Система планирования времени

Система планирования времени

Как и любое планирование, планирование времени ориентируется на соответствующие  долгосрочные цели, которые, в свою очередь, разбиваются на оперативные  частичные цели. Планирование предполагает постепенное продвижение вперед, разложение общей задачи на частные, с тем чтобы различные действия можно было распределить во времени.

Установление  периодов времени, которые требуются  для достижения личных и профессиональных целей, дает чувство уверенности  и представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очередности дел. 

План  жизни может послужить исходным пунктом процесса планирования. На его основе выводят долгосрочные цели на ближайшие годы и составляют план на несколько лет вперед. Из плана на несколько лет вперед выводят годовой план, при этом нужно следить за тем, чтобы не заниматься делами, которые относятся к более поздним целям. Далее составляется квартальный план, который служит инструментом контроля за годовым.

Задачи  и цели месячного плана переносятся из квартального плана истекшего месяца и учитываются уже с большей детализацией. Декадный план предполагает еще более детальный, более точный прогноз предстоящего периода и составляется в соответствии с объемом всех дел и задач и необходимым для их исполнения временем; в нем также надо предусматривать временные резервы для решения дополнительно возникающих задач так, чтобы соблюсти плановые сроки без стресса и цейтнота.

Дневной план - это самая последняя и  самая важная ступень в системе  планирования времени.

Составление планов дня с помощью  метода “Альпы”.

Принципиально важно составлять план дня в письменном виде, т.к. это делает деловую активность более целенаправленной и ориентированной на следование составленной программе дня. Письменный план помогает лучше оценить потребность во времени и более реалистично планировать резервное время.

Реалистичный  план дня должен в идеале включать лишь то, что руководитель хочет  или должен, а также может сделать в этот день, чтобы сконцентрировать и мобилизовать реализацию поставленных задач больше сил.

Метод “Альпы” состоит из 5 стадий:

1) составление  заданий ( задачи из недельного  плана, расставленные по приоритетности; невыполненное накануне; добавившиеся дела; сроки, которые надо соблюсти);

2) оценка  длительности акций;

3) резервирование  времени (в соотношении 60:40);

4) принятие  решений по приоритетам и перепоручению;

5) контроль  и перенос несделанного.

Даже  самый занятой руководитель способен так приспосабливать свои цели и планы к соответствующим обстоятельствам, чтобы они всегда могли служить выполнению плана жизни и карьеры.

Необходимо  всегда перепроверять свои планы  и изменять их, если они оказываются  не выполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку. Если же какое-то дело начато, то оно должно быть доведено до конца.