Адаптация к административной структуре компании в системе ЭСКАДО достигается  различными способами.

    Система ЭСКАДО логически поделена на четыре различных модуля: «Канцелярия», «Организации», «Персонал» и «Справочник», каждый из которых обеспечивает выполнение одной из основных задач, возникающих при работе с документами на предприятии. На рис.1 на закладках «перекидной записной книжки» видны названия этих подсистем; в реальной системе щелчок мыши на любой из них вызывает соответствующий компонент.

    Модуль  «Канцелярия» является основной составляющей системы ЭСКАДО. Он предназначен непосредственно  для регистрации документов и  контроля их прохождения.

    Возможен  просмотр документов по различным критериям выборки, например всех входящих по дате регистрации. Помимо регистрации, из этого модуля осуществляется отслеживание прохождения документов и контроль их исполнения.

    Контроль  взаимодействия с другими компаниями осуществляется посредством модуля «Организации». Этот компонент системы ЭСКАДО позволяет отслеживать контракты и проекты с другими компаниями, а также вести историю телефонных разговоров, встреч, обмена факсимильными сообщениями и переписки с различными адресатами.

    Особого внимания заслуживают средства планирования работ (проектов) и управления ими. Благодаря этой возможности пользователи системы ЭСКАДО могут:

• определять задачи, создавать и назначать ресурсы, необходимые для их выполнения;
• назначать ответственных и исполнителей и отправлять им сообщения по электронной почте;
• определять стоимость всего проекта и отдельных его этапов;
• рассчитывать разницы во времени и в стоимости между планируемыми и фактическими данными;
• вести расписание отдельных задач проекта;
• синхронизировать расписание отдельных задач проекта или всего проекта целиком.

    Информация  о любом проекте может быть представлена как в стандартном  виде, предлагаемом системой Lotus Notes, так  и в виде графа. На рис 2 и рис.3 один и тот же проект представлен в двух видах.

    Ведение учетной информации о сотрудниках сосредоточено в модуле «Персонал». Помимо анкетных данных о каждом сотруднике, здесь хранится его табель и ведется учет отпусков. Данная информация о сотруднике может быть автоматически использована в системе автоматизации коммерческой деятельности (СКАТ), речь о которой пойдет далее, для расчета зарплаты.

    Работа  со справочной и вспомогательной  информацией осуществляется при  помощи модуля «Справочник». Эта часть  системы ЭСКАДО служит для хранения информации о партнерах и клиентах, здесь содержатся шаблоны документов и договоров, хранится информация о курсах валют.

    В целях наиболее полного моделирования  процессов, связанных с документооборотом, система ЭСКАДО содержит также средства настройки параметров автоматизации. Для этого в системе существует ряд программ-агентов, посредством которых можно задавать различные нюансы работы с документами, например: определять, сколько времени отводится одному сотруднику на визирование. Таким образом, программы-агенты позволяют осуществить настройку системы на специфику конкретного предприятия.

    Для каждого документа в системе  ЭСКАДО могут быть заданы исполнитель  и контролер. Это гарантирует, что  документ не потеряется и его состояние  всегда можно будет проверить. Более  того, для конкретного документа может быть разрешено его изменение отдельными сотрудниками организации в процессе визирования.

    Эти и другие возможности системы  ЭСКАДО позволяют наиболее полно  организовать работу с документами  и максимально точно смоделировать  все процессы реального документооборота.

    Рассылка  и визирование документов являются двумя основными способами работы с ними в системе ЭСКАДО. Рассылка представляет собой передачу документа  всем нуждающимся в нем сотрудникам  и не требует от них какой-либо обязательной реакции на него. Визирование представляет собой более сложный способ работы с документами.

    При визировании каждый из сотрудников, к которому пришел документ, обязан поставить специальную отметку — визу, говорящую о том, что он работал с этим документом и документ может быть передан на визирование далее. В режиме визирования прохождение документа по сотрудникам может осуществляться как последовательно, так и параллельно, что позволяет организовать работу над документом оптимальным образом.

    Более того, каждый из сотрудников, если ему предоставлены соответствующие полномочия, может изменить маршрут движения документа: например начальник подразделения перед визированием может отправить документ на рассмотрение своим заместителям.

    Пакет ЭСКАДО содержит развитые средства для организации гибкого поиска документов. Например, документ может быть найден по входящим в него словам, или по имени отправителя, или по дате создания и по многим другим критериям.

    Планирование  мероприятий в системе ЭСКАДО осуществляется из модуля «Персонал». На рис. 4 показаны различные мероприятия. Отдельное мероприятие может быть задано как личное, то есть для конкретного лица, либо для группы сотрудников. При этом для мероприятия могут быть заданы дата и время, когда лица, задействованные в нем, получат соответствующее оповещение (например, перед его началом).

    Следует особо отметить, что в системе  ЭСКАДО под термином «мероприятие»  подразумевается не только некое  организационное собрание, совещание  или встреча, но и напоминание  о чем-либо или конкретная производственная задача.

    Контроль  прохождения документов является важной частью работы с ними. Система ЭСКАДО предоставляет для этого различные  средства. Прежде всего для этой цели могут быть использованы специальные  программы-агенты, о которых говорилось выше. Так, например, для документа может быть затребовано оповещение контролера по электронной почте при визировании документа конкретным сотрудником.

    Кроме того, в пакете ЭСКАДО ведется журнал изменений, позволяющий контролировать прохождение документа в системе и работу сотрудников с ним.

    Ввод  документов в систему ЭСКАДО может  быть осуществлен из различных источников, каковыми могут являться файлы различных  прикладных систем, сообщения, полученные по электронной почте, факсимильные сообщения. Следует отметить, что при помощи агентов ввод документов в систему ЭСКАДО из электронной почты или с электронного факса может быть автоматизирован.

    В системе ЭСКАДО реализован интерфейс  с популярным пакетом распознавания  текстов Fine Reader, благодаря которому ввод документов с бумаги осуществляется автоматически.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Заключение.

    Таким образом, можно выделить основные преимущества автоматизации офисной деятельности:

• уменьшать издержки создания, рассмотрения и распространения документов и сообщений;
• сокращать время подготовки и получения сообщений и документов, вовремя и эффективно перемещая информацию тем людям, которые в ней нуждаются;
• уменьшать количество ошибок, включаемых в процессе редактирования текста при создании привлекательных и эффективных документов и презентаций;
• эффективно хранить, быстро искать и передавать электронные документы, изображения и сообщения;
• увеличивать производительность работы персонала.

Список  используемых источников.

1. Основы экономической информатики. Учебное пособие/ А.Н. Морозевич, Н.Н. Говядинова, Б.А. Железко и др.; Под общ. ред. А. Н. Морозевича. – Мн.: БГЭУ, 2006г.

2. Коуров  Я.В. Информационные технологии. – Мн.: Амалфея, 2000

3. Вальвачев А.Н., Крисевич В.С. Программирование на языке ПАСКАЛЬ для персональных ЭВМ ЕС: Справ. пособие – Мн.: Выш. шк., 2003.

4. Пакеты  программ офисного назначения: Учеб. пособие/ С.В. Назаров, Л.П. Смольников, В.А. Тафинцев и др.; Под ред. проф. С.В. Назарова. – М.: Финансы и статистика, 2004

5. Microsoft Excel 2000/ Шерри Кинкоф; Пер. с англ. А.Г. Парфенов. – М.: ООО «Издательство АСТ»; ООО «Издательство Астель», 2003

6. http://www.compress.ru
7. http://www.sapr.ru
8. http://www.avacco.ru
9. http://www.zaochka.ru/

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение. 

    

    Рис 1

    

    Рис.2

    

    Рис.3 

    

    Рис.4