Кадровое, информационное и правовое обеспечение системы управления персоналом

КТС должен обладать информационной, программной и технической  совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новых устройств.

Основными характеристиками задач, которые должны учитываться  при выборе оборудования, являются:

· носители входной  и выходной информации (документы, типизированные бланки, машинные носители информации и т.д.);

· объем входной  и выходной информации по указанным  носителям;

· объемы вычислительных работ; сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;

· формы и  способы представления результатов  решения задач пользователям.

Важнейшей задачей  проектирования технического обеспечения  службы управления персоналом является выбор технических средств: он определяет затраты на и приобретение и эффективность  будущего функционирования службы управления персоналом.

Состав и последовательность операций по выбору технических средств для их использования в службе управления персоналом включает:

определение видов  работ, которые необходимо выполнять  с использованием технических средств  или автоматизировать;

определение требований, предъявляемых к техническим  средствам.

Выбор типа, модели, марки технических средств, которые  могут быть использованы в службе управления персоналом организации, осуществляется, как правило, по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а  также с помощью различных  справочников и каталогов.

В настоящее  время в техническом оснащении  службы управления персоналом основным направлением совершенствования является более широкое применение высоконадежных микропроцессорных технических  средств. К их числу относятся  технические средства, предназначенные  для сбора, передачи, хранения, накопления, обработки и выдачи пользователям результирующей информации.

В соответствии с последовательностью стадий технологического процесса преобразования информации все  технические средства, которые могут  быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

Средства сбора  и регистрации информации: устройства подготовки данных, регистраторы информации, устройства сбора информации. Назначение этой группы технических средств -- преобразование формы информации в вид, удобный для дистанционной передачи и дальнейшей обработки.

Средства передачи информации: системы телетайпной, телефонной, факсимильной связи. Предназначены для передачи информации в пространстве.

Средства хранения информации: внешние запоминающие устройства персональных компьютеров, картотеки. Предназначены для передачи информации во времени.

Средства обработки  информации (средства вычислительной техники) составляют основу КТС службы управления персоналом. Они предназначены  для преобразования исходных данных в результирующую информацию, необходимую  для принятия управленческих решений.

Средства выдачи информации: печатающие устройства, знаковые индикаторы, видео терминальные устройства (дисплеи), графопостроители и пр. Они  предназначены для преобразования информации в вид, удобный для  восприятия человеком.

Однако следует  отметить, что приведенная выше классификация  технических средств службы управления персоналом организации условна, так как многие типы технических средств выполняют комплекс функций, относящихся к разным классификационным группам.

Техническое обеспечение  службы управления персоналом может  потребовать значительных капитальных  вложений. Следует помнить о том, что техническое обеспечение  является наименее гибкой частью системы  управления. Поэтому ошибки в выборе технических средств и комплектовании технической базы могут привести к серьезным, трудно поправимым последствиям.

4. Нормативное обеспечение  системы управления персоналом

 Нормативно-методическое  обеспечение системы управления персоналом -это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации.

Нормативно-методическое обеспечение создает условия  для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно  состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.

Группировка нормативно-методических материалов, характеристика их содержания, примеры норм, нормативов, документов и наименования некоторых документов представлены в приложении 2.

Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нормативно-методическими  документами несут соответствующие  подразделения аппарата управления организации (отдел стандартизации, отдел организации управления, юридический  отдел).

На основе типовых  документов с учетом особенностей организации  работники службы управления персоналом разрабатывают документы для  внутреннего использования. Так, важными  организационно-распорядительными  документами являются Правила внутреннего  трудового распорядка, которые включают следующие разделы:

• общие положения;
• порядок приема и увольнения рабочих и служащих, новые обязанности рабочих и служащих;
• основные обязанности администрации;
• рабочее время и его использование;
• поощрения за успехи в работе;
• ответственность за нарушения трудовой дисциплины.

 Важнейшим  организационным документом является  Коллективный договор, разрабатываемый  при непосредственном участии  подразделений службы управления  персоналом (отдела кадров, отдела  организации труда и зарплаты, юридического отдела). Коллективный  договор -- это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на календарный год.

К документам организационно-методического  и методического характера относятся  те, которые регламентируют выполнение функций по управлению персоналом. Сюда входят:

• Положение по формированию кадрового резерва в организации;
• Положение по организации адаптации работников;
• Рекомендации по организации подбора и отбора персонала;
• Положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе;
• Положение по оплате и стимулированию труда;
• Инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др. Разработку этих документов осуществляют работники соответствующих звеньев системы управления персоналом.

Важнейшими внутренними  организационно-регламентирующими  документами являются положение  о подразделении и должностная  инструкция.

Положение о  подразделении (отделе, бюро, группе и  т.п.) -- документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения  кадровой службы: его задачи, функции, права, ответственность. Типовая структура положения включает следующие разделы:

1. Общие положения  (кому подчиняется данное подразделение,  степень его самостоятельности,  какими нормативно-правовыми документами  оно руководствуется в своей  деятельности, и т.п.).

2. Задачи подразделения.

3. Оргструктура подразделений (схема с указанием линейно-функциональной, методической и иной подчиненности отдельных звеньев и работников подразделения).

4. Функции подразделения.

5. Взаимоотношения  подразделения с другими звеньями  организации с указанием информации, документации, получаемой и передаваемой  данным подразделением (от кого  и кому, сроки и периодичность).

6. Права подразделения  (в пределах возложенных на него функций).

7. Ответственность  подразделения (в рамках приданных  ему полномочий за некачественное, несвоевременное их выполнение).

Должностная инструкция -- документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой управленческой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Она может быть составлена на основе типовых требований к должности, содержащихся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, но с учетом изменяющихся социально-экономических условий.

Чтобы составить  качественную должностную инструкцию, необходимо глубоко изучить те процессы, работы, которые должны выполняться  поданной должности (или на данном рабочем  месте), а затем определить требования к работнику, который будет занимать эту должность, к его знаниям, навыкам, опыту, т.е. составить личностную спецификацию.

Для правильного  и в полном объеме составления  должностной инструкции необходимо иметь описание должности (рабочего места -- РМ), в рамках которой выполняются функции, зафиксированные в ней.

В зарубежной науке  и практике управления персоналом уделяется  большое внимание вопросам анализа  и описания должности (рабочего места) работы/процесса (эти понятия принимаются  в данном случае как аналогичные), так как на их основе составляется личностная спецификация (требования к работнику). И в целом они  являются фундаментом для многих процедур по управлению персоналом -- рекламы, собеседования, тестирования, отбора, оценки, найма, служебного продвижения и т.д.

5. Правовое обеспечение системы управления персоналом 

Правовое обеспечение  системы управления персоналом состоит  в использовании средств и  форм юридического воздействия на органы и объекты управления персоналом с целью достижения эффективной деятельности организации.

Основные задачи правового обеспечения системы  управления персоналом:

правовое регулирование  трудовых отношений, складывающихся между  работодателями и наемными работниками;

защита прав и законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений.

Правовое обеспечение  системы управления персоналом включает:

· соблюдение, исполнение и применение норм действующего законодательства в области труда, трудовых отношений;

· разработку и  утверждение локальных нормативных  и ненормативных актов организационного, организационно-распорядительного, экономического характера;

· подготовку предложений  об изменении действующих или  отмене устаревших и фактически утративших силу нормативных актов, изданных в  организации по трудовым, кадровым вопросам.

Осуществление правового обеспечения в организации  возлагается на ее руководителя и  других должностных лиц (в пределах предоставленных им прав и полномочий при осуществлении ими организационно-распорядительных, административно-хозяйственных, трудовых и других функций), а также на руководителя системы управления персоналом и  ее работников по вопросам, входящим в  их компетенцию. Головным подразделением по ведению правовой работы в области  трудового законодательства является юридический отдел.

Одно из специфических  условий работы кадровых служб заключается  в том, что их повседневная деятельность связана непосредственно с людьми. Организовать работу по приему работников, своевременно обеспечить переводы на другую работу, произвести увольнение, не допустить возникновения конфликтных  ситуаций, связанных с нарушениями  по приему на работу, увольнению, и т.п. -- все подобные меры возможны только на основе четкого урегулирования прав и обязанностей всех участников трудовых отношений. Это достигается путем установления правовых норм централизованного или локального характера.

В трудовом законодательстве преобладающее место занимают акты централизованного регулирования -- Трудовой Кодекс РФ, постановления правительства РФ, акты Минтруда РФ. Вместе с тем есть вопросы труда, которые могут решаться при помощи локальных правовых норм, принятых в каждой организации.