2. Укажите имя и каталог базы  данных и нажмите кнопку ОК (например, c:\BD\Access\телефонный справочник.mdb)

     

     После создания пустой базы данных необходимо самостоятельно создать объекты  этой базы данных.

     1.2 Создание таблиц

 

     В Microsoft Access можно создать таблицы несколькими способами.  Я здесь рассмотрю создание таблиц в режиме конструктора.

     Нажмите кнопку Создать и выберете Конструктор. В открывшемся окне зададим следующие поля таблицы:

     С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

     Для поля Телефон поставим ключ и зададим Маску ввода “90\-00\-00”.

     

     Далее закройте конструктор, в появившемся  запросе “Сохранить изменения макета или структуры таблицы?” выберете Да и сохраните таблицу под именем «Справочник».

     Таким же образом создадим вторую взаимосвязанную  таблицу. В ней будут храниться личные данные абонентов. Зададим для нее следующие поля:

 

     Для поля телефон опять же поставим ключ и зададим туже маску ввода. И  сохраним таблицу под именем «Личные  данные».

     После распределения данных по таблицам и  определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

     Для этого выберем пункт меню Сервис – Схема данных. Добавим наши таблицы «Справочник» и «Личные данные». Свяжем эти таблицы по полю «Телефон», для этого перетащим, удерживая левую кнопку мыши, поле Телефон из одной таблицы в другую. В появившемся запросе связи отметим пункты меню: обеспечение целостности данных, каскадное обновления связанных полей и каскадное удаление связанных полей. После этого нажимаем кнопку Создать и у нас появиться связь между таблицами один к одному.

     

 

     1.3 Создание формы «Сведения об абонентах»

 

     Для облегчения работы с данными используют формы.

     Перейдите на вкладку Формы и нажмите кнопку Создать, в открывшемся меню выберете Автоформа: в столбец и в качестве источника данных таблицу «Сведения». Появиться исходная форма, которая включает все поля из таблицы «Сведения».

     Следующим шагом является размещение элементов  управления в логическом порядке. Перейдите  в режим конструктора. Для начала изменим размеры формы, раздвинув  границы до “разумных пределов”. На панели инструментов нажмите кнопку Панель элементов, после этого она будет помещена у вас на экране.

• нажмите на Панели элементов кнопку Надпись;
• после этого щелкните в заголовке форме и введите надпись Данные об абоненте;
• после этого с помощью пиктограмм Панели инструментов измените цвет надписи на темно синий, размер шрифта – 14, и выделите ее жирным шрифтом;

     

• теперь  щелкните на Панели элементов Прямоугольник  и разместите  его на форме, задайте  нужные размеры. Щелкните пункт меню Вид – Свойства, в появившемся меню перейдите на вкладку Макет и задайте свойство Оформление – приподнятое. При необходимости можете изменить цвет фона;
• объедините текстовые окна (в которых пользователь будет вводить текстовые данные) и поместите их в этот прямоугольник;
• изменить цвет и шрифт этих текстовых окон.

     Подробнее смотрите в пункте Приложение.

     Теперь  создадим кнопки на форме для перемещения  по записям. Создадим кнопку Следующая запись с помощью Мастера.

1. откроем форму в режиме Конструктор;
2. на Панели элементов выделим объект Кнопка и перетащим его на форму;
3. в появившемся меню выберем категорию Переходы по записям и действие Следующая запись, нажмем кнопку Далее;
4. в этом окне ставим флажок в меню Текст и пишем Следующая запись (эта надпись будет отображаться на кнопке), и жмем кнопку Готово;
5. с помощью пиктограмм на панели инструментов можно изменить цвет и размер надписи на кнопке.

     Аналогично  создаются кнопки Предыдущая запись и Добавить новую запись. Их можно разместить в любом месте формы, но в нашем случае поместим их внизу формы.

     Теперь  установим некоторые свойства для  формы. Выберем пункт меню Вид – Свойства (в заголовке появившегося окна должна отображаться надпись Форма). Во-первых, установим порядок фильтрации для записей таблицы сведения. Для этого перейдем на вкладку Данные, в пункте Применение фильтров поставим да, а затем в пункте Порядок сортировки запишем Справочник.Фамилия. Теперь при открытии этой формы записи будут сортироваться в порядке возрастания фамилий.

     

     Во-вторых, сделаем эту форму всплывающей (всплывающая форма всегда располагается над другими окнами Microsoft Access.). В режиме конструктора откройте окно свойств формы двойным нажатием кнопки мыши в области выделения формы. Введите значение Да в ячейку свойства Всплывающее окно. В ячейке свойства Тип границы выберите Тонкая, если следует запретить изменение размеров формы; в противном случае перейдите к следующему шагу. Если задано значение Тонкая, всплывающую форму можно перемещать, но нельзя изменять ее размеры.

     В-третьих, уберем полосы прокрутки и кнопки размеров окна. Для этого в режиме конструктора откройте окно свойств формы двойным нажатием кнопки мыши в области выделения формы. В ячейку полосы прокрутки поставим отсутствуют и в ячейку кнопки размеров окна введем значение отсутствуют.

     Еще сделаем кнопку для закрытия формы.

1. откроем форму в режиме Конструктор;
2. на Панели элементов выделим объект Кнопка и перетащим его на форму;
3. в появившемся окне выберем категорию Работа с формой и действие Закрытие формы, нажмем кнопку Далее;
4. ставим флажок в пункт Рисунок – Выход и жмем кнопку Готово.

     Создание  кнопки для обновления данных в форме.

     При работе с базой данных в сети создание кнопки, обновляющей данные формы, позволяет  просмотреть последнюю версию существующих записей. Чтобы отобразить все обновленные записи, включая новые, можно перезапросить записи.

1. Откройте форму в режиме конструктора.
2. Нажмите кнопку Мастера на панели элементов, если она еще не нажата.
3. Нажмите кнопку Кнопка на панели элементов.
4. Выберите в форме место, в которое помещается верхний левый угол кнопки.
5. В первом окне диалога мастера выберите Работа с формой в списке Категории, а затем выберите тип кнопки в списке Действия.
6. Выполняйте инструкции, выводящиеся в окнах диалога мастера. Для того чтобы отобразить форму с созданной кнопкой в режиме конструктора, нажмите в последнем окне диалога кнопку Готово.

     Можно так же сделать кнопку поиска в  поле записи с помощью стандартных  средств Access:

1. откроем форму в режиме Конструктор;
2. на Панели элементов выделим объект Кнопка и перетащим его на форму;
3. выбираем категорию Переходы по записям – Найти запись и нажимаем кнопку Далее;
4. ставим флажок Текст – Поиск записи и жмем кнопку Готово.

     Эта форма будет модернизирована  в дальнейшем. А пока закроем ее и сохраним под именем  «Сведения об абонентах».

     1.4 Создание формы «Личные данные»

 

     Таким же образом можно сделать форму  «Личные данные», используя данные из таблицы «Личные данные». Но в этом случае не нужно делать кнопки перехода по записям, т.к.  эта форма будет использоваться для ввода (вывода) информации о соответствующем абоненте формы «Сведения об абонентах». Эти две формы будут связаны по ключевому полю «Телефон».

     

     На  форме мы разместим все поля из таблицы «Личные данные», а из кнопок нам здесь понадобится  только кнопка закрытия формы. И опять же сделаем эту форму всплывающей.

     1.5 Создание кнопки, связывающей формы «Сведения об абонентах» и «Личные данные»

 

     Для того чтобы облегчить заполнение формы «Личные данные», мы создадим кнопку на форме «Сведения об абонентах» при нажатие на которую всплывает форма «Личные данные» в которую и вводятся сведения о соответствующем абоненте.

     Поступаем следующим образом:

1. откроем форму  «Сведения об абонентах» в режиме Конструктор;
2. на Панели элементов выделим объект Кнопка и перетащим его на форму;
3. в появившемся меню выбираем категорию Работа с формой – Открытие формы нажимаем кнопку Далее;
4. выбираем форму «Личные данные» и нажимаем Далее;
5. ставим флажок в пункт Открыть форму для отобранных записей и нажимаем Далее;
6. выбираем и из формы «Сведения об абонентах» и из формы «Личные данные» поле «Телефон», нажимаем сначала на стрелку <->  , а потом на кнопку Далее;
7. ставим флажок в пункт текст, надпись Личные данные и жмем Готово.

     Теперь  при нажатии на эту кнопку будет  появляться форма «Личные данные»  для соответствующего абонента.

     

     2 Создание запросов

 

     Запросы являются основным средством извлечения информации из базы данных. С помощью  запроса можно выбрать определенную информацию и рассортировать ее по значениям полей и даже добавлять  описания в презентации. Запросы часто используются в качестве основы при создании форм и отчетов. Другие запросы могут создавать новые таблицы, присоединять данные к существующим таблицам, удалять записи и осуществлять поиск дублирующихся записей.

     Мы  будем использовать запросы для вывода информации о соответствующем абоненте. Создадим запросы с помощью Мастера запросов:

1. перейдем на вкладку Запросы;
2. нажимаем кнопку Создать, выбираем Простой запрос и нажимаем ОК;
3. в качестве источника запроса выберем таблицу «Справочник» и перемещаем все доступные поля, нажимаем Далее;
4. задаем имя «Запрос по телефону», ставим флажок в ячейке Изменение структуры запроса и нажимаем кнопку Готово;
5. в открывшимся режиме конструктора в поле «Телефон» в ячейку Условие отбора записываем [Введите искомый телефон]. Теперь каждый раз с открытием запроса будет появляться окошечко в котором будет запрашиваться искомый телефон.