Деловая беседа

Деловая беседа –  это разговор, целью которого является решение важных вопрос, рассмотрение предложений о сотрудничестве, подписание сделок купли-продажи и т.д. Виды деловых бесед бывают самыми разными. Всех их можно разделить на две  большие группы: свободные (проходят без специальной подготовки, например, собрание коллег по работе) и регламентированными (тщательно продуманные, с обязательным учетом временным рамок). А вот в зависимости от цели,  которую преследует деловая беседа, выделяют следующие виды: встреча руководителя с потенциальным сотрудником, беседа руководителя с одним из сотрудников с целью разрешения определенных вопросов, беседа партнеров с целью налаживания будущего сотрудничества, беседа коллег по поводу решения производственных вопросов. 

Для того, кто собирается проводить подобную беседу, нужно  хорошенько подготовиться, чтобы получить из нее максимум выгоды. Подготовка  является важным пунктом, так как  именно от нее во многом будет зависеть течение разговора, реакция на информацию собеседника и, конечно же, конечный итог беседы.

Заранее нужно подумать о том, какие вопросы лучше  всего поднять во время беседы. При желании их даже можно записать на бумажку, чтобы не забыть. Во время  подготовки нужно постараться выстроить  весь разговор от начала и до конца, а для этого нужно знать, какие  бывают этапы деловой беседы. 

Любая деловая беседа состоит из 5 основных этапов: 

1.Начало беседы.  На этом этапе с собеседником нужно установить доверительный контакт, привлечь его внимание, пробудить желание выслушать всю информацию до конца. Это самый сложный этап, поскольку именно от него будет зависеть расположенность собеседника к разговору.  Существует большое количество различных способов начать деловую беседу. Например, можно попробовать метод снятия напряжения. В этом случае собеседнику достаточно сказать пару теплых слов или рассказать шутку, которая смягчит напряженную обстановку. Еще один способ, это так называемый метод «зацепки». Здесь можно очень кратко изложить проблему или ситуацию, которая неразрывно связана с самой беседой. Это может быть небольшое событие, анекдотичный случай или вопрос с «хитринкой». Для деловой беседы подойдет и метод прямого подхода, когда разговор начинается без каких-либо отступлений. Задача этого метода поведать вкратце собеседнику о причине встрече, а затем быстро перейти к самой теме беседы.

2.Передача информации. На этом этапе происходит передача запланированной информации, а также выявление целей и мотивов собеседника, проверка и анализ его позиции. Изложение информации не должно растягиваться на долгое время, иначе собеседнику станет скучно и решит прекратить беседу. 

3 Аргументирование. Это способ обоснования выдвигаемых  положений и убеждение собеседника  в важности принимаемого решения.  Здесь важно вести аргументацию  корректно по отношению к собеседнику,  выслушивать его позицию и  признавать его правоту, даже если это приведет не к тем последствиям, которые ожидались. Не вступать с собеседником в спор, выражаться четко и понятно, избегая употребления сложных формулировок и терминов. 

4.       Опровержение доводов собеседника.  Это этап нейтрализации замечаний  собеседника. Здесь нужно провести  анализ замечаний, обнаружить  настоящие предпосылки, выбрать  тактику и способ. 

5.       Принятие решение (заключение). На  этом этапе решиться, будут ли  достигнуты заранее намеченные  цели. Здесь важно  подытожить  все те аргументы, которые был  признаны и одобрены собеседником, нейтрализовать негативные моменты,  навести мосты для проведения  следующей беседы, закрепить то, что достигнуто. 

     Деловая  беседа – это шанс добиться  поставленной цели. Самое главное,  не превращать ее в томное  времяпровождение, нужно сделать  все так, чтобы собеседник ни  на секунды не усомнился в  важности этой беседы.

Виды бесед: собеседование при приеме на работу, собеседование при увольнении с работы, проблемные и дисциплинарные беседы.

 Беседа при  приеме на работу носит характер "приемного" интервью", - основная  цель которого оценить деловые  качества поступающего на работу. В сущности, оно сводится к  нескольким базовым вопросам  и соответствующим ответам на  них. Форма вопросов может меняться, но их содержание направлено на получение информации, которую можно сгруппировать в следующие блоки:

- что представляет  собой человек, обратившийся с  заявлением приеме на работу;

- почему он ищет  работу;

- каковы его сильные  и слабые стороны; 

- каковы его взгляды  на аффективное руководство (иначе  говоря, его представление о хорошем  начальнике);

- что он считает  наиболее весомыми своими достижениями;

- на какую зарплату  он рассчитывает.

 В свою очередь  от соискателя также ожидают  вопросов. Более того, по ним судят  о таких его личностных качествах,  как самообладание, целеустремленность, коммуникативный стиль и др. Поступающим  на работу рекомендуется выяснить  следующее: 

- Является ли  рабочее место новым или вакантным? 

- Почему возникла  необходимость кадрового обновления?

- Причины увольнения  или перехода на другую работу  предшественника? 

- Кто принимает  решение о назначении на должность? 

- как примерно  будет выглядеть рабочий день?

- В чем конкретно  будут заключаться обязанности? 

- Как и кем  будет оцениваться работа?

- Возможности для  обучения, роста, продвижения? 

- Дополнительные  компенсации (обеды, транспорт,  оплачиваемые дни)?

 Беседа при  увольнении с работы имеет  две разновидности: ситуацию незапланированного, добровольного ухода сотрудника  и ситуацию, когда работника приходится увольнять или сокращать.

Проблемные и дисциплинарные беседы вызваны к жизни возникновением сбоев в деятельности сотрудника, необходимостью критической оценки его работы и фактами нарушения  дисциплины.

 В процессе  подготовки проблемной беседы  руководитель должен заранее  ответить на вопросы о смысле, цели, результатах, средствах и  методах решения проблемы, стремясь  к тому, чтобы в ходе беседы  подчиненный принял позицию руководства.  Для этого следует: 

1) получить необходимые  сведения о сотруднике и его  работе;

2) построить беседу, соблюдая следующую очередность  в сообщении информации: сообщение,  содержащее положительную информацию  о деятельности сотрудника; сообщение  критического характера; сообщение  похвально-поучительного характера; 

 быть конкретным  и избегать неясностей (оборотов  типа "Вы сделали не то, что  нужно", "Вы не выполнили  задания" и т.п.); критиковать  выполнение задания, а не личность.

 Соблюдение этих  правил помогает создать положительный  эмоциональный фон, который позволит  провести неприятную часть разговора  конструктивно, не вызывая ненужной  враждебности со стороны сотрудника, не заставляя его занимать  оборонительную позицию.

При выборе места  проведения беседы полезно учесть следующие  рекомендации специалистов. В своем  кабинете вы будете чувствовать себя увереннее, если инициатива разговора  исходит от вас. В кабинете своего собеседника вам будет легче  решать вопросы, по которым вы занимаете  объективно более выгодную позицию. Если необходимо выработать совместное решение, программу совместных действий, имеет смысл назначить встречу "на нейтральной территории", где  ни одна из сторон не будет иметь  преимуществ.

 Готовясь к  предстоящей беседе, необходимо  избежать двух крайностей: излишней  уверенности в своем умении  без подготовки провести эффективный  разговор и стремления продумать  все этапы будущей встречи,  вплоть до использования пауз  и жестов. В первом случае инициатива  может перейти к партнеру, во  втором - отклонение от плана может  привести к растерянности и  неуверенности. Полезнее обдумать  и спрогнозировать основные линии  поведения.