоянии  опьянения.