Автоматизация управления предприятием на примере корпорации "Парус"

      Ниже  кратко описаны несколько общих  принципов построения модулей управления финансами.

Мультивалютность

      Нормативные акты Российской Федерации требуют вести учет имущества, обязательств и хозяйственных операций в рублях. Но учет в национальной валюте не всегда удобен и не вполне отражает реальное состояние дел. Можно ли, не нарушая закон, вести учет и планирование в нескольких валютах? С помощью Системы ПАРУС – можно! Число иностранных валют, одновременно используемых в расчетах, не ограничено, причем для каждой валюты можно указать два курса пересчета: официальный, например, устанавливаемый Центральным банком РФ, и специальный (называемый также документарным или "внутренним"), – этот курс может отличаться от официального. Система хранит не только текущие, но и все предшествующие курсы валют с момента начала эксплуатации.

Многовариантность учета

      Закон есть закон - его необходимо соблюдать. Однако в некоторых случаях закон не вполне соответствует целям учета. Например, для поддержания товарного запаса при изменении цен необходимо привлекать дополнительные оборотные средства. Поэтому было бы правильно списывать товар по цене восстановления, исходя из суммы, необходимой для закупки следующей партии аналогичного товара. Однако по инструкциям прибыль от реализации товара положено определять как разность между суммой реализации и суммой закупки одной и той же партии товара. Другой пример: по закону только через определенный срок можно списывать в убытки безнадежные долги, даже если фирма-должник уже прекратила свою деятельность. А поэтому, формально планируя прибыль, фактически предприятие-кредитор уже обречено на убытки.

      Для решения таких проблем Система ПАРУС позволяет параллельно с нормативным учетом вести управленческий учет. Для этого суммы, регистрируемые в приложении управления финансами, имеют два значения - "по бухгалтерской" и "по управленческой" оценкам. Для подготовки строго регламентированных отчетных документов можно пользоваться данными бухгалтерского учета, для принятия управленческих решений - управленческого учета. Многовариантность управления финансами выражается также возможностью использовать произвольные временные периоды для агрегирования данных.

Учет  по подразделениям балансовой единицы

      Для правильной организации работы предприятия  бывает необходимо знать результаты деятельности каждого его подразделения, в том числе и тех, которые не образуют самостоятельной балансовой единицы. В модулях управления финансами предусмотрен механизм, когда для каждой суммы можно указать код подразделения балансовой единицы (ПБЕ). При обработке и обобщении данных, можно получить полную информацию как по всей фирме в целом, так и по группам или отдельным ПБЕ.

Финансовое  планирование

      Финансовый  план – это комплекс плановых документов, в которых в денежной форме  выражены изменения объемов и  структуры активов предприятия  и источников их формирования, финансовые результаты его деятельности и движение платежных средств. Финансовым планированием называется процесс определения показателей и формирования документов финансового плана.

      Условия рыночной экономики, когда степень  неопределенности характеристик внешней  среды очень высока, ставят перед предприятием сложнейшие задачи по прогнозированию тех или иных изменений и своевременному реагированию на них, т.е. принятию соответствующих решений. Предприятие встает перед необходимостью более эффективного использования ресурсов, осуществления четкого контроля за показателями своего финансового состояния. Налаженное планирование, позволяющее создавать близкие по показателям к фактическим процессам плановые документы, должно служить базой для раскрытия неопределенности внешней среды. Целью финансового планирования является обеспечение руководителей финансовых служб и всего предприятия определенного рода информацией, необходимой для эффективного управления ресурсами предприятия.

      Исходя  их сказанного выше модуль "Финансовое планирование" реализован для автоматизации:

• текущего финансового планирования (обычно, на месяц или квартал);
• долгосрочного (стратегического) финансового планирования (на год или более);
• оперативного планирования и управления платежами для обеспечения текущей платежеспособности предприятия;
• контроля за возникновением и погашением обязательств предприятия;
• оперативного учета исполнения планов, в частности, плана движения денежных средств (бюджета финансов);
• анализа выполнения финансовых планов;

      Для самых разнообразных периодов, с учетом центров ответственности, инструментов оплаты (расчетный счет, вексель, взаимозачет), приоритетов, источников финансирования, с привязкой к ответственным распорядителям, с идентификацией причин и виновников отклонений и др.

      В окне "Планирование обязательств" можно провести изменения записей о платежах и отгрузках (например, исправление их сумм и дат). Часто для обеспечения платежеспособности необходимо, например, "отодвинуть" на более поздний срок даты собственных платежей предприятия, уменьшить их суммы (или разбить сумму платежа на несколько и распределить часть их них по более поздним датам) и т.п. — все это очень удобно сделать в окне "Планирование обязательств".

      Контроль  соблюдения лимитов (ограничений) обязательств сравнением утвержденных контрольных чисел (зарегистрированных в виде финансовых показателей) с обобщенными суммами отгрузок и платежей.

      По  данным раздела "Планирование обязательств" могут быть сформированы так называемые сводные финансовые показатели, являющиеся по существу обобщенной информацией по записям возникновения и погашения в разрезе самых различных характеристик, таких как:

• состояние (план/факт);
• элемент (направление) дохода и расхода;
• ответственный распорядитель;
• контрагенты; тип оплаты (аванс или по отгрузке);
• вид задолженности (дебиторская/кредиторская);
• подразделение, к которому относится обязательство;
• состояние задолженности (просроченная, текущая или будущая) и т.п.

      Сводные финансовые показатели, точно так  же, как и "обычные", могут использоваться для формирования таблиц планов, — таким образом, данные обязательств попадают в формируемые планы.

Оперативное планирование

      Основным  инструментом оперативного планирования и управления платежами в модуле является "Платежный календарь". Зарегистрированные в Системе платежи представлены здесь в виде календарного плана выплат и поступлений.

      Выделенная строка соответствует текущей дате. Строки "выше текущей даты" формируются по фактическим платежам, а строки ниже – по плановым платежам. Значение дефицита выводится, если конечный остаток – отрицательный.

      Здесь можно оптимизировать план (например, свести дефицит) путем добавления новых платежей и изменения старых (а именно, – их сумм, дат, инструментов оплаты и т.п.) Здесь же можно детализировать платежи и поступления, вызвав дневной план платежей.

      В Системе реализована также возможность  регистрации договоров, где фиксируются  обязательства предприятия. По данным этих договоров могут быть зарегистрированы плановые отгрузки и платежи. Дополнительной возможностью является формирование заявки на платеж по плановому платежу; по такой заявке можно впоследствии сформировать автоматизированным образом фактический платеж.

Бухгалтерский учет

      Сегодня представить бухгалтерский учет без огромных возможностей, предоставляемых современными информационными технологиями, практически невозможно. Поэтому роль разработчиков экономического программного обеспечения в процессе реализации программы реформирования достаточно высока как с точки зрения адаптации самого программного обеспечения, так и при обучении и поддержке пользователей. В процессе реформы российским бухгалтерам придется столкнуться с целым рядом проблем: это и большой объем методологических документов и разъяснении, и изменение привычных схем работы, и необходимость взглянуть на учет с управленческой, а не бухгалтерской точки зрения. В таких условиях для российских предприятий чрезвычайно важно в качестве партнера по автоматизации иметь фирму, программы которой построены методологически правильно, в полном соответствии с нормативными документами, и способную провести переобучение специалистов предприятия в свете новых потребностей ведения учета.

      В соответствии с новыми национальными  стандартами финансовой отчетности оперативно модифицируются бухгалтерские  приложения Системы ПАРУС. Таким образом, для тысяч клиентов, работающих с этими программами, процесс перехода на новые формы отчетности будет осуществлен в ускоренные сроки. А одна из крупнейших в России (среди компаний-производителей программного обеспечения) региональная сеть Корпорации ПАРУС позволит переобучить специалистов по всей стране.

      Прежде  чем перейти к краткому описанию приложения "Бухгалтерский учет" стоит отметить, что оно может работать совершенно автономно (впрочем, как и большинство других приложений Системы).

      "Бухгалтерский учет" — это приложение, построенное по проверенной временем и тысячами клиентов концепции работы автоматизированной бухгалтерии. Оно реализует все необходимые функции для эффективной и точной работы бухгалтерии, предоставления полной бухгалтерской отчетности, ведения учета для нужд управления предприятием и предоставления данных в вышестоящие организации для консолидированного учета.

      Приложение "Бухгалтерский учет" поможет  вести учет в национальной и иностранных валютах:

• основных средств и нематериальных активов;
• малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
• товарно-материальных ценностей;
• расчетов с дебиторами и кредиторами;
• денежных средств на счетах;
• затрат на производство и других расходов;
• и при этом:
• детализировать учет по счетам расширенного аналитического учета до пятого порядка, а также по ряду вспомогательных признаков, определяемых самим пользователем;
• детализировать учет по материально-ответственным лицам и подразделениям предприятия, не являющимся самостоятельными балансовыми единицами;
• использовать для оценки материальных ценностей методы "Учетные цены", "Средние цены", "Партионный учет", "Учет по дате поступления", а также вести учет по складам и связанным с ними материально-ответственным лицам;
• рассчитывать амортизационные отчисления и проводить переоценку основных средств;
• проводить переоценку валютных активов и пассивов;

периодически  контролировать результаты учета при  помощи оборотных ведомостей;

• создавать платежные документы;
• формировать книги покупок и продаж;
• готовить нормативную отчетную документацию, а также отчеты любой формы и содержания.

      Внешние информационные связи приложения "Бухгалтерский  учет" представлены на рисунке 1. 

Рис. 1. «Внешние информационные связи приложения «Бухгалтерский учет»

      Распоряжение  на оплату представляет собой основание для подготовки банковского или кассового документа, который, в свою очередь, отрабатывается в журнале учета хозяйственных операций. Однако существует и другой вариант отработки, так как Система не требует обязательной электронной регистрации всех документов. Так, по "электронному" распоряжению об оплате может быть сформирован только "бумажный" документ. Тогда основанием для регистрации в Системе хозяйственной операции выступает само распоряжение об оплате.

      Товарный  отчет позволяет избежать регистрации в Системе отдельных документов по каждой хозяйственной операции. Например, в торговых залах магазина работа может вестись без выписки документов по каждой операции. В других случаях документы (счета, накладные и т.п.) выписываются, но не регистрируются сразу в Системе. После завершения рабочего дня (смены или иного периода) составляется товарный отчет, который регистрируется вручную или автоматизированно, например, в приложении логистики, а затем отрабатывается в учете при помощи бухгалтерского приложения Системы.

      Входящее  и исходящее авизо обеспечивают автоматизированный процесс передачи и отработки в учете данных о хозяйственных операциях внешних подразделений (филиалов) Вашей организации.

      Финансовая  выписка представляет собой выборку из журнала учета хозяйственных операций за некоторый период времени, сделанную по определенным правилам и поступающую в другие приложения Системы ПАРУС. Таким образом, пользователь приложения (например, логистики) получает возможность отследить прохождение отработки своих документов в бухгалтерском учете и перенести информацию из финансовой выписки в специализированные учетные регистры (например, в журнал платежей).

Объекты учета и учетные  регистры модуля