Виды отчетов консультанта

     Отчет, таким образом, сообщает руководителю не только о том, чего следует ожидать  от нового служащего, но и о том, чего потребует общение с ним от самого руководителя. Некоторых предсказуемых  недоразумений можно избежать, если заранее предупредить заинтересованные стороны, что и делает психолог в  своем резюме.

     В тех случаях, когда целью отчета является стимулирование развития, можно в своих выводах осторожно усомниться, что человек достиг предела своих деловых возможностей, и закончить какими-либо привлекательными для него предположениями о доступных для него направлениях роста. Для некоторых людей, мыслящих чрезвычайно конкретно, сюда можно включить простые и легко выполнимые предложения в отношении того, что они могут сделать для себя немедленно. Выбор их довольно велик - от чтения определенных книг до практических мер по улучшению состояния здоровья и от конкретных курсов повышения квалификации до изменения способа планирования рабочего времени. Важно лишь, чтобы такие рекомендации основывались на реальном понимании психологических потребностей человека и свидетельствовали о том, что консультант действует в его интересах, а не только в интересах его нанимателя. Впрочем, и для организации представляет большую ценность тот сотрудник, чья мотивация развития и роста усилилась в результате психологического обследования.

     Разумеется, рекомендации могут носить и менее  конкретный характер: для кого-то важно  будет узнать, что стиль критики  может быть изменен в сторону  большей конструктивности, а кому-то полезно прочитать в отчете, что  его склонность к гиперответственности и стремление чрезмерно опекать исполнителей могут быть ограничены без ущерба для дела. В каждом отдельном случае ищете те слова (иногда это метафора или цитата, иногда четкое определение, иногда собственное высказывание испытуемого), которые позволят проникнуть через “оборонительные рубежи” психологических защит и дадут этому человеку понять, что история его развития и роста еще далеко не закончена.

     Беседа  по результатам психологического обследования. В среднем собеседование длится около двух часов. Одной из его тем непременно служит письменный отчет, в остальном надо стараться не следовать никакому заранее заготовленному плану. В течение этих двух часов цель - просто быть полезным. Отчет служит отправной точкой для беседы или, если угодно, “театральным задником”, на фоне которого она развертывается. Такая беседа представляет собой совместную “исследовательскую экспедицию”: клиент может не знать, чего от нее ожидать, а консультант - не придерживаться жесткой структуры.

     Устный  отчет. Этот вид отчета является эффективным средством коммуникации с заказчиком на завершающем этапе исследования, позволяя последнему в прямом диалоге задать исследователю все необходимые вопросы, устранить неясности и т.д. Иногда устный отчет проводится до сдачи письменного, иногда после. В первом случае устный отчет существенно помогает доработке макета письменного, а во втором является эффективным средством разъяснения результатов. Умело проведенный устный отчет в существенной мере способствует также укреплению доброжелательных отношений между исследователем и заказчиком, что очень важно как для окончательной сдачи данной работы, так и для последующего сотрудничества. Готовя устный отчет, докладчик должен знать, сколько времени займет его выступление, где он будет докладывать и какая будет аудитория. Наибольшего успеха устный отчет достигает, если на него отводится от одной трети до половины всего времени презентации. В оставшееся время происходит его обсуждение. 15-минутный отчет включает 5-минутное выступление и 10-минутный ответ на вопросы, поставленные заказчиком, и определение дальнейших действий.

     Первые  пять минут устного отчета представляют собой описание обобщенной информации об исследовании. Следующие пять минут  должны включать в себя несколько  ключевых вопросов типа: «Зачем необходимо изучение?», «Что мы узнали?» и т.п. Важно быстро вовлечь аудиторию  и объяснить, зачем необходимо было исследование.

     При подготовке устного отчета необходимо учитывать такое явление, как  разговоры в зале. Исследователь, не обладающий в аудитории заказчика  такой властью, как в фокус-группе, должен смириться с этим явлением. Разговоры в каком-то смысле являются естественным свойством аудитории, через сознание которой проходит новая информация. Слушатели вполголоса задают друг другу вопросы: «Нам действительно необходимо было это изучить? Мы еще этого не знаем? Может быть, наши штатные сотрудники могли сделать что-то действительно важное, вместо этого исследования?» и т.д. Самая лучшая реакция оратора на такие высказывания — заявить: «Это обучение важно для вас потому, что...».

     Часто считают, что отчет есть отчет, неважно  устный или письменный. Общая информация присутствует в обоих типах отчетов. Однако устный отчет отличается тем, что он требует специальной подготовки. Несколько экспертов полагают, что  некоторые наиболее важные проблемы должны быть сформулированы в конце  устного отчета.

     Устный  отчет должен содержать самое большое семь вопросов, или рубрик, и быть кратким. Возможность памяти большинства людей запоминать более пяти или семи вопросов ограничена. Лаконизм отчета должен выполнять две функции: определять наиболее важные выводы и сделать их легкими для запоминания.

     Для обеспечения восприятия в устных отчетах используется иллюстративный зрительный материал в виде диаграмм, рисунков, слайдов или фрагментов видеозаписей.

     Краткий отчет. Этот вид отчета по объему не превышает 20 страниц. Многие заказчики находят, что наиболее полезным видом отчета модератора является документ, который лишь резюмирует наиболее важную информацию, полученную в ходе заседания группы. Основной причиной такого вывода является то, что фокус-группа по своей природе представляет качественный вид исследования. Отсюда наиболее важной информацией, полученной в ходе заседаний группы, будут общие заключения относительно основной темы обсуждения.

     В резюмирующем отчете обычно предполагается наличие следующих частей:

     1. Введение. Это краткая часть отчета, не превышающая по объему половины  страницы, содержащая информацию  о том, с какой целью было  осуществлено исследование, и какое  место оно занимает в более  общей исследовательской программе.

     2. Цели. Краткое описание целей  заседания группы, которые должна  быть напрямую увязаны с целями, указанными в тематическом плане  модератора.

     3. Методология. Краткое описание  способов проведения групп с  точки зрения следующих аспектов: как много групп было проведено;  где они проводились (географическое  положение); как были отобраны  лица для участия в группе; как были составлены группы  на основе предварительных отборочных  критериев; когда были проведены  группы.

     4. Результаты. Интерпретация результатов  обсуждения данной серии групп.  В этом разделе модератор дает  свое заключение по поводу  наиболее важной информации, полученной  в ходе исследования.

     5. Рекомендации или последующие  шаги. Последняя часть может являться  или не являться частью последующих  действий исследователя в зависимости  от характера связей между  модератором и организацией заказчика.  Часто модератор не работает  над проектом в целом, а отвечает  лишь за написание отчета. В  других случаях, когда модератор  полностью вовлечен в общий  проект, отчет должен содержать  части, которые представляют собой  схематичное описание рекомендаций  для последующих итогов.

     Резюме  по заседанию фокус-группы почти всегда является необходимым средством для передачи результатов заседания. Если этот отчет подготовлен с точки зрения целей данной группы, он может быть очень ценен для передачи интерпретации модератора сотрудникам организации-заказчика.

     Достоинства краткого отчета состоят в том, что  он является менее дорогим для  написания, чем детализированный. Он может быть написан намного быстрее, чем полный отчет. Краткий отчет  является также более подходящим для чтения главными управляющими или  другими связанными с проектом лицами в связи с его небольшим  объемом и концентрацией внимания на выводах и рекомендациях.

     Основной  недостаток кратких отчетов состоит  в том, что они, по сравнению с  детализированными, сильнее зависят от субъективных интерпретаций исследователя либо, по меньшей мере, производят у заказчика впечатление таковых. По выражению Темплтон, краткий отчет является более самонадеянным документом, в котором отсутствуют какие-либо обоснования делаемых выводов. Однако некоторые заказчики сознательно предпочитают опереться на мнение исследователя, чем детально вникать в суть проблемы.

     Детализированный  отчет. В типичном случае этот вид отчета отличается от краткого включением в него прямых иллюстрирующих цитат из стенограмм обсуждения. Это позволяет заказчику видеть, на чем основаны делаемые исследователем выводы. Иногда цитаты монтируют непосредственно в текст основного раздела отчета, содержащего описание результатов и выводов. Однако чаще применяют следующую типовую схему для освещения вопросов исследования.

     1. Каждый раздел должен начинаться  с общих положений относительно  наиболее важной информации, полученной  от участников группы по поводу  исследуемого предмета, т.е. дать  некоторую общую характеристику  дискуссии по данному предмету;

     2. Следующим этапом должно быть  обсуждение различий в мнениях или описаниях способов действий, которые имели место в разных группах относительно одних и тех же вопросов, подлежащих исследованию. Например, общим выводом может являться тот факт, что большинство людей выставляют пищу для своих собак на все время дня, чтобы их четвероногие любимцы могли поесть, когда этого пожелают. Тем не менее, возможны и другие случаи, когда владельцы собак практикуют другой подход, что в свою очередь также достойно обсуждения в качестве вариантов кормления собак сухой пищей.

     3. В третьей части должны содержаться  выдержки из записей, которые  проводятся после изложения основных  выводов в качестве дополнительного  средства повышения доверия к  ним.

     К детализированному отчету обычно прилагают  основную методическую документацию: фильтрующую анкету, план обсуждения, а также изображения или описания наглядных пособий (стимулов), если таковые применялись.

     Общий объем детализированного отчета редко превышает 60-80 страниц.

     Структура основной части отчета. Независимо от вида отчета, его основной частью является описание результатов и  выводов. Этот раздел состоит из подразделов, содержащих ответ на конкретные вопросы  заказчика, сформулированные на этапе  постановки целей и затем воплощенные  в тематическом плане проведения интервью. В идеальном случае, если изначально сформулированные вопросы  в ходе исследования наполнились  содержанием, но не претерпели изменений  с точки зрения их списка, структура  основного раздела отчета должна совпадать со структурой заказа и (или) структурой тематического плана. Однако одной из основных целей проведения фокус-групповых исследований является выявление принципиально новых вопросов или аспектов проблемы, что обязательно влечет за собой и корректировку структуры отчета. Элементы новизны в структуризации изначальной проблемы являются достоинством, а не недостатком отчета.

     Литература

     1.Красовский Ю.Д. Сценарии организационного консультирования. Учебное пособие. М.: Новости, 2000. – 315 с.

     2.Невис  Э. Организационное консультирование. - СПб: «Издательство Пирожкова», 2002. – 224 с.

     3. Управление персоналом: Учебник  для вузов /Под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. — 2-е изд., перераб. и доп. — М: ЮНИТИ, 2002. – 363 с.