Коммуникации в современной фирме: сущность, элементы и этапы коммуникационного процесса

6. Совершенствование коммуникаций в организации

 

Для успешной работы организации необходимо постоянное совершенствование уровня коммуникаций как внешних, так и внутренних.

Эффективная коммуникация предполагает наличие  у менеджера коммуникативной компетентности, т.е. способности устанавливать и поддерживать необходимые контакты с другими людьми, а именно: достигать взаимопонимания, ясного представления о ситуации и предмете общения.

Что может  помешать этому?

1. стереотипы - упрощенные мнения относительно отдельных лиц или ситуации;
2. «предвзятые представления»- склонность отвергать все, что противоречит собственным взглядам, что ново, необычно;
3. плохие отношения между людьми;
4. отсутствие внимания и интереса собеседника;
5. пренебрежение фактами, т.е. привычка спешить с выводами /заключениями/ при отсутствии достаточного числа фактов;
6. ошибки в построении высказываний: неправильный выбор слов, сложность сообщения, слабая убедительность, нелогичность;
7. неверный выбор стратегии и тактики общения;
8. смешение видов общения.

В связи с  этим рассмотрим способы и направления совершенствования коммуникаций в организации:

1. Регулирование информационных потоков (изучение информационных потоков)

Руководители  на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах. Как показано ниже, информационные потребности в значительной мере зависит от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы, а также его отдела и подчиненных.

2. Разработка систем сбора предложений с целью обеспечения более легкого поступления и прохождения информации от низовых уровней наверх и с целью снижения фильтрации

Системы сбора  предложений разработаны с целью  облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. К сожалению, этот вариант не слишком эффективен, ибо часто отсутствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, как и стимулирование работников, чьи предложения пошли организации на пользу. Программы, обеспечивающие такое стимулирование и располагающие механизмом, объясняющим, почему та или иная идея внедряется, позволяют работникам понять причины принятия или отказа от их предложений. Кроме того, у работников есть шанс получить денежное вознаграждение.

Систему сбора  предложений можно создать и  по-иному. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую  работники получают возможность  анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Иногда на линии работают менеджера, тут же отвечающие на задаваемые вопросы. Ответы направляются либо непосредственно работникам (если вопрос не анонимным), либо печатаются в информационном бюллетене.

3. Совершенствование управленческих действий (проведение собраний, совещаний)

Регулирование информационного потока - лишь один пример из числа действий руководителя по совершенствованию обмена информацией. Есть и другие. К примеру, руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.п. Руководитель может по своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Многие организации настаивают на проведении работниками руководящего звена таких еженедельных встреч-совещаний. Подчиненный может предпринимать подобные шаги, добиваясь по своей инициативе контакта с руководителем или товарищами по работе.

Планирование, реализация и контроль, формируют  дополнительные возможности управленческого  действия в направлении совершенствования  информационного обмена. Обсуждение и прояснение новых планов, вариантов  стратегии, целей и назначений, необходимых для более эффективной реализации намеченного, контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам такого контроля - вот дополнительные действия, подвластные руководителю.

4. Совершенствование системы обратной связи

В той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые и организации. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов.

Например, фирма  «Форд» направляет работников своей  главной штаб-квартиры на заводы, разбросанные по стране, для обсуждения вопросов, связанных с качеством продукции. Подобным образом мэр города лично посещает районы, чтобы удостовериться в нормальной реализации различных государственных программ, или с той же целью направляет от своего имени работников муниципалитета.

Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить  с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально  по сотням вопросов:

1. четко ли доведены до них цели их деятельности;
2. с потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться;
3. получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую для работы;
4. открыт ли их руководитель дли предложений;
5. информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.
5. Выпуск информационных бюллетеней

Относительно  крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые  содержат информацию для всех работников. В подобные ежемесячные бюллетени  могут входить статьи с обзором  предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, подборка «работник месяца», ответы руководства на вопросы рядов до сотрудников.

6. Использование современных информационных технологий (сети, e-mail, интернет)

Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию  обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того, электронная почта - эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и даже в разных штатах и странах. Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений разным людям, а затем позвонить и получить ответы на исходные сообщения. В ходе видеоконференций люди, находящиеся в разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Итак, коммуникации представляют собой контакты, связи с целью обмена идеями, мнениями и информацией в устном или письменном виде посредством символов или действий.

Цель коммуникаций – добиться от принимающей стороны  точного понимания отправленного  общения.

Значение коммуникации в бизнесе на современном этапе развития постоянно возрастает. Это связано с тем, что предприятиям, организациям, их руководителю и сотрудникам необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию помогающую решать возникающие вопросы.

Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что  делают руководители, чтобы облегчить  организации достижение ее целей, требует  эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их.

Анализ коммуникаций необходим, так как отношения  между работниками различных  рангов оказывают непосредственное и ощутимое воздействие на работу организации в целом, влияя и  на мотивацию, и на системы ценностей, и позиции групп и отдельных работников. Кроме того, полностью охватить внутрифирменные отношения невозможно без изучения каналов распространения информации.

Эффективность коммуникационных процессов в организации  зависит от многих факторов: уровня и масштабности поставленных задач, организационной структуры, организационной культуры, квалификации менеджеров, стиля лидерства и др.

Управление  коммуникацией позволяет использовать сильные стороны организации (процесса, товара), а также нейтра­лизовать или элиминировать слабые. Только по достижении необходимого уровня коммуникативности организация может своевременно реагировать на сдвиги в рыночной ситуации (изменить производственную программу, экспортный ассортимент, цены, формы и методы сбыта и т. д.), а также оказывать направленное воздействие на рынок.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Использованные источники

 

1. Виханский, О. С. Менеджмент [Текст] : Учебник для вузов / О. С. Виханский,  А. И. Наумов. – М.: 2003. – 420 с.
2. Егоршин, А. П. Управление персоналом [Текст] / А. П. Егоршин. – Н. Новгород : 1997. 233 с.
3. Панфилова,  А.  П.  Деловая коммуникация в профессиональной деятельности [Текст] : Учеб. пособие / А. П. Панфилова. – СПб.: 2005. 303 с.
4. Свенцицкий,  А.  Л.  Психология управления организациями [Текст]:  Учеб. пособие / А. Л. Свенцицкий. – СПб. 1999. 560 с.
5. Снетков,  В.  М.  Психология коммуникаций в организации [Текст] :  Учеб. пособие / В. М. Снетков. – СПб.: 2000. 486 с.
6. Коммуникационный менеджмент [Электронный ресурс] : Теории коммуникаций ; ред. Григорьева Н.Н. – М.: 2012. Режим доступа:

http://www.e-college.ru/xbooks/xbook157/book/index/index.html?go=part-006*page.htm

¹Виханский, О. С. Менеджмент [Текст] : Учебник для вузов / О. С. Виханский,  А. И. Наумов. – М.: 2003. С. 380.

²Коммуникационный менеджмент [Электронный ресурс] / Теории коммуникаций ; ред. Григорьева Н.Н. – М.: 2012. Режим доступа: http://www.e-college.ru/xbooks/xbook157/book/index/index.html?go=part-006*page.htm Время доступа 25.10.2012.