Виды внешнеторговой документации

Виды внешнеторговой документации

1. Внешнеторговая документация, оформляющая исполнение коммерческой

сделки

2. Коммерческие документы

3. Документы по платежно-банковским  операциям

4. Страховые документы

5. Транспортные документы

6. Транспортно-экспедиторские  документы

7. Таможенные документы

8. Стандартизация и унификация  внешнеторговых документов

1. Внешнеторговая документация, оформляющая исполнение коммерческой  сделки

Документы, подтверждающие исполнение внешнеторговой сделки на всех

этапах ее реализации —  от поставки продавцом товара, его  транспортировки,

хранения на складах до прохождения через таможню, —  принято называть

внешнеторговыми.

В зависимости от выполняемых  функций внешнеторговые документы  можно

разделить на следующие группы:

1) коммерческие;

2) по платежно-банковским  операциям;

3) страховые;

4) транспортные и отгрузочные;

5) транспортно-экспедиторские;

6) таможенные.

Документы, которые следуют  с грузом от пункта отправления до пункта на-

значения, называют товаросопроводительными. К ним обычно относятся до-

кументы, входящие в группы коммерческих, транспортных и таможенных. До-

кументы, составляемые в  связи с отгрузкой товара (обычно они перечислены в

контракте), называются отгрузочными.

Документы оформляются на специальных бланках и содержат определенные

реквизиты. Общими для всех документов реквизитами являются наименование

фирмы-экспортера (или грузоотправителя) и фирмы-импортера (или грузополу-

чателя), их адреса, номера телефонов, факсов или телексов; название документа,

дата и место его  выписки; номер контракта или  заказа и дата его подписания;

номера наряда, транса, грузовой спецификации; наименование и описание това-

ра, его количество (число  мест, вес нетто и брутто); вид  упаковки и маркировки.

Поставку товара непосредственно  от его изготовителя к зарубежному  покупа-

телю на первом этапе документооборота сопровождают документы, которые

должны обеспечить производство этого экспортного товара. В определенной

степени их также можно  отнести к внешнеторговой документации, однако виды,

количество, характер этих документов определяются правилами внутреннего

управления, принятыми той  или иной фирмой и системой ее национального  за-

2

конодательства в области  документации. К таким документам могут относиться

инструкция  по изготовлению экспортного товара; поручение на покупку изделий

и материалов, необходимых  для производства товара; инструкции по упаковке;

заказ-наряды на внутреннюю транспортировку товара и вывоз продукции со

склада и др.

2. Коммерческие документы

Эта группа документов дает стоимостную, качественную и количественную

характеристики товаров. Документы оформляет на своем  бланке продавец, а по-

купатель против них производит оплату.

Коммерческий  счет является основным расчетным документом. В нем содер-

жится требование продавца к покупателю об уплате указанной  в нем суммы

причитающегося платежа  за поставленный товар. В счете указываются  цена за

единицу товара и общая  сумма счета или причитающегося платежа; базисные

условия поставки товара; способ платежа и форма расчета; наименование банка,

где должен быть произведен платеж; сведения об оплате стоимости  перевозки;

сведения о страховании  и размер страховой премии (при  поставках на условиях

СИФ). Счета обычно выписываются в большом количестве экземпляров (иногда

до 25) для представления  в различные организации. По выполняемым  функциям

счета можно подразделить на следующие виды: счет-фактура, счет-

спецификация, предварительный  счет, проформа-счет.

Счет-фактура выписывается обычно после окончательной приемки товара

покупателем. Он совмещает  два документа — документ, указывающий  сумму

причитающегося за товар  платежа, и накладную, направляемую при товаре. По

требованию таможенных органов  во многих странах счет-фактура выписывается

на установленных бланках, такие счета служат одновременно и сертификатом о

происхождении товара или  прилагаются к нему.

Счет-спецификация объединяет реквизиты счета и спецификации. В нем

указывается цена за единицу  товара по видам и сортам, а также  общая стоимость

всей партии товара. Выписывается в тех случаях, когда партия содержит разные

по ассортименту товары. Иногда его называют специфицированным  счетом.

Предварительный счет подтверждает произведенные экспертом поставки, но

не всегда является требованием  к оплате. Часто он выписывается в тех случаях,

когда приемка товара производится в стране назначения или при частичных  по-

ставках. Он содержит сведения о количестве и стоимости партии товаров. После

приемки товара или поставки всей партии продавец выписывает счет-фактуру,

по которому производится окончательный расчет.

Проформа-счет представляет собой документ, который, как и счет, содержит

сведения о цене и стоимости  партии товара, но не является расчетным  докумен-

том, так как не содержит требования об уплате указанной в  нем суммы. Не вы-

полняя главной функции  счета как платежного документа, проформа-счет вме-

сте с тем выполняет  все остальные функции счета. Если проформа-счет содер-

жит указание о цене каждого  вида или сорта товара, ее называют специфициро-

ванной проформой-счетом. Проформа-счет может быть выписана на отгружен-

3

ный, но еще не проданный  товар или наоборот. Этот счет выписывается чаще

всего при поставках товаров  на консигнацию, на выставки, ярмарки, аукционы.

Он может служить также  сметой, по которой импортер может  ознакомиться с

основными данными о товаре, который хочет купить, с порядком расчета и оп-

ределить размер расходов.

К числу документов, дающих количественную характеристику товара или

партии товаров, относятся спецификация, техническая документация, упаковоч-

ный лист.

Спецификация содержит перечень ассортимента товаров, входящих в данную

партию, с указанием для  каждого места количества и рода товара, его сорта и

марки. Спецификация обычно дополняет счет на поставленные товары разных

сортов и наименований.

Техническая документация требуется при поставках оборудования и тех-

нических потребительских  товаров длительного пользования  и необходима для

обеспечения их своевременной  наладки и правильной эксплуатации. К ней отно-

сят паспорт, формуляры и  описания изделий, инструкции по монтажу  и эксплуа-

тации, различные схемы, чертежи  и пр. Перечень необходимой технической  до-

кументации содержится обычно в стандартных или технических  условиях, яв-

ляющихся неотъемлемой частью контракта. Техническая документация изготав-

ливается на языке страны покупателя или на другом языке по указанию покупа-

теля. На товары серийного  производства она должна изготавливаться  обязатель-

но типографским способом.

Упаковочный лист содержит перечень всех видов и сортов товара, на-

ходящихся в каждом товарном месте. Он необходим обычно в тех  случаях, когда

в одной упаковке содержатся разные по ассортименту товары. Упаковочный

лист помещают в упаковке так, чтобы покупатель мог легко  его обнаружить, и в

нем содержатся данные о  количестве товара каждого сорта  и номере упаковки

(места).

Он используется в качестве дополнения к счету-фактуре в  том случае, когда

отправляется большое  количество наименований товаров или  когда количество,

вес или содержимое каждого  индивидуального места различны. Упаковочный

лист и счет-фактура  имеют практически одинаковое содержание, отличие состо-

ит в том, что в упаковочном  листе не указываются цены.

Он может иметь форму комплектовочной ведомости. Комплектовочная ве-

домость обычно содержит перечень деталей, узлов, агрегатов целой  машины,

упакованных в нескольких товарных местах, с описанием содержания каждого

места. Ведомость имеет  обозначение в виде дроби, в числителе  которой указыва-

ется номер отгрузочной  партии, а в знаменателе — число  мест в данной партии.

Составляется комплектовочная  ведомость предприятием-изготовителем  до от-

грузки всей партии товара.

К числу важнейших документов, свидетельствующих о качестве по-

давленных товаров, можно  отнести сертификат качества, гарантийное обяза-

тельство, протокол испытаний, разрешение на отгрузку.

Сертификат  качества — свидетельство, удостоверяющее качество Фактиче-

ски поставленного товара и его соответствие условиям контракта. В нем дается

4

характеристика товара либо подтверждается соответствие качества товара опре-

деленным стандартам или  техническим условием заказа. Сертификат качества

выдается соответствующими компетентными организациями, государственными

органами, торговыми палатами, но может выдаваться и фирмой-изготовителем.

Гарантийное обязательство, или гарантийное письмо, — документ, подтвер-

ждающий, что поставленный товар (чаще всего оборудование) соответствует  ус-

ловиям определенного  контракта. Оно может содержать  также гарантию по-

ставщика в отношении  бесперебойной работы оборудования при соблюдении

покупателем правил эксплуатации.

Протокол  испытаний составляется после проведения продавцом совместно с

представителем покупателя полных испытаний в заранее установленные  день и

час на предприятии продавца. Протокол содержит подробное изложение  резуль-

татов испытаний с заключением  о соответствии изготовленного товара условиям

заказа. Протокол испытаний  высылается заказчику немедленно после  их прове-

дения. Если в условиях контракта  оговорена сдача-приемка товара после его ис-

пытаний в стране экспорта, то тогда на основе протокола испытаний  стороны

подписывают приемо-сдаточный  акт.

Разрешение  на отгрузку выдается представителем покупателя после проведе-

ния приемочных испытаний  оборудования на предприятии поставщика с целью

установить соответствие товара условиям заказа. Разрешение на отгрузку содер-

жит сведения о дате поставки по контракту, дате готовности и дате проведенных

испытаний, указание о том, что данный товар может быть отправлен  в опреде-

ленную страну в соответствии с инструкциями представителя покупателя.

3. Документы по платежно-банковским  операциям

Инструкция по банковскому переводу — документ, в котором клиент поручает

своему банку произвести выплату определенной суммы в  указанной валюте на-

званной стороне, находящейся  в другой стране, либо оговоренным  способом,

либо способом, оставленным  на усмотрение банка.

Платежное поручение  — документ, посредством которого осуществляются

банковские переводы и который адресуется одним банком другому. Представля-

ет собой приказ банка, адресованный своему корреспонденту, о выплате опреде-

ленной сумме  по просьбе и за счет перевододателя иностранному получателю.

Инкассовое поручение  — документ, посредством которого банку даются инст-

рукции или  поручения обработать финансовые и  коммерческие

документы с целью  получения акцепта (или платежа) или предъявить до-

кументы на других условиях, которые могут быть в  нем указаны.

Извещение об инкассовом платеже — документ, посредством  которого банк

сообщает о  произведенном платеже по инкассо. В нем приводятся подробные

данные и методы реализации средств.

Извещение о платеже  по товарному аккредитиву — документ, посредством

которого банк сообщает о платеже по товарному  аккредитиву.

Извещение о принятии документов к оплате по товарному  аккредитиву — до-

кумент, посредством  которого банк сообщает о принятии документов к оплате

5

по товарному  аккредитиву.

Банковская гарантия — документ, согласно которому банк обязуется выпла-

тить оговоренную  сумму названной стороне на условиях, указанных в нем.

Заявка на товарный аккредитив — документ, посредством  которого банку

поручается открыть  товарный аккредитив на условиях, указанных  в этом доку-

менте. Такие заявки отечественные предприятия в  расчетах за импортируемые

товары оформляют  на бланке установленной формы в  трех экземплярах.

Товарный аккредитив — документ, в котором банк подтверждает, что он от-

крыл товарный аккредитив, по которому бенефициар должен получить платеж,

подтверждение или  учет тратт в соответствии с определенными  условиями и

против представления  обусловленных документов, а также  тратт, если это огово-

рено в документе. Аккредитив может быть подтвержденным или не подтвер-

жденным другим банком.

Банковская тратта — тратта, выставляемая в пользу третьей стороны, либо

одним банком на другой, либо отделением банка на центральное  отделение или

на другое отделение  того же банка.

Переводный вексель  — документ, выданный или подписанный  в соответствии

с применяемым  законодательством, содержащий безусловное  требование, адре-

сованное одним  лицом другому лицу, об уплате против предъявления самого до-

кумента по требованию или на точно установленную дату, или на другую дату,

указываемую самим  документом, определенной суммы денег  названному в до-