Ярмарки и выставки – инструмент маркетинга в продвижении туристского продукта на рынке.

Общая стоимость участия  в выставке складывается из следующих  основных статей затрат:

• аренда стенда, плата за электроэнергию и т.д. (основная статья затрат);
• монтаж, оснащение стенда;
• обслуживание стенда, реклама и пользование средствами связи;
• транспортные издержки, стоимость удаления отходов;
• заработная плата и командировочные занятых на стенде сотрудников;
• прочие затраты.

В среднем расходы крупных фирм на участие в выставочных мероприятиях составляют 15-30% всех средств, затрачиваемых на маркетинговые коммуникации.

Структура основных затрат на участие в выставке представлена в таб.2.

Таблица 2

Структура затрат на участие в выставке

Статьи затрат	Удельный вес, %
Арендная плата и монтаж экспозиции	55
Демонтаж экспозиции	5-10
Расходы на рекламные и информационные материалы	5-10

 

На подготовительном этапе также необходимо разработать фирменный стиль выставки (логотип, бланк, визитка, фирменный цвет и т.д.), подготовить информационные и рекламные материалы выставки. Особенно тщательно нужно отнестись к формированию клиентской базы, созданию библиотеки информационных источников, определению стратегических партнеров и спонсоров.

4. «Запуск» выставки предполагает масштабную рекламную кампанию с использованием максимального количества рекламных каналов: средства массовой информации, Интернет, почтовые рассылки, наружная реклама, сувенирная и наградная продукция, мультимедийные проекты и др.

Большое значение в организации выставки играет publik relations, который в значительный степени  формирует коммерческий имидж и образ компании. Комплекс PR включает работу с профессиональными и общественными отраслевыми объединениями, систему государственной поддержки выставки, общественную деятельность, паблисити, международные связи и т.д.

«Финишная прямая» – это  продолжение работы с экспонентами по всем направлениям этапа «запуска выставки».

5.Этап разработки тематического плана своей экспозиции включает в себя:

• окончательный отбор образцов продукции, которые будут демонстрироваться;
• разработку стендов фирмы с учетом выделенных площадей, высоты выставочных помещений, возможностей в обеспечении электроэнергией, водоснабжения и т.п.;
• генеральную компоновку экспозиции фирмы – распределение экспонатов по тематическим разделам в соответствии с логикой раскрытия основной темы экспозиции.

При этом следует иметь  в виду, что размер выставочного модуля играет определенную представительскую роль, но гораздо важнее оригинальное, качественное оформление экспонатов, отлаженная работа стендистов, внимательное отношение к посетителям, привлекательная реклама.

Выставочный стенд обычно называют визитной карточкой экспонента. По своим размерам, оформлению и представляемым экспонатам он должен обеспечивать конкурентный паритет фирмы. Для этого фирма выбирает наиболее подходящий тип стенда и, как правило, предусматривает: отдельные функциональные зоны; наиболее приемлемое местоположение; удачную конструкцию; привлекательную архитектуру; необходимое оснащение; привлекательное оформление; необходимое техническое оборудование.

Тип стенда определяется существующими подходами по отношению к нему и его расположением к соседним стендам. В зависимости от типа стенда определяется его местоположение. Последнее зависит от существующей инфраструктуры, вида экспонатов и принятой практики распределения территории по отраслям и экспонентам. Местоположение фирм-конкурентов может быть согласовано с организаторами ярмарки или выставки.

С учетом типа стенда и его местоположения выбирается его конструкция, которая зависит от целей участия в ярмарке или выставке; вида и количества представляемых экспонатов; необходимой площади экспонирования; средств, выделенных на подготовку и участие в ярмарке или выставке.

Указанные факторы учитываются и при разработке архитектурных решений по отношению к стенду, которые должны способствовать успешной реализации маркетинговых стратегий фирмы. Основой архитектурных решений и декоративного оформления стенда должен быть фирменный стиль.

При оформлении стенда лучше воспользоваться услугами профессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой, единственной атмосферы, выражающей дух, стиль, имидж турфирмы, являющейся символом уверенности, солидности, качества, спокойствия.

6. Период проведения выставки включает в себя застройку выставки, организацию оборудования сцены, бизнес-центров, конференц-залов и информационных центров, организацию работы пресс-центра, обеспечение фото- и видеосъемки, социологические исследования и т.д.

Выставочный стенд за счет своей архитектуры представляет собой просторное помещение, удобное для получения информации и по существу дела, и лично для себя. Необходимо обратить внимание на решения и технологии организации выставочного пространства и обеспечение рекламно-информационных услуг для экспонентов и посетителей.

Хорошо организованный выставочный  стенд и хорошо управляемая выставочная  команда гарантируют, что выставочный  стенд в любое время дня  будет чистым и прибранным; потребительские, рекламные материалы, угощение не станут дефицитом; все техническое оборудование стенда будет бесперебойно функционировать; правила работы и рабочий план стенда будут соблюдаться; атмосфера на выставочном стенде всегда будет дружелюбной и спокойной; руководитель будет точно знать, где в данный момент находится любой из его сотрудников, а переговоры с посетителями стенда будут письменно зафиксированы и впоследствии обработаны.

После монтажа  экспозиции и официального открытия выставки большая нагрузка ложится  на персонал, корректность и приветливость  которого вызовут желание иметь с вами дело. Грамотное освещение и музыка привлекут всеобщее внимание. Помимо обслуживания самого стенда, его сотрудники могут также заниматься изучением рынка. Информация о товарах, оформлении стендов и деятельности конкурентов дает важные точки опоры. Обход выставки помогает мотивации и повышению квалификации сотрудников стенда. Нельзя недооценивать и печатную продукцию, которую можно получить на стендах.

Период проведения выставки также включает организацию официальных мероприятий (пресс-конференция, церемония официального открытия выставки, встречи и приемы), мероприятий деловой программы (конгрессы, профессиональные «цеховые» мероприятия, образовательные мероприятия, маркетинговые центры, тематические экскурсии и др.), конкурсной и презентационной программы.

Желательно, чтобы руководитель туристской фирмы присутствовал  на стенде все время работы выставки. Поскольку обычно известно заранее, что выставку посетят высокопоставленные гости, иностранные делегации, представители прессы или телевидения, то в такие дни присутствие руководителя может способствовать заключению выгодных контрактов, освещению деятельности фирмы в прессе или на телевидении.

Кроме того, руководитель может посетить другие выставочные  стенды, это поможет уловить тенденции  в развитии конъюнктуры рынка, оценить  деятельность конкурентов, прояснить собственную позицию и позицию фирмы.

Поскольку контакт посетителей  и специалистов с экспозицией  турфирмы очень непродолжителен, проводятся работы по налаживанию коммуникаций с искомой целевой аудиторией. Для этого целесообразно:

• провести комплексную рекламную кампанию в местных средствах массовой информации;
• обеспечить наличие наружной рекламы фирмы по пути следования посетителей на выставку;
• заблаговременно разослать приглашения представителям местных деловых кругов;
• обеспечить наличие достаточного количества носителей рекламы у стенда фирмы. При этом часть рекламной продукции принято располагать так, чтобы посетители брали их с собой.

7. Подведение итогов выставки  предполагает сбор и анализ  статистических данных выставки, подготовку официального отчета выставки, обработку материалов деловой программы выставки, мониторинг прессы, формирование архива и «музея» выставочного проекта, анализ эффективности выставки и разработка организационного плана выставки на следующий год.

После завершения работы ярмарки или  выставки следует подвести итоги участия фирмы в данном мероприятии:

• количество лиц, посетивших ярмарку или выставку, и изменениях, произошедших по сравнению с предыдущими годами;
• приемлемость месторасположения стенда;
• обоснованность архитектурных решений по стенду;
• правильность выбора экспонатов;
• обоснованность затрат на подготовку и участие в ярмарке или выставке;
• проведенных маркетинговых исследованиях;
• контактах с посетителями ярмарки или выставки;
• работа со средствами массовой информации;
• сообщениях в средствах массовой информации об участии фирмы в работе ярмарки или выставки;
• полученных заказах и др.

Эта информация показывает, насколько успешным или неудачным  было участие фирмы в ярмарке  или выставке. Сравнение данных компаний по организации выставок с собственными результатами позволяет быстро определить, как соотносятся собственные успехи на выставке с успехом остальных участников.

Дальнейшая обработка данных по выставке заключается в следующем: письменная благодарность важным клиентам, быстрая досылка документов, проведение переговоров на своем предприятии, последующая работа с посетителями по телефону, обработка запросов.

Непосредственно после того как выставка заканчивается, с сотрудниками стенда должна быть проведена заключительная беседа. Пока воспоминания еще свежи, можно учесть некоторые частности общего характера, чтобы использовать их потом, во время следующей выставки. В письменном отчете могут быть даны рекомендации для следующих презентаций товара.

Демонтаж стенда можно  начинать только после официального завершения мероприятия. Не стоит в последний день выставки шокировать посетителей видом полупустых стендов.

 

2 ГЛАВА Маркетинговое исследование роли ярмарок и выставок в продвижении туристических услуг в Красноярске

2.1Анализ выставочной деятельности в Красноярске

 

Выставочная деятельность во всем мире является важной отраслью национальной экономики. Находясь на стыке техник продаж, маркетинга, рекламы, информационных технологий, выставки являются чутким барометром настоящего и будущего отраслевых рынков. Растут масштабы и количество выставочных мероприятий и в Красноярске.

На сегодняшний день в  Красноярске действуют два крупных  выставочных центра: выставочная компания «Красноярская ярмарка» (ВК КЯ), которой 17 ноября 2012 года исполняется 19 лет и открывшийся 14 марта 2006 года выставочный центр «КрасЭкспоцентр» в Международном выставочно-деловом центре «Сибирь».

Выставочная компания «Красноярская  ярмарка» была основана в 1992 году и  быстро завоевала статус одной из самых крупных в Сибири и на Дальнем Востоке выставочных организаций. Это обусловлено той выставочной политикой, которую проводит «Красноярская ярмарка»: во-первых, тесное сотрудничество с Администрацией Красноярского края и Красноярска, а также с Торгово-промышленной палатой РФ и города, ведущими компаниями и крупными ассоциациями, которые выступают заказчиками выставок; во-вторых, активная работа с международными и национальными выставочными компаниями. Также большую роль играет и развитие сотрудничества с выставочными партнерами России, особенно в рамках Международного Союза выставок и ярмарок. Неотъемлемыми частями этой программы являются повышение качества предоставляемых услуг и расширение выставочных площадей.

ВК «Красноярская ярмарка» – лауреат премии «Российский  национальный Олимп» (2001 г.). В 2007 году первой в крае ей вручено свидетельство «Лучшее предприятие – Гордость России – 2007», выданное фондом «Гордость России» «за гарантию качества предоставляемых услуг, стабильные показатели экономического роста, существенный вклад в развитие предпринимательства и бизнеса региона, служение общественным интересам».

С 1993 года выставочная  компания «Красноярская ярмарка» является членом Международного Союза выставок и ярмарок (МСВЯ). Руководит деятельностью выставочной компании с 2001 года генеральный директор Андрей Абросов. Впервые в июне 2004 года руководители выставочных компаний, входящих в состав МСВЯ, собрались в Красноярске, где провели собрание по проблемам и перспективам выставочно-ярмарочной деятельности. Принимающей стороной выступила «Красноярская ярмарка». Проведение Собрания в Красноярске говорит о положительной оценке работы выставочной компании.

В 2002 первый знак МСВЯ присвоен одной из выставок «Красноярской  ярмарки», что подтверждает высокий  профессиональный уровень выставочных мероприятий и соответствие международным требованиям.

По инициативе «Красноярской ярмарки» в 2004 году создана  некоммерческая организация «Сибирская ассоциация гостеприимства», которая призвана объединить профессионалов, работающих в сфере обслуживания. Ежегодно в мае проходит единственная региональная специализированная выставка «Телекоммуникации. ТРК-24», соорганизаторами которой являются Национальная ассоциацией телерадиовещателей (НАТ) и Автономная некоммерческая организация «Интерньюс».