Огромным потенциалом российского рынка СЭД (это признают все его участники) определяется крайне низкий уровень конкуренции на нем (места и заказчиков хватает пока всем). Об этом свидетельствует и удивительно стабильное присутствие здесь многих старожилов из числа отечественных поставщиков, и появление все новых игроков, и выход на федеральный уровень ряда региональных компаний. Более того, с учетом роста значимости бюджетного сектора как одного из ведущих потребителей СЭД уже в ближайшее время мы сможем увидеть усиление роли ИТ-поставщиков, имеющих некий государственный (или близкий к нему) статус.

     Проанализировав российский рынок СЭД была выбрана система LanDocs. Ниже приведены её характеристики и параметры. Стоимость лицензии на данную ситему 40000 $ в год.

   Таблица 2.9¹³

   Система электронного документооборота LanDocs

     Тактические преимущества её внедрения связаны в основном с сокращением затрат. Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов. Итак, к тактическим относятся следующие типы преимуществ:

• Физическое освобождение места
• Уменьшение затрат на копирование
• Уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде
• Уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование
• Уменьшение затрат на бумагу
• Повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по другому

     В качестве отправных цифр, которые  могут быть использованы при расчете соответствующих возвратов, можно воспользоваться данными Siemens Business Services (были опубликованы в журнале iBusiness, N4, 2000):

• 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов.
• 6% документов безвозвратно теряются.
• Каждый внутренний документ копируется до 20 раз (Один наш отечественный заказчик, у которого было установлено около 100 рабочих мест Lotus Notes, на одной конференции сказал о 3-хкратном сокращении затрат на расходные материалы для принтеров и копировальных аппаратов после внедрения электронной системы работы с документами).
• На 20-25% возрастает производительность труда персонала при использовании электронного документооборота.
• Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с бумажными.

     Пример  расчетов возврата от инвестиций в  корпоративные системы электронного управления документами.

     Представление об экономическом эффекте от внедрения  в организации корпоративной системы электронного управления документами, такой как Lotus Domino.Doc, на этапе концептуальной проработки можно получить на некоторых гипотетических расчетах. Безусловно, более получение более точных цифр требует проведения комплексного обследования предприятия и апробирования модели системы электронного управления документами на одном из структурных подразделений.

     Для того, чтобы представить возможный  экономический эффект, воспользуемся следующими гипотетическими расчетами на основе оценки труда сотрудника при работе с документами по традиционной бумажной технологии:

• "Средний" сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов.
• Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты.
• В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ.
• В случае, если документ не был найден сразу на его поиски тратится еще 2 минуты дополнительно
• Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу.
• Средняя годовая зарплата $3600 в год ($300 в месяц).
• Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100%.

         Ниже дан расчет экономии:

    (10 раз/день х 2 мин. + 10 раз/день х 10% х 2 минуты) х 1/(8 час. х 60 мин.) х $7200.

     Итог: если внедрить электронную систему  управления документами, то получается $330 экономии в год в расчете на одного сотрудника.

     Электронный документооборот является примером использования информационных технологий в производстве. Однако существует также и ряд других преобразований, которые также возможно внедрить в производство для повышения эффективности.

     Таким внедрением является система бизнес-планирования предприятия ERP (Enterprise Recourse Planning). Системы планирования ресурсов предприятия ERP служат для интеграции всех данных и процессов организации в единую систему. Для этого типичная ERP-система использует множество различных программных и аппаратных компонентов. Ключевым компонентом большинства ERP-систем является единая база данных, хранящая в себе данные различных системных модулей.

     Системами уровня ERP называют пакеты программ, обеспечивающие функциональность, которая обычно выполняется двумя или более системами. Формально, программный пакет, включающий одновременно и расчет заработной платы и ведение учета (например, QuickBooks), считается системой класса ERP.

     Но  чаще этот термин обозначает более  крупные и универсальные программы. Внедрение ERP-системы, чтобы заменить два или более независимых приложения, устраняет необходимость во внешних интерфейсах между системами и дает дополнительные преимущества: от стандартизации бизнес-процессов и более дешевого обслуживания до упрощения и улучшения отчетности, поскольку все данные хранятся в единой базе данных.

     Существует  два основных момента, существенно  влияющих на решение компаний о внедрении ERP-систем:

• высокая стоимость приобретения и установки ПО;
• длительность и трудоемкость внедрения.

В стоимости выделяется несколько составляющих:

• цена одной лицензии, то есть, по сути, цена одного рабочего места: для ведущих ERP-систем (SAP R3, Baan, Oracle Applications) она колеблется от 2 до 8 тыс. долл., для ERP-систем среднего класса - от 1,5 до 5 тыс. долл.;
• цена консалтинга, внедрения и сопровождения: как правило, она находится в промежутке от 100 до 500% от стоимости системы;
• цена обучения пользователей; она сильно зависит от маркетинговой политики фирмы-производителя системы или консалтинговой компании; например, у SAP R3 стоимость обучения одного человека в неделю составляет 1500 долл., у Baan - от 1000 долл.

     Некоторые компании снижают стоимость покупки  системы за счет уменьшения количества покупаемых лицензий. Действительно, совсем не обязательно покупать лицензии для всех предполагаемых пользователей системы, то есть в соотношении 1:1. Например, на среднем предприятии с системой обычно работает около 50 пользователей. Можно для этих 50 человек купить не 50 лицензий, а, скажем, 25 лицензий, при этом одновременно с системой будет работать не 50 управленцев, а 25. При необходимости можно постепенно докупать недостающие лицензии.

     Внедрение ERP-систем, как правило, требует серьезного пересмотра внутренней логики работы компании, реинжиниринга бизнес-процессов. Это в большой степени касается российских предприятий: если не перестроить существующие системы производственного планирования на работу в рыночных условиях, когда главенствующими становятся не показатели выпуска, а существующий портфель заказов и прогнозная оценка спроса на продукцию, то говорить о внедрении MRPII/ERP-систем бессмысленно.

   Однако  использование такой системы  позволит решить следующие задачи:

• регулировать количество запасов, устраняя их дефицит и залеживание, и тем самым значительно снизить омертвленные в запасах затраты и складские издержки;
• сократить незавершенное производство, поскольку производство планируется только на основе спроса на конечную продукцию, при этом производственные работы инициируются исходя из срока, к которому должен быть исполнен клиентский заказ;
• оценивать выполнимость поступивших заказов с точки зрения имеющихся на предприятии мощностей;
• сократить расходы и время, затрачиваемые на изготовление продукции, за счет оптимизации бизнес-процессов;
• отслеживать фактическую производительность каждой производственной единицы и, сравнивая ее с плановой производительностью, оперативно вносить корректировки в производственные планы;
• в результате уменьшения цикла производства и цикла выполнения заказа более гибко реагировать на спрос;
• улучшить обслуживание клиентов и заказчиков за счет своевременного исполнения поставок.

     Таким образом, что в случае покупки  такой системы затраты составят 100000 руб.

     Предполагаемый  срок окупаемости  составит 1 год.

     Экономический эффект составит 300000 руб.

Заключение            

       В рыночной экономике предприятие само принимает решения; самостоятельно формирует цели и задачи, разрабатывает стратегию и политику своего развития, изыскивает необходимые для их реализации средства, набирает работников; приобретает оборудование и материалы; решает множество структурных вопросов, в том числе и такие, как создание, ликвидация, слияние или наоборот разделение подразделений и филиалов, вхождение в состав ассоциаций и других объединений; реорганизация производственной и перестройка организационной структуры управления и многие другие. Короче говоря, предприятия приобретают все черты самостоятельности, характерные для работы в условиях рынка. А это требует значительного расширения сферы управления и самоуправления, увеличения объема и усложнения характера выполняемых менеджерами работ. Существенно возросла и ответственность за своевременность и качество принимаемых решений. Повышается роль маркетинговых исследований, позволяющих изучать динамику потребностей на рынке товаров и услуг. Научно-технический прогресс превращается в одно из орудий управленческих нововведений, направленных на создание условий для эффективной работы. Все большее значение приобретает и решение вопросов, связанных с управлением персоналом, занимающим в новых условиях ключевое положение в ресурсном потенциале и по существу предопределяющим успех организаций в достижении ее целей. В связи со всем этим, менеджмент предприятия, работающий в рыночной среде предъявляет высокие требования к профессионализму управленческого персонала, от которого зависит эффективность управленческой деятельности, а, следовательно, и, эффективность деятельности всего предприятия.

     Повышение эффективности производственно-хозяйственной деятельности предприятия - одна из центральных проблем экономики. Для успешного решения многообразных экономических и социальных задач нет другого пути, кроме резкого повышения эффективности всего общественного производства.

     Сущность  эффективности производственно-хозяйственной деятельности трактуется большинством экономистов как достижение максимальных результатов в интересах общества при минимально возможных затратах.

     Важнейшим предварительным условием создания целостного и эффективного хозяйственного механизма, адаптации предприятий к условиям регулируемого рынка является дальнейшая разработка комплекса теоретических и методических вопросов в планировании и учете. В связи с этим возникает необходимость конкретизации направлений действия и использования главных внутренних и внешних факторов повышения  эффективности деятельности субъектов хозяйствования.