Информационные хранилища

Имя – имя сотрудника.

Отчество – отчество сотрудника.

Должность – должность, занимаемая сотрудником в агентстве.

Дата рождения – дата рождения сотрудника.

Фотография – фотография сотрудника.

Вид услуги – наименование услуг, предоставляемых агентством (возможность совпадения вида услуги исключена).

№ – номер услуги.

Диапазон стоимости  – диапазон стоимости услуги.

Материал – наименование материала (возможность совпадения названия материала исключена).

Поставщики – организации, поставляющие материалы.

Объем поставки – объемы поставки материала.

Первый этап проектирования – выделение сущностей и связей между ними. Выделим следующие  сущности:

• Заказы (Ключ – № счета),
• Заказчики (Ключ – ФИО (название организации)),
• Счет (Ключ – № счета),
• Специалисты (Ключ – Фамилия),
• Услуги (Ключ – Вид услуги),
• Материалы (Ключ – Материал).

Выделим связи между  сущностями:

Заказы ПОДАЮТ Заказчики,

Заказы ИМЕЮТ Счет,

Заказы ВЫПОЛНЯЮТ Специалисты,

Заказы ИСПОЛЬЗУЮТ Услуги,

Услуги ПОТРЕБЛЯЮТ Материалы.

Второй этап проектирования – построение диаграммы ER-типа с учетом всех сущностей и связей между ними. Диаграмма ER-типа приведена на рисунке 4 (приложение 2).

Связь ПОДАЮТ является связью типа M:1, так как один и тот же заказчик может сделать несколько разных заказов. Сущность Заказы имеет обязательный класс принадлежности, поскольку каждый заказ имеет своего заказчика. Сущность Заказчики имеет необязательный класс принадлежности, так как возможны такие заказчики, которые не сделали ни одного заказа, но числятся в базе данных.

Связь ИМЕЮТ имеет тип 1:1, так как каждый заказ имеет только один счет, а каждый счет имеется только у одного заказа. Сущность Заказы имеет обязательный класс принадлежности, так как каждый заказ имеет свой индивидуальный номер счета. Сущность Счет имеет обязательный класс принадлежности, поскольку каждый счет может иметь не более одного заказа.

Связь ВЫПОЛНЯЮТ является связью типа М:1, поскольку один и  тот же специалист может выполнять  несколько разных заказов. Сущность Заказы имеет обязательный класс  принадлежности, так как каждый заказ имеет своего специалиста. Сущность Специалисты имеет необязательный класс принадлежности, потому что в базе данных возможны такие специалисты, у которых в определенный период времени нет заказов.

Связь ИСПОЛЬЗУЮТ имеет  связь типа М:1, так как каждый заказ использует не более одного вида услуги, а каждый вид услуги может использоваться более чем в одном заказе. Сущность Заказы имеет обязательный класс принадлежности, потому что каждый заказ может использовать только одну услугу. Сущность Услуги имеет необязательный класс принадлежности, поскольку один и тот же вид услуги может более чем в одном заказе.

Связь ПОТРЕБЛЯЮТ принадлежит  к типу М:1, поскольку один и тот  же материал могут использовать одновременно несколько видов услуг. Сущность Услуги имеет обязательный класс принадлежности, так как каждая услуга потребляет не более одного материала. Сущность Материалы имеет необязательный класс принадлежности, потому что каждый материал потребляется более чем одной услугой.

Третий этап проектирования – формирование набора предварительных отношений с указанием предполагаемого первичного ключа для каждого отношения на основе ER-диаграммы.

На основе анализа ER-диаграммы получаем набор предварительных отношений, представленных следующими схемами отношений.

Связь ПОДАЮТ удовлетворяет  условиям правила 4 (М:1), в соответствии с которым получаем два отношения:

• Заказы (№ счета, Заказчик,…) добавился ключевой атрибут Заказчик.
• Заказчики (ФИО (название организации),…).

Связь ИМЕЮТ удовлетворяет  условиям правила 1 (1:1), в соответствии с которым имеем два отношения:

• Заказы (№ счета,…).
• Счет (№ счета,…).

Связь ВЫПОЛНЯЮТ удовлетворяет  условиям правила 4 (М:1), поэтому получаем два следующих отношения:

• Заказы (№ счета, Исполнитель,…) добавился ключевой атрибут Исполнитель.
• Специалисты (Фамилия,…).

Связь ИСПОЛЬЗУЮТ удовлетворяет  условиям правила 4 (М:1), в связи с  этим получаем два отношения:

• Заказы (№ счета, Вид услуги,…) добавился ключевой атрибут Вид услуги.
• Услуги (Вид услуги,…).

Связь ПОТРЕБЛЯЮТ удовлетворяет  условиям правила 4 (М:1), в соответствии с которым получаем два отношения:

• Услуги (Вид услуги, Материал,…) добавился ключевой атрибут Материал.
• Материалы (Материал,…).

Четвертый этап проектирования – добавление неключевых атрибутов  в отношения. После добавления неключевых атрибутов схемы отношений примут следующий вид:

Заказы (№ счета, Заказчик, Исполнитель, Вид услуги, Дата заказа, Дата выполнения, Количество, Сумма),

Заказчики (ФИО (название организации), Дата рождения, Адрес, Телефон),

Счет (№ счета, Заказчик, Дата открытия, Сумма),

Специалисты (Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Дата рождения, Фотография),

Услуги (Вид услуги, Материал, №, Диапазон стоимости),

Материалы (Материал, Поставщики материалов, Объем поставки).

Пятый этап проектирования – приведение предварительных отношений к нормальной форме Бойса-Кодда. В нашем случае мы получили те же отношения, что и при проектировании базы данных методом нормальных форм. Полученная схема базы данных приведена на рисунке 5     (приложение 2).

 

Глава 4. Реализация базы данных в среде СУБД MS Access

4.1. Создание  таблиц

Создание реляционной  базы данных с помощью СУБД Access на компьютере начинается с формирования структуры таблиц. При этом формируется состав полей и задается их описание. После формирования структуру таблиц создается схема данных, в которой устанавливаются связи между таблицами. Завершается создание базы данных процедурой заполнения таблиц конкретной информацией.

Таблицы создаются пользователем  для хранения данных. Каждому объекту  концептуальной модели предметной области соответствует одна таблица, которая состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику (один атрибут) объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта.

После запуска MS Access в появившемся диалоговом окне, позволяющем начать создание базы данных, открываем закладку Таблицы. Для создания таблиц выбираем режим конструктора таблиц. Для определения поля в окне Таблица задаем Имя поля, Тип данных, Описание – краткий комментарий, а также свойства поля в разделе Свойства поля: общие свойства – на закладке Общие и тип элемента управления – на закладке Подстановка. Создаем шесть таблиц в соответствии с заданной информационно-логической моделью.

Полученные таблицы  приведены на рисунке 6 (приложение 3).

Прежде чем начать заполнять таблицы данными, нужно  создать структуру реляционной базы данных. Она в Access задается схемой данных, которая имеет иерархическую структуру.

Создание схемы данных начинается в окне базы данных с выполнения команды Сервис/Схема данных после чего открывается окно Добавление таблицы, в котором можно выбрать таблицы, которые нужно включить в схему данных. Для размещения таблицы в окне Схема данных надо выделить ее в окне Добавление таблицы и нажать кнопку Добавить. В результате в окне Схема данных будут представлены все включенные таблицы со списком своих полей. Окно Добавление таблицы показано на рисунке 7    (приложение 3).

Для установления связи  между парой таблиц в схеме  данных надо выделить в главной таблице уникальное ключевое поле, по которому устанавливается связь. Далее при нажатой кнопке мыши протащить курсор в соответствующее поле подчиненной таблицы. При установлении связи откроется окно Изменение связей. В этом окне задаем параметр обеспечение целостности данных для выбранной связи. Окно Изменение связей представлено на рисунке 8 (приложение 4).

После установления связей между таблицами получим схему  данных в окне Схема данных, изображенное на рисунке 9 (приложение 4).

Теперь заполняем информацией все созданные нами таблицы.

В итоге мы получили шесть  связанных между собой таблиц,  которые заполнены данными (приложение 4, 5, 6).

 

4.2. Создание  запросов и отчетов

Для того, чтобы в базе данных можно было просматривать  нужную пользователю информацию, которая содержится в таблицах, создаем несколько запросов на выборку. Для этого открываем Конструктор запросов, выбираем из появившегося окна нужную таблицу, добавляем перечень полей, которые хотим увидеть в результате выполнения запроса. Далее под полем, по которому собираемся провести отбор, в строке Условие отбора задаем критерий поиска, по которому будет выполнен запрос.

Создаем запрос «Заказы». Создаем запрос на выборку. В Конструкторе добавляем таблицу Заказы. Из нее  выбираем все поля. В поле Заказчик, в Условие отбора вводим выражение: Like "*" & [Введите заказчика] & "*". Данное выражение позволит производить поиск по любым буквам и символам, которые содержаться в поле, по которому будет произведен отбор данных.

Создаем запрос «Заказчики». Создаем запрос на выборку в режиме конструктора. Добавляем в запрос таблицу Заказчики. Выбираем все поля. В поле ФИО (название организации), в Условие отбора вводим выражение Like "*" & [Введите заказчика] & "*". Данный запрос будет производить поиск Заказчиков, которые числятся в рекламном агентстве.

Создаем запрос «Предоставляемые услуги». Тип запроса – запрос на выборку. В режиме конструктора добавляем  таблицу Услуги. Выбираем все поля. В поле Вид услуги, в Условие  отбора вводим выражение Like "*" & [Введите услугу] & "*".

Создаем запрос «Оптовые заказы». В Конструкторе создаем  запрос на выборку. Добавляем таблицу  Заказы. Выбираем поля № счета, Заказчик, Вид услуги, Дата заказа, Количество, Сумма. В поле Количество, в Условие  отбора вводим значение >=100. При выполнении запроса на экран будут выводиться заказы, количество которых больше или равно ста.

Создаем запрос «Розничные товары». Создаем запрос на выборку. В режиме конструктора добавляем  таблицу Заказы. Выбираем поля №  счета, Заказчик, Вид услуги, Дата заказа, Количество, Сумма. В поле Количество, в Условие отбора вводим значение <100. При выполнении этого запроса на экран будут выводиться заказы, количество которых меньше ста.

Таким образом, у нас  получилось пять запросов (приложение 6, 7), которые в процессе реализации базы данных мы добавим в соответствующую форму.

Отчеты позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

Создадим несколько отчетов с помощью Мастера. В окне мастера выбираем таблицу, по которой собираемся составить отчет, переносим необходимые поля для вывода информации. Далее добавляем уровни группировки полей. Следующим шагом мастер предлагает выбрать вид макета и стиль букв отчета. Затем переходим в режим конструктора и редактируем отчет.

В итоге у нас получилось три отчета, которые вскоре будут  добавлены в соответствующую  форму. Полученные отчеты изображены в     приложении 7, 8, 9.

 

4.3. Создание  форм и макросов

При открытии базы данных будет появляться форма (рисунок 24, приложение 11), на которой будет указана информация о разработчике базы данных.

База данных должна состоять из одной главной формы, которая  будет позволять пользователю выбирать нужную ему таблицу для просмотра, шести форм для отображения таблиц с данными, и одной формы с запросами. На главной форме (рисунок 25, приложение 11), располагается девять кнопок, нажатием которых пользователь сможет вызвать нужную форму с таблицами, запросами, отчетами или выйти из программы.

Создаем форму «Заказы» с помощью мастера. Выбираем таблицу  Заказы, добавляем необходимые поля. Помещаем командные кнопки, они будут  позволять пользователю удалять, добавлять  записи в таблицу или вернуться  к главной форме. В режиме конструктора на вкладке Макет вставляем в форму рисунок и убираем ненужные параметры окна.

Создаем многотабличную форму «Заказчики». В мастере  выбираем две таблицы Заказчики  и Заказы. Добавляем из них необходимые  поля. Заказы будет подчиненной формой. В форму помещаем командные кнопки Позвонить, Добавить, Удалить, Закрыть. В свойствах на вкладке Макет добавляем в форму рисунок и убираем ненужные параметры окна.

Создаем форму «Счет». Выбираем таблицу Счет. Добавляем  все поля. В форму помещаем кнопки на добавление и удаление записи, и закрытие формы. В свойствах добавляем в форму рисунок и убираем ненужные параметры окна.